Die Herausforderungen des DMS: Warum ist das elektronische Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen wichtig?

Das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente und Informationen elektronisch zu verwalten. Unternehmen gehen zunehmend zu dieser Lösung über, da sie die Speicherung, den Austausch und die Verwaltung von Dokumenten auf effizientere und kostengünstigere Weise ermöglicht.  

Das DMS ist ein zentraler Prozess für jedes Unternehmen, das seine Produktivität und Effizienz optimieren möchte. In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung eines DMS, die Herausforderungen bei seiner Einführung und die Vorteile, die es einem Unternehmen bringen kann. 

I. Die Herausforderungen des DMS

Datensicherheit

Die Sicherheit der Daten und Dokumente ist ein wichtiger Gesichtspunkt für Unternehmen, die ein DMS einsetzen. Elektronische Dokumente müssen sicher gespeichert werden, um Datenverluste oder -verletzungen zu verhindern. Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um ihre elektronischen Dokumente vor Viren, Hackern und Cyberangriffen zu schützen.

Darüber hinaus muss die Vertraulichkeit der Daten und Dokumente gewahrt werden. Nur so kann das Vertrauen der Kunden und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden.

Zugang zu Daten und Dokumenten

Ein weiteres wichtiges DMS-Thema ist der Zugang zu Daten und Dokumenten. Unternehmen müssen in der Lage sein, benötigte Dokumente schnell zu finden und sie leicht für die richtigen Personen freizugeben, ohne in Schränken oder Ordnern nach physischen Dokumenten suchen zu müssen.

DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente in organisierter Form zu speichern und verschiedenen Nutzern Zugriffsrechte zu gewähren. Dies erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und verbessert die Zusammenarbeit. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Klassifizierung oder Suche nach Dokumenten kann eine DMS-Lösung die Bearbeitungszeit von Dokumenten optimieren.

Einhaltung von Vorschriften

Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen in der Lage sein, die in ihrer Branche geltenden Vorschriften einzuhalten. So müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Dokumente die relevanten Konformitätsnormen eingehalten werden. Eine DMS-Lösung ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in einem Format, das diesen Anforderungen entspricht.

Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Zuletzt besteht noch die Frage der Zusammenarbeit und der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten. Ein DMS macht es möglich, Dokumente schnell und einfach für die betreffenden Personen freizugeben und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Dadurch können Geschäftsprozesse optimiert und die Produktivität gesteigert werden.

II. Herausforderungen bei der Einführung eines DMS

Change-Management

Das Change-Management kann die Einführung eines DMS für Unternehmen schwierig machen. Die Mitarbeitenden müssen über die Nutzung des DMS und die Art und Weise, wie sie elektronische Dokumente speichern und verwalten sollen, geschult werden. Dies bedeutet eine Änderung der Arbeitsmethoden, was für die Mitarbeiter gewisse Herausforderungen mit sich bringen kann.  

Die beteiligten Personen müssen eine Lernbereitschaft mitbringen und bereit sein, sich an die neue Technologie anzupassen. Prozesse müssen überdacht und Gewohnheiten geändert werden. Das Change-Management kann Zeit in Anspruch nehmen und erfordert in den meisten Fällen eine effektive Kommunikation, um die Vorteile des DMS deutlich darzulegen. 

Digitalisierung der Dokumente

Die Digitalisierung der Dokumente ist eine weitere Herausforderung bei der Einführung eines DMS. Alle in Papierform vorliegenden Dokumente müssen gescannt werden, um eine elektronische Verwaltung und Speicherung zu ermöglichen. Dies kann in großen Unternehmen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch ressourcenintensiv sein.  

Zudem muss sichergestellt werden, dass alle Dokumente in einer für die zukünftige Nutzung ausreichenden Qualität gescannt werden.  

Das Scannen kann insbesondere für Unternehmen, die Tausende von Dokumenten zu scannen haben, eine zeitraubende Aufgabe sein. 

Schulung der Mitarbeiter

Die Schulung der Mitarbeiter ist eine weitere bedeutende Herausforderung bei der Einführung eines DMS. Die Mitarbeiter müssen sowohl in der Nutzung des neuen Systems als auch in den neuen Arbeitsmethoden geschult werden. Und sie müssen verstehen, wie sie das DMS nutzen können und wie es ihnen helfen kann, ihre Arbeit zu verbessern. 

III. Die Vorteile eines DMS 

Nachdem nun die Herausforderung im Zusammenhang mit der Einführung eines DMS beleuchtet wurden, wollen wir uns die vielfältigen Vorteile ansehen, die ein DMS einem Unternehmen bieten kann, um zu verstehen, warum ein Unternehmen eine DMS-Lösung benötigt.  

Optimierung der Geschäftsprozesse

Einer der wichtigsten Vorteile eines DMS ist die Optimierung von Geschäftsprozessen. Durch den Einsatz von DMS können Unternehmen bestimmte Prozesse automatisieren, wodurch Zeit gespart und Fehler reduziert werden. DMS kann auch eine bessere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ermöglichen. 

Kostensenkung

Ein DMS bildet die Grundlage für Kostensenkungen im Unternehmen. Durch den Einsatz von DMS können Unternehmen verschiedene Dokumentenverwaltungskosten reduzieren, die z.B. für die Lagerung, den Druck und die Verteilung von physischen Dokumenten anfallen. DMS kann außerdem helfen, Kosten zu senken, die mit Fehlern bei der Dokumentenverarbeitung verbunden sind. 

Verbesserung der Produktivität

DMS kann zudem die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Durch die Verwendung von DMS können Mitarbeitende schnell und einfach auf die benötigten Dokumente zugreifen und so effektiver arbeiten. Nicht zuletzt kann DMS auch eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ermöglichen und einen Beitrag zur allgemeinen Verbesserung der Produktivität des Unternehmens leisten. 

   

FAZIT 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein DMS viele Vorteile für Unternehmen bietet, insbesondere im Hinblick auf Produktivität, Sicherheit und Kosten. 

Die Einführung eines DMS-Systems hat viele Vorteile für Unternehmen: 

• Bessere Organisation der Dokumente: Die Dokumente werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, wodurch sie leichter organisiert und schnell gefunden werden können. 
• Bessere Sicherheit der Dokumente: Dokumente werden sicher gespeichert, so dass sie nicht versehentlich verloren gehen oder zerstört werden können. 
• Bessere Zusammenarbeit: Dokumente können leicht zwischen den verschiedenen Mitgliedern des Unternehmens ausgetauscht werden, was die Zusammenarbeit und das Teamwork fördert. 

• Höhere Produktivität: Die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erfolgt schneller und effizienter, so dass die Mitarbeiter Zeit sparen und produktiver arbeiten können. 
• Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften : Dokumente können gemäß den geltenden Vorschriften archiviert und aufbewahrt werden, wodurch die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Standards gewährleistet wird. 

 

& Die Implementierung einer effektiven DMS-Strategie setzt voraus, dass einige wichtige Schritte befolgt werden.

Zunächst müssen die Ziele des DMS definiert und mit den allgemeinen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang gebracht werden. Zweitens muss eine überlegte Auswahl der richtigen Tools und Technologien zur Verwaltung der Dokumente getroffen werden. Dies kann Scansoftware, Online-Speichersysteme, Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) oder auch Tools für die Online-Zusammenarbeit umfassen. 

Dann müssen Ihre Teammitglieder in der Nutzung dieser Tools und Technologien geschult werden. Ein DMS kann komplex sein und erfordert für die korrekte Einrichtung und Nutzung oftmals eine Schulung.  

Schließlich ist es wichtig, die Leistung des DMS genau zu überwachen und Prozesse der kontinuierlichen Verbesserung einzurichten, um die Verwaltung Ihrer Dokumente zu optimieren.  

Aus all diesen Gründen liegt es in Ihrer Verantwortung, das Unternehmen auszuwählen, das Sie am besten beraten und durch das Projekt begleiten kann.