Éditique et composition de document, pour améliorer votre communication client

La création de documents, aussi bien pour un usage externe qu’interne au sein d’une entreprise, constitue une opération complexe et chronophage. Il est, par conséquent, nécessaire de recourir à des solutions technologiques performantes, comme la composition dynamique et interactive de documents en masse ou unitaire.

La composition de documents en masse

Une entreprise produit chaque jour de nombreux documents comme des factures, des bulletins de paie, des bons de commande, des étiquettes, … la majorité de ces documents peuvent être conçus automatiquement et personnalisés en fonction de leurs destinataires. L’éditique permet de répondre à cet objectif par le biais d’une chaîne de production qui met en œuvre :

La conception du document, qui permet aux utilisateurs de définir le format et le dessin des documents (zone, fond de page, …).

L’intégration des flux de données en provenance de vos applications métier.

La composition en masse des documents.

La diffusion des documents sur différents canaux
(impression, email, …).

Les bénéfices d’une solution d’éditique :

Des gains de productivité, grâce à la production automatisée d’un grand volume de documents personnalisés.

Une sécurisation dans le traitement, par l’intégration des flux de données en automatique.

Le choix du canal de diffusion : papier, messagerie électronique, transfert de fichier, mise en ligne sur un portail ou archivage en coffre-fort.

Une solution d’éditique apporte une qualité dans la composition du document par la prise en compte du dynamisme.

La fonction d’un logiciel de composition consiste à transformer un flux de données en un ou plusieurs documents. La notion de dynamisme va intervenir lorsque ces données vont influer, non seulement sur le contenu du document, mais aussi directement sur sa présentation. Illustrons cela par un cas concret et un document que tout le monde connait : la facture.

Sans dynamisme, celle-ci aurait une présentation monolithique, constituée simplement autour d’un en-tête, d’un corps et d’un pied de page. Fonctionnement acceptable, si toutes les factures ne comptent qu’une seule page, mais ce modèle devient très limité si le nombre de pages de la facture est variable. En effet, sur une facture de dix pages, l’en-tête serait répété sur chacune des pages et l’espace réservé au pied de page également. Facteur aggravant, dans ce mode de fonctionnement, l’application métier qui produit les données doit elle-même calculer et prévoir la pagination selon le nombre de lignes détails de la facture.

Ainsi, le dynamisme dans la composition
autorise les opérations suivantes :

  • Le nombre de pages de la facture dépendra des données, mais aussi des choix de présentation effectués. Différencier les pages en cours et, par conséquent, présenter différemment la première page des pages intermédiaires et de la dernière page devient la règle. L’en-tête avec le pavé “adresse” ne sera présent que sur la première page. Le pied de facture contenant le montant à payer et les informations bancaires ne sera présent que sur la dernière. Les pages intermédiaires pourront ainsi contenir plus d’informations et généralement le nombre de pages d’une facture complexe s’en trouve très réduit.
  • L’application métier ne gérant plus la pagination définitive, il peut être utile de recalculer les soldes intermédiaires pour les ajouter sur les pages de détail.
  • Si un champ, dans les données, indique le code pays, alors il devient possible de basculer automatiquement sur la version de la facture dans la langue d’origine du destinataire.
  • Mettre spécialement en valeur certaines informations, comme un montant lorsqu’il est négatif, donne de la lisibilité au document.
  • La gestion des espaces libres offre la possibilité d’insérer, ou non, une information promotionnelle sur le document. L’opérateur profite ainsi de l’acheminement de cette facture à son destinataire et utilise donc ce document comme support marketing.

D’un point de vue plus général, toute information contenue dans les données peut être exploitée et peut influer sur la présentation. Le contenu et la forme sont dissociés, pouvant être traités par des équipes différentes. Tous les documents complexes nécessitent du dynamisme : bons d’expéditions, relevés de compte bancaires, contrats divers, bulletins de paie, décompte de prestations sociales… En résumé, ce dynamisme va apporter de la souplesse, de la clarté et de la lisibilité à des documents, sans que l’applicatif métier n’ait à s’en soucier.

La composition interactive unitaire de document

Certains documents sont produits unitairement dans le cadre d’une communication auprès d’un client, d’un partenaire ou d’un collaborateur.

Il devient intéressant, pour l’utilisateur, de disposer d’un moyen simple lui permettant de s’appuyer sur une bibliothèque de modèles, de clauses et de produire en automatique le document final, via un formulaire à choix multiples.

C’est l’exemple typique d’une proposition commerciale qui est composée automatiquement à l’aide d’informations saisies par le commercial, d’images récupérer dans une bibliothèque et de conditions générales de vente.

C’est aussi l’exemple du contrat de travail qui est composé à l’aide de clauses déterminées en fonction du type de contrat et du type de poste.

Tous ces documents produits unitairement peuvent prolonger leur circuit dans la chaîne de la dématérialisation, via un circuit de workflow de validation, un système de signature électronique, puis d’archivage dans un système de gestion électronique de documents ou coffre-fort.

Gérez vos processus
et documents tout naturellement

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