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Enterprise Content Management
(ECM)

Unternehmensdaten und -dokumente sind Teil des Unternehmensvermögens. Um ihren Wert freizusetzen und zu vervielfachen, können Sie sich auf eine Enterprise-Content-Management-Lösung verlassen.

Worin besteht das Enterprise Content Management?

Um Ihre Organisation effizienter zu machen, Ihre Kunden zufriedener zu stellen und Ihre Mitarbeiter dauerhaft zu binden, benötigen Sie eine perfekte Verfügbarkeit von Informationen, angepasste Dokumentenprozesse und automatisierte Verarbeitung.

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) reicht daher nicht mehr aus. Nur ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) kann Sie auf die nächste Stufe bringen.

Mit einem solchen Tool haben Sie die volle Kontrolle über alle Unternehmensinhalte (Dokumente, strukturierte und unstrukturierte Daten) und die damit verbundenen Arbeitsabläufe, unabhängig von den Kanälen, über die sie gesendet oder empfangen werden.

Grund, warum ein solches Tool auf alle fachlichen Probleme eingeht: Buchhaltung, Personalwesen, Finanzen, Recht oder auch Verkauf…

time to market

Produktivität und Effizienz

value chain

Ämter und Organisation

feedback

Kundenzufriedenheit

cyber security 1

Sicherheit und Compliance

Enterprise Content Management-Plattform
für welche Bedürfnisse? für welche Aufgaben?

Ein ECM ist ein vielseitiges Instrument, das auf die Schlüsselprobleme von Organisationen eingeht.

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Harmonisierung

Unternehmensinhalte zentralisieren

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data classification

Zentralisieren

Strukturierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen

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data share

Sicherung

Unternehmensinhalte verteilen

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shield

Zufriedenstellung

Gewährleistung der Sicherheit und von Unternehmensinhalten

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Unternehmensinhalte zentralisieren

Inhalte gehen verloren, werden verlegt, haben Doppelgänger in verschiedenen Programmen oder Anwendungen und in unterschiedlichen Versionen? Ihre Teams verlieren an Effizienz und Produktivität, da die Datenmenge in Ihrer Organisation wächst.

Ein Enterprise-Content-Management-System zentralisiert alle Unternehmensinformationen und die damit verbundenen Dokumentationsprozesse. Es bildet das Rückgrat, auf das sich alle Mitarbeiter und Geschäftsbereiche stützen. Die Vorteile sind vielfältig:

Zuverlässigkeit der Informationen

Einfacherer Zugang zu Informationen

Unabhängigkeit der Mitarbeiter

Zeitgewinn

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Strukturierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen

Die Digitalisierung von zentralen Informationen ist in vielen Organisationen in vollem Gange. Sie erweist sich jedoch schnell als unzureichend, wenn sie nicht auch die Übertragung, Verarbeitung und Validierung dieser Informationen bzw. deren Verwaltung umfasst. Dies setzt voraus, dass auch die Dokumentenprozesse digitalisiert werden und sowohl im Unternehmen als auch in Telearbeit zugänglich sind.

Ein ECM digitalisiert auch die Prozesse Ihrer Organisation und automatisiert durch die Erstellung von Workflows die entsprechenden Aufgaben (Überprüfung, Validierung, Verteilung, Archivierung usw.), indem es aus einer zuverlässigen, jederzeit verfügbaren Informationsbasis schöpft. Es bietet somit:

Mehr Produktivität

Mehr Zusammenarbeit

Eine bessere Überwachung der Arbeitsabläufe

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Verteilen von Unternehmensinhalten

Was ist eine Information wert, die ihre Zielgruppe nicht erreicht? Innerhalb des Unternehmens wie auch in den Beziehungen zu Ihren Kunden: nichts oder fast nichts! Wie können Sie sicherstellen, dass die Informationen die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt erreichen?

Genau das ist die Aufgabe einer Enterprise-Content-Management-Plattform: Inhalte, die für ihre Adressaten von Interesse sind und zur Erfüllung ihrer Aufgaben beitragen, auf einer zentralen Plattform zu veröffentlichen oder sogar proaktiv zu verbreiten, unabhängig von den betroffenen Berufsgruppen.

Erleichterte Kommunikation mit Teams, Kunden, Lieferanten

Einhaltung der Dokumentationsprozesse

Einhaltung von Fristen

Höhere Zufriedenheit, sowohl intern als auch extern

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Nachverfolgung und Sicherung von Unternehmensinhalten

Inhalte wie Dokumente, Daten und E-Mails sind die Lebensader einer Organisation und ermöglichen es ihr, ihre Aufgaben zu erfüllen. Strukturen, die Opfer eines Cyberangriffs werden oder ohne äußeres Zutun einen schweren Fehler begehen, können rasch geschäftsunfähig werden.

Ein Enterprise-Content-Management-System birgt robuste Prozesse und Technologien, die die Sicherheit und Integrität seiner Inhaltsdatenbank unter allen Umständen gewährleisten. Durch eine sehr genaue Verwaltung der Zugriffs- und Kollaborationsberechtigungen, die Einrichtung von Passwortschutz oder Verschlüsselung und den Einsatz von Sicherungssystemen trägt ECM zum Fortbestand Ihres Unternehmens bei.

Garantierte Rückverfolgbarkeit

Ständige Versionierung

Einhaltung von Vorschriften

Welche Vorteile können Sie von einer Enterprise Content Management-Software erwarten?

Eine ECM-Plattform ist ein Leistungsbooster: Ihre Investitionsrendite macht sich auf mehreren Ebenen bemerkbar.

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Steigern

Produktivität und Qualität der erbrachten Dienstleistungen

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project

Verbessern

Die Strukturierung einer Abteilung oder eines Unternehmens

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Sicherstellen

Die Einhaltung von Vorschriften oder Gesetzen

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magnifying glass

Aufwerten

das immaterielle Kapital des Unternehmens

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amy hirschi uwpo02K55zw unsplash 1

Steigerung der Effizienz

Der Einsatz eines ECM verringert Informationsverluste, Fehler und Doppelgänger. Die Stichhaltigkeit der Informationssuche steigt, je besser das Tool die richtigen Informationen erfassen und zur richtigen Zeit verarbeiten kann.

Arbeitskomfort und Produktivität steigen, mit spürbaren Auswirkungen auf die Qualität der Dienstleistungen, die das Unternehmen seinen Kunden bietet.  

sigmund Fa9b57hffnM unsplash 1

Verbesserung der Strukturierung einer Abteilung oder eines Unternehmens

Die Einführung einer Software für Enterprise Content Management ist entscheidend. Sie beinhaltet im Vorfeld die Kartierung der Aktionen, der Akteure und ihrer Verantwortungsebenen, der Fristen, die bei der Ausübung einer Aufgabe eingehalten werden müssen.

Insofern trägt ein ECM-Tool dazu bei, dass eine Organisation effizienter wird und nicht in einschränkenden Dokumentenprozessen erstarrt. 

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Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen

Die steigenden Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien stellen Organisationen vor die Aufgabe, sich verstärkt um die Verwaltung von als Verschlusssache eingestuften Dokumenten oder wichtigen Archivdokumenten zu kümmern. 

Selbst ECM-Lösungen, die als solche nicht ISO-zertifiziert sind, tragen dazu bei, diese Zertifizierungen zu erlangen. Die Daten Ihres Unternehmens sind sicher und es befolgt die Datenschutzregeln (DSGVO).

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Aufwertung des immateriellen Kapitals eines Unternehmens

Die Zahl der Wissens-, Informations- und Datenbanken hat erheblich zugenommen. Sie stellen ein immaterielles Vermögen dar, das in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt, auch wenn sie aufgrund fehlender Mittel oft brachliegen.

Ein ECM trägt zu einer besseren Verwaltung dieses immateriellen Kapitals bei, das dann direkt zur Wertschöpfung in den Strukturen beiträgt 

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Mehrkanalige Sammlung und Dematerialisierung

folders

Kategorisierung / Klassifizierung und Indexierung

preview

Navigation und Suche

milestone

Erstellung von Workflows, Verfolgung eines Dokumentenprozesses Verarbeitung,

version

Zusammenarbeit und Versionierung

confidential

Nachvollziehbarkeit und Sicherheit

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Datenanalyse, Statistiken und Berichterstattung

network

Integration in das IS

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des weltweiten Wachstums1

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der wöchentlichen Zeit für die Informationssuche2

14

der wöchentlichen Zeit für Kommunikation / Zusammenarbeit3

1/2

1 von 2 Arbeitnehmern findet die gesuchten Informationen nicht4

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