Der Gemeindeverband Portes du Luxembourg vereinfacht das User Relationship Management mit Efalia E-gov

Der CCPL ist der Gemeindeverband Portes du Luxembourg. Er umfasst 50 Gemeinden und 20.500 Einwohner. Er hat sich für die Lösung User Relationship Management (GRU) E-gov von Efalia entschieden, um seine Verwaltungsvorgänge zu digitalisieren. Eine GRU/GRC-Lösung hat zum Ziel, die Beziehung zu den Partnern und Nutzern zu erleichtern und zu digitalisieren.

Gemeindeverband Portes du Luxembourg

Der Gemeindeverband Portes du Luxembourg (CCPL) befindet sich im Département Ardennes in der frz. Region Grand Est. Auf einem Gebiet von 500 km2 umfasst er 50 Gemeinden und eine Bevölkerung von ca. 20.500 Einwohnern. Der Gemeinderat besteht aus 73 gewählten Ratsmitgliedern und Mitgliedern des Gemeindevorstands. Er ist für verschiedene Aufgaben zuständig, u.a.:

• Abfallsammlung
• Wirtschafts- und Tourismusentwicklung
• Wohnungspolitik und Lebensumfeld
• Familienservice
• Öffentliche Gesundheit
• Kultur- und Sporteinrichtungen
• Raumplanung
• Aufwertung der Umwelt
• Mobilität.

Warum dieses Digitalisierungsprojekt?

Der Gemeindeverband hat im Rahmen eines umfassenderen Programms zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung mit dem Namen „Action Publique 2022“ ein Projekt zur Digitalisierung seiner Verwaltungsverfahren gestartet.
Diese Initiative ist eine Folge der Gesundheitskrise und zielt darauf ab, die Transformation der öffentlichen Verwaltung zu beschleunigen.

Im Rahmen dieses Projekts richtete der CCPL eine zentrale Lösung für elektronische Postverwaltung und ein für Partner zugängliches Portal ein. Die Idee dahinter war, Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen und Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
In Zukunft soll dieses Portal auf alle relevanten Zielgruppen wie Bürger (mit Ausnahme des Standesamtes), Gemeinden, Unternehmen und Partner ausgeweitet werden, ebenso wie eine umfassendere Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement.

Als wir vor zwei Jahren dazukamen, um dieses Projekt, das aufgrund fehlender Ressourcen auf Eis lag, vorrangig zu betreuen, wollten wir ein geeignetes und „maßgeschneidertes“ Instrument finden, das sich an unsere Organisation und unsere Prozesse anpassen konnte.

Lola Gaudefroy, Generalsekretärin des CCPL

Warum hat der CCPL die Efalia E-gov User Relationship Management-Lösung gewählt?

Mail-Management, Benutzerportal, User Relationship Management

Aktuell wurde das Modul GRU (User Relationship Management) eingeführt, um die Kommunikation mit den Partnern zu erleichtern, und es wurden bereits etwa 6.283 Partnerdateien in die GRU-Software integriert. Gleichzeitig wird ein Benutzerportal entwickelt, über das neben den CERFA-Stadtplanungsformularen auch Mobilitätsprämien und andere Beihilfen für Landwirte, Unternehmen und Vereine online verwaltet werden können.

Konkret wurde eine Schnittstelle entwickelt, um das E-Mail-Postfach des Empfangs des CCPL mit der Efalia E-gov-Lösung zu verbinden und die Verwaltung der eingehenden Post zu verbessern (digital und im Papierformat).

Diese automatische Integration ermöglicht es, alle eingehenden Schriftwechsel abzurufen, unabhängig davon, ob sie digital (per E-Mail) oder im Papierformat (mit anschließendem Scannen) eintreffen. Gleichzeitig können die Mitarbeiter fehlende Informationen in den Formularen ergänzen, bevor sie diese in den entsprechenden Verarbeitungsbehälter schicken.

So profitiert der CCPL von einer elektronischen Postverwaltung, die den Alltag seiner Bediensteten vereinfacht.

Durch die Lösung von Efalia sparen wir unseren verschiedenen Mitarbeitern Zeit und der Organisation erhebliche Kosten.
Darüber hinaus verbessert und vereinfacht die Lösung die Bearbeitung und Verfolgung von Vorgängen, was zu einem besseren Service für unsere Kunden führt, während die zuverlässige und sichere Umgebung die Einhaltung von Vorschriften und die Zusammenarbeit fördert. Lola Gaudefroy

Erfolgreiches Digitalisierungsprojekt mit Efalia

Verstärkte Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen

Der Zugang zum Portal wird auf die Gemeinden ausgeweitet, die in der Nutzung des Portals geschult werden. Anschließend wird der CCPL weitere Formulare integrieren. Dies wird die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren erleichtern und die Konformität der Prozesse gewährleisten.

Bereitstellung einer Dokumentenverwaltungsplattform

Der CCPL plant in der Folge den Einsatz einer echten Dokumentenmanagement-Plattform für alle seine Mitarbeiter, Partner und Verwaltungsangestellten. Die Nutzung einer Dokumentenmanagement-Plattform wird den Gemeinden und Mitarbeitern der CCPL einen einfachen Zugang zu allen notwendigen Dokumenten und Prozessen ermöglichen – und das in einer sicheren Umgebung.

Erzählen Sie uns von Ihrem Projekt

Machen Sie es wie der Gemeindeverband Portes du Luxembourg: Streben Sie die Digitalisierung an, um Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, die Beziehung zu den Nutzern zu verbessern, die Bearbeitung von Anträgen zu beschleunigen und den Zugang zu Dokumenten zu gewährleisten. Wir begleiten Sie in allen Phasen Ihres Projekts.