Content Management Software
Efalia ECM

Mit Efalia ECM (ex - FileDirector) teilen Sie die Dokumente Ihrer Organisation in sicheren Bereichen, verfügen über eine sofort einsatzbereite, individuell anpassbare Plattform, um allen geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden und beschleunigen die Digitalisierung von Dokumentenprozessen (HR, Finanzen, Qualität...).

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Efalia ECM (ex FileDirector), eine offene ECM-Software, die sich an Ihre Bedürfnisse und Ihr IS anpasst.

Efalia ECM wird zu Ihrem zentralen Dokumenten-Repository, in dem alle Dokumente Ihrer Organisation für eine höhere Produktivität und bessere Organisation zentralisiert werden.

Mit Efalia ECM ist Schluss mit verlorenen Dokumenten und mehreren verstreuten Versionen. Sie verfügen über eine organisationsübergreifende Content-Management-Lösung, mit der Sie alle Dokumente Ihrer Organisation (Gehaltsabrechnungen, Geschäftsunterlagen, Patientenakten, Benutzerakten, Rechnungen, Qualitätsverfahren usw.) dank einer Bibliothek mit reichhaltigen und intuitiven Funktionen verwalten können.

Diese Content-Management-Lösung erfüllt die Anforderungen der Fachabteilungen, indem sie die marktüblichen Standards einhält und eine technologisch ausgereifte und offene Basis für Schnittstellen mit Ihrem Informationssystem und natürlich mit den anderen Bausteinen der Efalia-Suite bietet. Efalia ECM unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Dokumentenflusses.

Die Efalia ECM-Plattform ist als Saas oder on Premise verfügbar.

Entdecken Sie die Funktionen

Alle Dokumente des Unternehmens oder der Verwaltung werden in der ECM-Plattform gespeichert, um es zu ermöglichen, Datenanalysen und Statistiken zu erstellen und Ihre Aktivitäten besser zu steuern.

Mehrkanalige Erfassung und automatisierte Ablage von Dokumenten

Dokumente und E-Mails, die von einem Scanner gescannt werden oder nativ digital sind, werden automatisch im Content-Management-Tool abgelegt. Das Prinzip der Lösung besteht darin, die Ablage in Papierschränken digital zu reproduzieren. Dieses System vereinfacht die Einrichtung von Schränken mit jeweils einem zugehörigen Aktenplan entsprechend Ihren Bedürfnissen: Art der Dokumente, intern, extern...

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Multikriterien- und Volltextsuche (OCR, Indexierung)

Nach dem Import in das DMS werden die Dokumente mit Metadaten (oder Schlüsselwörtern) indexiert, die dann eine einfache Suche ermöglichen. Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) erkennt den gesamten Inhalt eines Dokuments und durchsucht das gesamte Dokument.

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Dokumenten- und Geschäftsprozesse

Das Eintreffen eines Dokuments löst einen Prozess aus, der dieses Dokument von Akteur zu Akteur zirkulieren lässt, die jeweils eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen haben: Freigabe oder Ablehnung, Antwort, Auswahl des nächsten Akteurs. Die Prozesse können anhand von Metadaten parametrisiert werden (z. B. Rechnungsbetrag, der einen bestimmten Freigabekreis auslöst).

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Verwaltung des Lebenszyklus eines Dokuments

La vie d’un document doit être gérée pour en avoir un usage optimal. Encadrer le cycle de vie permet de faciliter le fonctionnement et la gestion des documents d’une entreprise. Le document créé est voué à être partagé, modifié, signé, transmis … avant d’être stocké en vue d’une fin de vie selon les contraintes légales en fonction de la nature des documents.

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Nachvollziehbarkeit und Versionierung

Das DMS, wird zu Ihrem Dokumentenspeicher. Ein Dokument wird gespeichert, in all seinen Versionen gesichert und mit einem Zeitstempel versehen, um seine Langzeitarchivierung beispielsweise in einem elektronischen Tresor zu ermöglichen. Die Rückverfolgbarkeit wird es ermöglichen, die Authentizität eines Dokuments zu belegen, insbesondere im Rahmen eines zuverlässigen Prüfpfads.

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Vollständigkeit der Unterlagen

Je nach den bei der Einrichtung festgelegten Regeln ist es möglich, die Vollständigkeit der Akten zu verfolgen, d. h. nur vollständige Akten oder umgekehrt unvollständige Akten hochzuladen. Unabhängig von der Art der Akte (Einstellung, Subventionsantrag, Sozialhilfe...) ermöglicht diese Funktion eine präzise und automatische Verwaltung Ihrer Akten, um die Bearbeitungszeiten erheblich zu verbessern.

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Verwaltung von Berechtigungen und Sicherheit

Die Efalia ECM-Plattform ermöglicht ein fein abgestimmtes Management von Berechtigungen, um die Vertraulichkeit von Informationen und Dokumenten zu wahren. Das Tool erfüllt die Anforderungen der DSGVO und gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten.

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Verbreitung - Archivierung

Mit der Efalia ECM Software verbreiten Sie Informationen oder Dokumente an organisationsinterne Mitarbeiter, aber ggf. auch an externe Organisationen wie Partner oder Dienstleister mithilfe von Efalia portal. Sobald das Leben des "lebenden" Dokuments im DMS beendet ist, kann die Archivierung in einem standardisierten und mit der Efalia ECM-Lösung kompatiblen Tool fortgesetzt werden: dem elektronischen Tresor Efalia Safe, der der Norm NF203CCFN entspricht.

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Warum ist Efalia ECM die richtige Wahl?

Mit Efalia ECM haben Sie die Kontrolle über alle Daten der Inhalte Ihrer Organisation.

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Effizienz und Leistung

Mit Efalia ECM wird Ihre Organisation leistungsfähiger, da die Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Alle Daten werden im DMS gespeichert, die Suche erfolgt sofort, nach Schlüsselwörtern oder im gesamten Inhalt. Jeder Mitarbeiter ist autonom, er kann mobil auf Informationen zugreifen, jederzeit, unabhängig davon, wo er sich befindet. Für multinationale Konzerne oder kleinere Strukturen, die in mehreren Sprachen arbeiten, ist Efalia ECM mehrsprachig verfügbar.

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Governance

Die ECM-Software wird zum einzigen Repository Ihrer Organisation für die Verwaltung von Inhalten. Sie zentralisieren alle Dokumente des Unternehmens oder der Verwaltung und überwachen so Ihren gesamten Dokumentenfluss. Sie standardisieren die Integration von Dokumenten in das DMS durch die Automatisierung der Ablage in dedizierten Schränken mit einem eigenen Ablageplan.

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Sicher

Efalia ECM wurde auf einer soliden und bewährten technologischen Grundlage entwickelt.

Die DSGVO schreibt ein feingliedriges Berechtigungsmanagement vor, um den Zugriff auf Daten im DMS zu kontrollieren. Die Verwaltung der Zugriffsrechte in der Efalia ECM-Software, die Abfragen werden protokolliert und aufgezeichnet.

Unabhängig davon, ob die Plattform als On-Premise oder Saas gehostet wird, sorgen Backups für die Sicherheit der Daten und schützen sie vor Unfällen und Böswilligkeit.

Schließlich wird auch die in vielen Fällen erforderliche Rückverfolgbarkeit von Dokumenten durch Zeitstempel und Protokollierung von Aktionen in der Efalia ECM-Software sichergestellt.

Offen

Efalia ECM ist eine offene Lösung für andere Software, sei es Scansoftware, Branchensoftware (z. B. Verwaltung von Sozialhilfeanträgen, HR-Aktenverwaltung, Buchhaltungs-ERP...) oder auch digitale Archivierungstools wie ein RAS oder ein Digitaler Tresor. Es ist auch möglich, dedizierte Freigabe-Workflows auf den Efalia ECM-Ordnungsplan konvergieren zu lassen, um Informationen zu zentralisieren und Daten zu sichern.

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100% parametrisierbar

Efalia ECM ist vollständig parametrisierbar, sodass Sie eine Content-Management-Plattform erhalten, die genau Ihren Vorstellungen entspricht: Aktenplan, Indizes, Berechtigungen, Links zwischen Ordnern, Lebenszyklus, Prozesse ...

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Begleitung durch Efalia

Efalia – das ist auch ein Team von Fachleuten für Content-Management, das Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen, der Abbildung Ihrer Dokumentationsprozesse, der Durchführung von Schulungen sowie der perfekten Integration unserer Content-Management-Lösung in Ihrem Geschäftsalltag begleitet.

Schulungen

Efalia bietet eine Reihe von Schulungen zu den Themen Dokumentenmanagement, Verwaltung und Nutzung unserer ECM-Lösung, aber auch zur Integration von Efalia ECM in Ihre Geschäftsanwendungen... Unsere Schulungen finden sowohl unternehmensintern als auch unternehmensübergreifend statt, entweder als Präsenzschulung oder als Fernlehrgang. Alle Kurse können von Ihrer Krankenkasse übernommen werden.

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Schulung

Begleitung

Rund um Ihre Projekte stellen wir Ihnen Beraterteams zur Verfügung, die auf die Entmaterialisierung von Dokumenten in zahlreichen Tätigkeitsbereichen und Berufen spezialisiert sind. So begleiten wir Sie während der AMOA-Phasen, bei der Entmaterialisierung Ihrer Dokumente, bei der Installation unserer Lösungen oder der Entwicklung von Konnektoren.

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Unterstützung

TMA

Efalia bietet Ihnen über den First-Level-Support hinaus einen zusätzlichen funktionalen operativen Support an, der darauf abzielt, den Betrieb unserer papierlosen Lösung zu optimieren. Dies ist das Alliance-Programm. Neben der Lösung von auftretenden Problemen umfasst es eine Nachverfolgung bei der Nutzung des Produkts und Verbesserungsszenarien bei der Nutzung, um die Nutzung zu optimieren.

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Support

Hosting

Eine vertrauenswürdige, sichere Cloud für kritische Dienste und geschäftskritische Daten. Das Angebot von Efalia umfasst ein ausgelagertes Hosting und einen vollständigen Betrieb, der von Efalia gewährleistet wird.

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Da eine Demo mehr sagt als tausend Worte, wenden Sie sich an unsere Digitalisierungsexperten, um eine persönliche Demonstration unserer Lösungen zu erhalten.

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