Transformation digitale

Certification SAP

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FileDirector, système d’archivage de SAP.

FileDirector a reçu la certification SAP de système d’Archivage, réservée aux systèmes capables de gérer efficacement de très grands volumes de données.

Ce n’est bien entendu pas le seul critère requis et FileDirector, comme GED professionnelle,  est également conforme à tous les prérequis de sécurité imposés par l’éditeur allemand (gestion fine des droits d’accès, suivi des revisions d’un document, sauvegardes, etc.)

 

FileDirector, numérise et océrise directement depuis les applications SAP.

FileDirector est nativement intégré et permet une communication directe avec les applications SAP.

 

FileDirector, permet de visualiser directement tous types de documents SAP.

FileDirector fournit une visionneuse compatible avec tous types de documents de SAP, PDF ou TIF.

 

Créer des documents, les consulter

Il existe deux façons de faire le lien avec SAP.

Les documents peuvent être soit directement rattachés aux documents des applications SAP ou bien indirectement, à travers le système de gestion de documents de SAP.

Cas pratique :

Un agent du département maintenance d’une usine doit rattacher un document à Business Object, l’outil de BI de SAP

 

Lien direct :

L’agent ouvre BO dans l’interface SAP, clique sur “archiver le document”, sélectionne un type de document, sélectionne le document à attacher et confirmer.

Alors, SAP va automatiquement ranger le document dans FileDirector et le lier à SAP Business Object.

Dès lors, le document est accessible depuis FileDirector en Winclient ou serveur Web et depuis SAP. Dans SAP, c’est accessible, soit depuis Business Object, soit à travers une recherche technique dans SAP (ArchiveLink Document).

 

Lien via SAP Document Info Record (DIR) :

L’agent ouvre le système de gestion de document directement dans SAP, choisi un type de document et crée un nouveau DIR. Il lie alors le DIR à SAP et ajoute le document qu’il veut attacher à SAP Business Object, en précisant le système de stockage où se document sera rangé, en l’occurrence FileDirector. Il peut également ajouter quelques commentaires et enregistre le DIR.

Après cela, SAP stocke automatiquement le document dans FileDirector et fait le lien entre le DIR et BO.

A partir de là, le document est accessible depuis FileDirector en Winclient ou serveur Web et depuis SAP. Dans SAP, c’est accessible, soit depuis Business Object, soit à travers a function recherche du système de gestion de documents de SAP.

 

Lier les documents FileDirector aux applications SAP, automatiquement

Les documents scannés dans FileDirector peuvent être automatiquement liés aux applications SAP, soit via un code barre, soit par tout type d’identifiant numérique.

Cas pratique N° 1:

Le département de vérification des factures veut automatiser le rattachement des documents aux factures entrantes, à l’aide de cores barres.

Le département reçoit une nouvelle facture, un agent du département pousse cette facture dans SAP, entre un code barre et ajoute le même code barre à la facture physique.

Plus tard, un autre agent scanne toutes les factures dans FileDirector, en utilisant la fonctionnalité de scan en masse. FileFirector océrise les codes barres et envoie les informations correspondant à chaque document à SAP.

SAP fait alors directement le lien avec les documents scannés et stocke dans FirleDirector les factures correspondantes, initialement poussés dans SAP.

A partir de là, le document est accessible depuis FileDirector en Winclient ou serveur Web et depuis SAP. Dans SAP, il est accessible, soit depuis la facture correspondante, soit à travers une recherche technique dans SAP (ArchiveLink Document).

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