Content Management Software
Efalia ECM

Mit Efalia ECM (ex - FileDirector) teilen Sie die Dokumente Ihrer Organisation in sicheren Bereichen, verfügen über eine sofort einsatzbereite, individuell anpassbare Plattform, um allen geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden und beschleunigen die Digitalisierung von Dokumentenprozessen (HR, Finanzen, Qualität...).

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100 % anpassbar

100 % branchenspezifisch

100 % offen und sicher

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Efalia ECM, eine offene ECM-Software, die sich an Ihre Bedürfnisse und Ihr Informationssystem anpasst

Efalia ECM - früher File Director - wird Ihr zentraler Dokumentenspeicherort, in dem alle Dokumente Ihrer Organisation für eine höhere Produktivität und bessere Organisation zentralisiert werden.

Mit Efalia ECM (ex – FileDirector) ist Schluss mit verlorenen Dokumenten und einer Vielzahl verstreuter Versionen. Sie erhalten eine organisationsübergreifende Content-Management-Lösung, mit der Sie alle Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Geschäftsunterlagen, Patientenakten, Kundenakten, Rechnungen, Qualitätsverfahren usw.) dank einer Bibliothek mit umfangreichen und intuitiven Funktionen verwalten können.

Diese mit den Marktstandards übereinstimmende Content-Management-Lösung erfüllt die Bedürfnisse der Fachabteilungen. Ihre hochentwickelte und offene technologische Basis gewährleistet eine Schnittstelle zu Ihrem Informationssystem und natürlich zu den anderen Bausteinen der Efalia-Suite. Efalia ECM unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Dokumentenflusses.

Die Efalia ECM-Plattform ist als SaaS oder On Premise verfügbar.

Entdecken Sie die Funktionen

Alle Dokumente des Unternehmens oder der Verwaltung werden in der ECM-Plattform gespeichert, um es zu ermöglichen, Datenanalysen und Statistiken zu erstellen und Ihre Aktivitäten besser zu steuern.

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Automatisierte Mehrkanal-Erfassung und Ablage von Dokumenten

Dokumente und E-Mails, die gescannt werden oder von Anfang an in digitaler Form vorliegen, werden automatisch im Content-Management-Tool abgelegt. Die Lösung übernimmt das klassische Aktenschrank-Ablagesystem und erleichtert die Einrichtung von Aktenschränken mit jeweils einem zugehörigen Aktenplan entsprechend Ihren Bedürfnissen: Art der Dokumente, intern, extern usw.

Multikriterien- und Volltextsuche (OCR, Indexierung)

Nach dem Import in das ECM-System werden die Dokumente mit Metadaten (oder Schlagwörtern) indexiert, die eine einfache Suche ermöglichen. Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) ermöglicht es, den gesamten Inhalt eines Dokuments zu erkennen und eine Volltextsuche durchzuführen.

Dokumenten- und Geschäftsprozesse

Das Eintreffen eines Dokuments löst einen Prozess aus, der dieses Dokument zu den Bearbeitern befördert, die jeweils eine bestimmte Aufgabe haben: Freigabe oder Ablehnung, Antwort, Auswahl des nächsten Akteurs. Die Prozesse können anhand von Metadaten konfiguriert werden (z. B. ein Rechnungsbetrag, der einen bestimmten Freigabeweg auslöst).

Verwaltung des Lebenszyklus eines Dokuments

Der Lebenszyklus eines Dokuments muss verwaltet werden, um es optimal nutzen zu können. Die Einbettung des Lebenszyklus erleichtert den Betrieb und die Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Das erstellte Dokument ist dazu bestimmt, weitergegeben, geändert, signiert, übertragen zu werden, bevor es endgültig, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gespeichert wird, die der Art des Dokuments entsprechen.

Nachverfolgbarkeit und Versionierung

Das ECM-System wird zu Ihrem Dokumentenspeicher. Ein Dokument wird gespeichert, in all seinen Versionen gesichert und mit einem Zeitstempel versehen, um seine Langzeitarchivierung beispielsweise in einem elektronischen Tresor zu ermöglichen. Durch die Nachverfolgbarkeit kann die Authentizität eines Dokuments nachgewiesen werden, insbesondere im Hinblick auf eine zuverlässige Protokollierung.

Vollständigkeit der Ordner

Je nach den bei der Einrichtung festgelegten Regeln ist es möglich, die Vollständigkeit der Ordner zu verfolgen, d. h. nur vollständige (oder im Gegenteil unvollständige) Ordner hochzuladen. Unabhängig von der Art des Ordners (z. B. Einstellung, Subventionsantrag, Sozialhilfe) ermöglicht diese Funktion eine präzise und automatische Verwaltung Ihrer Ordner, um die Bearbeitungszeiten erheblich zu verbessern.

Verwaltung von Berechtigungen und Sicherheit

Die Efalia ECM-Plattform ermöglicht ein fein abgestimmtes Management von Berechtigungen, um die Vertraulichkeit von Informationen und Dokumenten zu wahren. Das Tool erfüllt die Anforderungen der DSGVO und gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten.

Verbreitung - Archivierung

Mit der Efalia ECM Software verteilen Sie Informationen oder Dokumente an organisationsinterne Mitarbeiter, ggf. aber auch an externe Organisationen wie Partner oder Dienstleister mithilfe von Efalia portal. Sobald das Leben des "lebenden" Dokuments im DMS beendet ist, kann die Archivierung in einem standardisierten und mit der Efalia ECM-Lösung kompatiblen Tool fortgesetzt werden: dem elektronischen Tresor Efalia Safe, der der Norm NF203CCFN entspricht.

Warum ist Efalia ECM die richtige Wahl?

Mit Efalia ECM haben Sie die Kontrolle über alle Daten der Inhalte Ihrer Organisation.

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Effizienz und Leistung

Mit Efalia ECM gewinnt Ihre Organisation durch kürzere Bearbeitungszeiten an Leistungsfähigkeit. Alle Daten werden im DMS gespeichert, die Suche nach Stichworten oder im gesamten Inhalt erfolgt sofort. Jeder Mitarbeiter ist autonom und kann standortunabhängig jederzeit mobil auf Informationen zugreifen. Für multinationale Konzerne oder kleinere Strukturen, die in mehreren Sprachen arbeiten, ist Efalia ECM mehrsprachig verfügbar.

Governance

Die ECM-Software wird zum einzigen Speicherort Ihrer Organisation für die Verwaltung von Inhalten. Alle Dokumente des Unternehmens oder der Verwaltung werden zentralisiert und Sie haben Ihren gesamten Dokumentenfluss im Blick. Die Integration von Dokumenten in das DMS wird durch die Automatisierung der Ablage in dedizierten Schränken mit einem eigenen Ablageplan standardisiert.

Sicher

Efalia ECM wird auf einer soliden und bewährten technologischen Grundlage entwickelt.

Die DSGVO erfordert ein fein gegliedertes Berechtigungsmanagement, um den Zugriff auf Daten im DMS zu kontrollieren. Durch die Verwaltung der Zugriffsrechte in der Efalia ECM-Software werden Abrufe protokolliert und aufgezeichnet.

Unabhängig davon, ob die Plattform als On-Premise oder SaaS gehostet wird, sorgen Backups für die Sicherheit der Daten und schützen sie vor Unfällen und böswilligem Eindringen.

Schließlich wird auch die in vielen Fällen erforderliche Rückverfolgbarkeit von Dokumenten durch Zeitstempel und Protokollierung von Aktionen in der Efalia ECM-Software sichergestellt.

Offen

Efalia ECM ist eine für andere Software offene Lösung: Scansoftware, Branchensoftware (z. B. Verwaltung von Sozialhilfeanträgen, HR-Aktenverwaltung, Buchhaltungs-ERP) oder auch digitale Archivierungstools wie ein EDRMS oder ein Digitaler Tresor. Es ist auch möglich, dedizierte Freigabe-Workflows auf den Efalia ECM-Aktenplan konvergieren zu lassen, um Informationen zu zentralisieren und Daten zu sichern.

100 % anpassbar

Efalia ECM vollständig anpassbar, sodass Sie eine Content-Management-Plattform erhalten, die Ihren Vorstellungen entspricht: Aktenplan, Indizierung, Berechtigungen, -Verknüpfungen, Lebenszyklus, Prozesse…

Begleitung durch Efalia

Efalia – das ist auch ein Team von Fachleuten für Content-Management, das Sie bei der Definition Ihrer Anforderungen, der Abbildung Ihrer Dokumentationsprozesse, der Durchführung von Schulungen sowie der perfekten Integration unserer Content-Management-Lösung in Ihrem Geschäftsalltag begleitet.

Schulung

Efalia bietet eine Reihe von Schulungen zu den Themen Dokumentenmanagement, Verwaltung und Nutzung unserer ECM-Lösung, aber auch zur Integration von Efalia ECM in Ihre Geschäftsanwendungen. Unsere Schulungen finden sowohl unternehmensintern als auch unternehmensübergreifend, vor Ort oder als Fernlehrgang statt.

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Begleitung

Für Ihre Projekte stellen wir Ihnen Beraterteams zur Verfügung, die auf die Digitalisierung von Dokumenten in zahlreichen Branchen und Fachbereichen spezialisiert sind. Wir begleiten unsere Kunden in den Implementierungsphasen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente, bei der Installation unserer Lösungen und bei der Entwicklung von Konnektoren.

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Efalia Wartungsprogramm

Efalia bietet über den First-Level-Support hinaus einen zusätzlichen operativen Funktions-Support, um den Betrieb unserer Digitalisierungslösung zu optimieren: Das Alliance-Programm. Neben der Behebung von auftretenden Problemen umfasst es eine Nachverfolgung bei der Nutzung des Produkts und Verbesserungsszenarien im Betrieb, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten.

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Hosting

Eine vertrauenswürdige, sichere Cloud für kritische Dienste und unternehmenskritische Daten. Das Angebot von Efalia umfasst ein ausgelagertes Hosting und einen vollständigen, von Efalia gewährleisteten Betrieb.

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Da eine Demo mehr sagt als tausend Worte, wenden Sie sich an unsere Digitalisierungsexperten, um eine persönliche Demonstration unserer Lösungen zu erhalten.

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