Couleurs Primeurs choisit Efalia pour la dématérialisation des factures.

« Grâce à la solution déployée par EFALIA, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. » 

Patrick Perrodon, Directeur de Couleurs Primeurs

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Un projet sur 3 mois

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15 000 factures /an

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80% des factures traitées en automatique

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4h de traitement homme gagné /j

Couleurs Primeurs: Présentation

Fondé il y a plus de 20 ans, le grossiste en fruits et légumes ‘Couleurs Primeurs’ intervient sur le Marché de Gros Lyon-Corbas créé en 2009 au sein du nouveau pôle agroalimentaire de Lyon.  Ce dernier représente le pôle d’attractivité incontestable pour tous les acteurs de la filière.

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Couvrant un vaste périmètre géographique, soit toute la partie Est de la France (de Strasbourg à Lyon, en descendant jusqu’à Montélimar), ‘Couleurs Primeurs’ adresse l’ensemble des professionnels : les magasins spécialisés, les demi-grossistes, les collectivités et les communautés telles que les forains, les hôpitaux, les écoles ou encore les prisons…

L’entreprise, qui connait depuis plusieurs années une forte croissance avec près de 1000 clients pour un chiffre d’affaires de 18 M€ (réalisé par une trentaine de collaborateurs), souhaitait se doter du bon dispositif de gestion de traitement des factures fournisseurs pour l’accompagner dans son développement et gagner en efficacité et en crédibilité vis-à-vis de son millier de fournisseurs.

Comment optimiser le traitement des factures et de leur rapprochement avec les bons de livraison.

Le contexte du projet de dématérialisation des factures fournisseurs

Couleurs Primeurs reçoit entre 50 et 80 factures par jour. La plupart de ces factures fournisseurs (souvent mensuelles) comprennent différents postes correspondant à différents lots, chaque lot étant identifié par un numéro unique. La difficulté pour les comptables est de rapprocher ces numéros aux bons de livraison auquel ils correspondent, mais aussi de réaliser une saisie comptable des factures manuellement dans l’ERP SIGEM.

C’est dans ce contexte qu’un projet de dématérialisation des factures a été initié il y a trois ans.

  • Ce projet avait pour principal objectif de soulager le service comptabilité en automatisant la chaine de traitement des quelques 15 000 factures fournisseurs reçues chaque année.
  • Le deuxième enjeu était de diminuer significativement l’empreinte papier en connectant une solution de reconnaissance des nombreuses factures reçues (à l’époque souvent en format papier) à l’ERP métier de l’entreprise.

Solutions, MG Fact, la chaîne intelligente de dématérialisation des factures

En collaboration avec SIGEM, un cahier des charges a été rédigé dans l’optique de se doter d’une solution de dématérialisation (GED). Une consultation a été lancée auprès de 4 éditeurs spécialisés. L’un des critères principaux de choix portait notamment sur la lecture et le traitement automatiques de l’ensemble des factures fournisseurs (qu’elles soient en format papier puis numérisées en format PDF, ou directement reçues en format PDF).

C’est finalement la solution MG FACT, composée de la GED MULTIGEST éditée par EFALIA et embarquant la solution de reconnaissance automatique des factures (LAD) ABBYY qui a retenu l’attention de ‘Couleurs Primeurs’ pour sa pertinence au regard des attendus, mais également pour l’efficacité des tests effectués en amont du choix.

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EFALIA, en qualité d’éditeur et de maître d’œuvre, a réalisé un travail d’expertise et de paramétrage afin d’optimiser le taux de rapprochement automatique des factures reçues. Toutes les factures sont dématérialisées et classées en GED, ainsi qu’intégrées en automatique dans l’ERP.

Cette solution apporte de nombreux bénéfices et anticipe les besoins futurs de Couleurs Primeurs

Retours d’expérience et bénéfices

80% de factures traitées automatiquement

Avec 80% des factures traitées entièrement automatiquement à ce jour, ‘Couleurs Primeurs’ se rapproche de l’objectif qu’elle s’était fixé au démarrage de son projet.

Gain de temps 2 à 4 h/j

Après un premier bilan quantitatif Couleurs Primeurs estime gagner entre deux et quatre heures par jour dans le traitement des factures, ce qui constitue un gain considérable en termes d’efficacité, mais également en termes de temps et de ressource homme.

Meilleure traçabilité - Archivage sécurisé

A terme l’entreprise envisage de faire évoluer sa solution de GED MultiGest en vue d’une meilleure traçabilité et consultation de ses flux comptables. Elle entend également préparer l’avenir en réduisant de façon notoire la place auparavant nécessaire à leur archivage, le tout dans un environnement fiable et sécurisé.

Conformité aux futures réglementations

Enfin, tout en transformant son système de gestion de facturation, ce projet permet à Couleurs Primeurs de répondre aux différentes exigences requises par les réglementations futures, telle que la Factur-X appelée à devenir le nouveau format de facturation dématérialisé BtoB obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026.