LABOR LANDAUER® AUTOMATISIERT DOKUMENTARFLUSS MIT Efalia

Über LANDAUER®

LANDAUER® wurde vor 70 Jahren gegründet und ist ein COFRAC -ISO/IEC 17025 akkreditiertes Dosimetrielabor, das die individuelle Überwachung der externen Exposition von Arbeitnehmern, die ionisierender Strahlung ausgesetzt sind, in verschiedenen Arbeitsumfeldern wie Gesundheitswesen, Kernenergie, Industrie, Forschung und Bildung durchführt.

 Mit mehr als 250.000 Dosimetern, die bei 10.000 Kunden im Umlauf sind, ist LANDAUER® der weltweit führende Anbieter von passiver oder zeitversetzter Dosimetrie. LANDAUERER ist an zehn Standorten in der Nähe seiner Kunden vertreten und überwacht mit seinen Lösungen 2 Millionen Arbeitnehmer in mehr als 30 Ländern, während die Gruppe darüber hinaus mehr als 200 Labors ausstattet, die seine Messgeräte und seine OSL-Technologie (Optically Stimulated Luminescence) verwenden. Um mit dem starken Wachstum Schritt zu halten und die Erstellung und Verteilung der zahlreichen Dokumente, die mit seinen Aktivitäten verbunden sind, so weit wie möglich zu automatisieren, startete LANDAUER® 2005 ein Projekt zur Industrialisierung seiner Dokumentenflüsse und implementierte ein neues hauseigenes ERP-System, das Jahr für Jahr weiterentwickelt wird.

Die Problemstellung

Das 2005 eingeleitete Projekt zielte darauf ab, die Verwaltung der noch manuell durchgeführten Dokumentenflüsse weitestgehend zu automatisieren, insbesondere in einer ersten Phase die mit der Rechnungsstellung (fast 8.000 vierteljährlichen Rechnungen) sowie den Versandscheinen (100.000 Versandscheine pro Jahr und 200.000 zugehörigen Kontrollberichte) zusammenhängenden Dokumentenflüsse.

Alain Hostiou, Leiter „Anwendungssysteme“ bei LANDAUER®, erklärt: „Mit dem Antritt meiner Stelle im Jahr 2005 begann die vorrangige Neugestaltung unseres gesamten Managementsystems mit der Einführung eines neuen (intern entwickelten) Business-ERP und parallel dazu die Integration und Optimierung der vorhandenen DTP-Lösung MAPPING Suite, die inzwischen von Efalia aufgekauft und zu Efalia Compose wurde“.

Die Lösung

Efalia Compose ist eine globale DTP-Lösung, mit der sich die Erstellung, digitale und crossmediale Verbreitung sowie die Archivierung sämtlicher Unternehmensdokumente digitalisieren und optimieren lassen, während gleichzeitig die verschiedenen Komplexitätspunkte in den einzelnen DTP-Prozessen eliminiert werden.

Alain Hostiou erklärt: „Unser hauseigenes ERP-System wurde 2007 in Betrieb genommen, während wir zur gleichen Zeit ein Webportal für unsere Kunden (Zahnarztpraxen, Krankenhäuser, Universitätskliniken, Kernkraftwerke usw.) einrichteten, über das sie ihre Rechnungen und andere zugehörige Dokumente einsehen und herunterladen konnten. Seitdem haben wir unser System ständig weiterentwickelt, insbesondere dank dieses Webportals, das es uns ermöglicht hat, immer mehr Dokumente zu digitalisieren“.

Heute sind fast alle Dokumente, die im Rahmen der Aktivitäten des Labors erstellt werden, automatisiert und digitalisiert, mit Ausnahme der Versandscheine und -etiketten (1 Million Seiten pro Jahr und fast 50.000 Sendungen), die einem externen Partner anvertraut wurden und somit ausgelagert sind.

Alain Hostiou erklärt: „Konkret werden die Dosimeter in unserer Produktionsstätte in Vélizy (Frankreich) zusammengebaut und an unsere Kunden versandt, die sie 1 bis 3 Monate tragen und dann zur Analyse und Auswertung an uns zurückschicken. Die gleichen Dosimeter werden dann wieder verpackt und an die Kunden zurückgeschickt, wodurch ein positiver Kreislauf entsteht, der zu einer großen Anzahl von Sendungen führt“.

Die Vorteile, die Zukunft

Derzeit ist LANDAUER® der Meinung, dass sie eine erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen (mehr als eine Woche), eine Verringerung des Speichervolumens und eine große Flexibilität bei der Aktualisierung ihrer Dokumente erreicht haben. Auf Basis dieser ersten Ergebnisse hat sich die Gruppe für 2021 ein neues Ziel gestellt, indem sie eine neue DMS-Lösung implementiert und eingeführt hat, die es ihr ermöglichen soll, bis Ende 2023 ihre „Papierlos“-Ziele zu erreichen.

Alain Hostiou abschließend: „Diese Lösung muss ein modernes und sicheres Hosting bieten, das die Auflagen der DSGVO und die regulatorischen Verpflichtungen, denen wir im Zusammenhang mit Gesundheitsdaten unterliegen, erfüllen kann, insbesondere im Hinblick auf die regelmäßige Löschung der Daten“.

Darüber hinaus muss die Lösung mehrsprachig sein, Massendaten verarbeiten können und ein optimiertes Archivierungsmodul, neue erweiterte Suchfunktionen sowie weiterentwickelte Workflows zur Dokumentenvalidierung enthalten.