ECM, Outil collaboratif, pourquoi les opposer ?
Vous souhaitez mettre en place un système de gestion et d’archivage de vos documents qui soit fiable, simple d’utilisation et collaboratif, mais vous ne savez pas quel outil choisir ?
Qu’est-ce que le RM « Records Management » ?
Le Records Management (RM) est un processus d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents de leur création à leur sort final : conservation selon les durées légales et élimination des archives. Ce concept englobe et prend en compte l’organisation, l’administration et la gestion de l’ensemble des documents (de supports et formes différentes) d’une organisation, dans le but de faciliter leur accessibilité dans le temps et d’en assurer la protection.
Le Records Management vise différents objectifs :
- Diminuer le papier
- En finir avec les documents perdus ou mal classés
- Mieux maitriser les risques
- Chercher et trouver facilement les documents
- Garantir l’authenticité
- Optimiser l’espace d’archivage et la gestion et les processus
On comprend aisément comment Le Records Management est donc créateur de valeur ajoutée pour une organisation.
Qu’est-ce qu’un ECM ?
ECM est l’acronyme de : Electronic Content Management soit gestion électronique de contenus.
Un ECM vous permet de stocker, gérer et partager vos documents et autres contenus de formats divers (courriel, documents PDF, papiers, documents numériques…). Un ECM complet permet : la COLLECTE, le CLASSEMENT, le STOCKAGE, la GESTION et enfin l’ ARCHIVAGE de vos contenus, en toute sécurité.
De quel outil ai-je besoin pour archiver, gérer le contenu de mon entreprise ?
Les questions à se poser
Tout d’abord faisons le point. De nombreux outils sont disponibles sur le marché pour « gérer » le contenu et l’archivage. Ils répondent à divers besoins des entreprises et proposent des fonctionnalités et fonctionnements différents.
Il est important de pouvoir évaluer, dans un premier temps, quels sont vos besoins en vous posant des questions simples.
- De quoi ai-je besoin ?
- Combien de données ai-je à stocker et à gérer ?
- Combien de personnes vont se servir de cet outil et à quelle fréquence ?
- Ai-je besoin qu’il soit personnalisable ?
- Ai-je besoin d’une automatisation des classements ?
- Quels sont les points essentiels pour moi ? Il faut que j’assure la valeur probante d’un document, il faut que je puisse l’interfacer avec mes solutions métiers, il faut que je puisse assurer la collecte des documents simplement, et un classement détaillé…
En résumé, vous l’aurez compris ce choix doit être réfléchi car il impacte directement votre organisation. Ce choix s’inscrit dans une démarche projet, avec une méthodologie adaptée qui peut se résumer selon 3 grandes étapes essentielles :
- Auditer l’existant
- Définir un référentiel, garant de la politique d’archivage
- Définir les processus d’identification, de tri, de numérisation, et de gestion de l’information
Pour cela, vous pouvez bien entendu consulter des experts de la dématérialisation pour vous accompagner dans cette réflexion.
Comparatif ECM VS Outil collaboratif pur
La question se pose ensuite sur la famille des solutions à prendre en compte. Pour avancer sur ce sujet, nous avons établi un COMPARATIF entre des solutions de type ECM par rapport à des solutions de type OUTIL COLLABORATIF PUR.
| POSSIBILITES | OUTIL COLLABORATIF PUR | ECM |
|---|---|---|
| La gestion des utilisateurs et de leurs habilitations sur les différents documents ou types de documents |
OUI Mais avec une mise en place complexe |
OUI De façon simple et transparente. |
| Indexation de documents avec métadonnées |
OUI Le nombre de métadonnées est limité |
OUI |
| Gérer le RGPD, avec des dates d’expiration d’un document |
OUI Paramétrage à effectuer dans le cadre d’une politique à mettre en place par la sté/collectivité |
OUI Paramétrage par boutons simplifié |
| Gérer l’ensemble des exigences règlementaires (signature, versement SAE, conservation, numérisation fidèle…) |
NON Possible avec de multiples intégrateurs externes. |
OUI Directement dans l’application. |
| Assurer la valeur probante d’un document, son intégrité, son authenticité |
OUI Pour des documents sans spécificités. NON Pour des documents à forte valeur probante, possibilité de certificats électroniques intégrés à l’outil et proposés par des éditeurs tiers |
OUI Tout document possède un numéro unique d’identification attribué à sa création qui permet d’en assurer la traçabilité et d’en garantir son intégrité, ainsi que son authenticité directement dans l’ECM |
| Tracer la consultation, garantir la piste d’audit fiable pour supprimer le papier |
NON Outils tiers nécessaires. Pour garantir l’authenticité d’un document numérisé à partir du papier implique l’usage d’un outil tiers ou d’une procédure avec authentification de l’appareil de numérisation et de la personne qui a numérisé (en fonction des constructeurs). |
OUI |
| Numérisation et indexation de document |
NON Besoin d’un éventail d’outils tiers. |
OUI Directement dans l’application et depuis toute sortes de documents. |
| Workflows et flux |
OUI Avec un paramétrage en amont. |
OUI Gestion et même automatisation des flux. |
Ildiko LECLERC experte en dématérialisation, nous met en garde sur certains points clés qui doivent être intégrés dans le cadre de votre réflexion. Les outils collaboratifs sont très pratiques pour collaborer et peuvent répondre à des besoins d’archivage et de « Records Management » de documents mais ne sont pas des systèmes de management de type GED ou ECM.
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Ildiko LECLERC Chef de projet
En effet si votre besoin est celui d’avoir une gestion électronique de vos contenus de type « Records Management » pour traiter tout le cycle de vie des documents, de faire de la gestion de dossiers, cela implique un savoir-faire certain, des compétences diverses et pointues en « Records Management » (techniques, juridiques, fonctionnelles, réglementaires) que ne possèdent pas - dans la plupart des cas - les partenaires « spécialisés » des outils collaboratifs.
Les outils collaboratifs leader du marché sont des boîtes à outils qui peuvent en théorie presque tout faire, encore faut-il savoir ce qu’il faut leur faire faire et accepter le lourd et fastidieux paramétrage qui requiert des outils divers et externes, et notamment dans une optique archivage.
Si vous optez pour un outil collaboratif pur, si vous souhaitez une solution qui couvre l’ensemble des exigences réglementaires (numérisation fidèle, modes de signatures, conservation, versements en SAE, etc.), vous devrez vous adresser à plusieurs éditeurs et intégrateurs d’où de multiples interlocuteurs et constituer une équipe conséquente en interne pour gérer la cohérence du projet ; c’est pourquoi sur ce type d’usage, il est plus adapté à de très grands comptes.
Conclusion
En conclusion, opter pour un ECM performant comme FileDirector d’EFALIA est le choix d’avoir un interlocuteur unique qui possède un savoir-faire sur l’ensemble du périmètre de la GED et de L’ECM (au sens Records Management) avec le respect des normes sur l’ensemble du cycle de vie des documents et dossiers.
Les outils de travail sur un périmètre purement collaboratif ne constituent pas une solution de GED ou ECM prête à l’emploi ou clé en main (toujours au sens Records Management).
