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 Les applications métiers développées pour le Louvre.

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Interfacé avec le logiciel de gestion du temps de travail OSIRIS

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Plus de 30 processus dématérialisés

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Processus stratégiques placés sous contrôle

Présentation

L’établissement public du musée du Louvre retient la solution de BPM Workey suite à un dialogue compétitif dans le cadre d’un appel d’offre public.

Une institution séculaire tournée vers l’avenir, héritière du siècle des Lumières et de la Révolution française, le Louvre s’est vite imposé comme le « musée des musées », une institution qui n’a cessé, depuis, de servir de modèle et de référence.

Une multitude de métiers cohabitent au musée. Si la plupart des travailleurs sont des agents de la fonction publique, certains métiers spécifiques sont exercés par des personnels sous contrat.

Contexte du projet des applications métiers développées BPM

La connaissance et l’application des règles du musée constituent la clef de la sécurité juridique et financière de l’établissement public.

Les différentes procédures permettent de garantir l’homogénéité des pratiques dans l’ensemble des départements et directions du musée, contribuant à un meilleur dialogue entre les agents ainsi qu’à la continuité du service.

Le musée du Louvre a lancé une action de recensement et d’analyse de ses procédures sur demande de la Direction Générale.

Ce recensement a permis d’établir un état des lieux des procédures existantes et conforter la direction générale dans sa volonté de lancer une démarche ayant pour but de mieux formaliser et mieux maîtriser l’ensemble des procédures du musée du Louvre.

La solution de BPM Workey d'Efalia

LA SOLUTION DE BPM WORKEY D'EFALIA A POUR OBJECTIFS

  • D’automatiser certaines tâches manuelles et contribuer à la dématérialisation de certaines opérations.
  • De favoriser les échanges entre les différents acteurs.
  • De placer sous contrôle les processus jugés comme stratégiques ou critiques pour le musée du Louvre.
  • D’améliorer en continu la qualité, l’efficacité et l’efficience des processus.
  • De garantir la traçabilité des procédures et leur audit.

Retours d’expérience: Les processus du musée du Louvre dématérialisés par Efalia

Plus de 30 processus ont été dématérialisés au sein du Musée parmi lesquels :

Le processus de congés concerne l’ensemble des agents du musée. Interfacée avec le logiciel OSIRIS de gestion du temps de travail, l’application permet:

  •  À chaque agent d’accéder à son solde de congés.
  • Pour le chef de service, de visualiser un planning de son service concernant les différents congés à prendre.
  • De mettre à jour les compteurs de congés directement dans le système Osiris.

Un autre processus RH automatisé, permet quant à lui de dématérialiser toute la gestion du recrutement des contractuels et des titulaires.

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Au niveau des processus métier, deux autres processus ont été automatisés :

  • Le processus de demande de travaux muséographiques permet de gérer toute la planification des travaux qui concernent les œuvres du musée ainsi que l’affectation des ressources humaines et matérielles au niveau des différents ateliers. Son automatisation assure, en outre, un suivi en temps réel du traitement de la demande.

  • L’automatisation du processus « organisation des manifestations privées » concerne les entreprises qui souhaitent organiser une manifestation dans un espace du musée du Louvre. Ces manifestations si elles sont confirmées font l’objet d’une convention entre l’entreprise et le musée.