SNCF – ECM-ANWENDUNGSFALL IM EISENBAHNBEREICH

DIE VORTEILE DER Efalia ECM-LÖSUNG (Electronic Content Management)

Der Einsatz der Efalia ECM-Lösung (Electronic Content Management) eröffnete den französischen Bahnbetrieben SNCF eine Vielzahl von Möglichkeiten: 

• Harmonisierung der Dokumentenverwaltungspraktiken der Dokumentationsabteilung 
• Sehr deutliche Reduzierung der für die Erstellung von Inspektionsunterlagen nötigen Zeit 
• Zuverlässigkeit des Inhalts von Inspektionsunterlagen 
• Sicherung und Nachverfolgung von Dokumentversionen und Automatisierung der Validierung neuer Versionen 

PRÄSENTATION UND TÄTIGKEITSBEREICH 

Die französische Eisenbahngesellschaft SNCF (Société nationale des chemins de fer français) wurde 1937 durch eine Vereinbarung zwischen dem Staat und den bereits bestehenden Eisenbahngesellschaften gegründet und ist das öffentliche Eisenbahnunternehmen Frankreichs. Hier geht es um den Standort Quercy Corrèze, der den Bau und die Wartung der Wartungsgeräte der SNCF verwaltet. Seine Dokumentationsabteilung ist für die Planung und Aktualisierung der Wartungsdokumente (Wartungsblätter „Geräte“ und Wartungsblätter „Unterbaugruppen“, die den Geräten zugeordnet sind) zuständig; die Erstellung der „Inspektionsunterlagen“, die die Techniker für ihre Wartungsarbeiten benötigen; die Überprüfung und Validierung der Wartungsblätter „Geräte“ und Wartungsblätter „Unterbaugruppen“ alle 2 oder 5 Jahre, je nach betroffenem Material. 

SNCF Réseau Standort Quercy Corrèze setzt sich heute wie folgt zusammen: 

• 260 Mitarbeitende 
• 50 Millionen Jahresumsatz 

• 1600 Wartungsgeräte aus ganz Frankreich und dem Ausland, darunter 40 verschiedene Gerätetypen und 140 verschiedene mechanische und elektromechanische Unterbaugruppen. 

DIE PROBLEMATIK 

Der Standort klassifizierte die Wartungsblätter und Inspektionsunterlagen über eine Windows-Baumstruktur. Dies führte zu einer ineffizienten Suche, Schwierigkeiten bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, einer schlechten Übersicht über die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten und einer komplexen Versionsverwaltung von Dokumenten. Darüber hinaus wurden die „Inspektionsunterlagen“ manuell erstellt, was pro Dossier etwa 30 Minuten dauerte und die Fehleranfälligkeit erhöhte. 

Die Lösung sollte folgende Anforderungen erfüllen: 

• Zentralisierung der Verwaltung der Wartungsblätter / zugehörigen Inspektionsunterlagen + Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit & Sicherheit 
• Effizientes Auffinden von Dokumenten (über geeignete Suchschlüssel) 
• Versionierung von Wartungsblättern / Inspektionsunterlagen 
• Zeitsparende und zuverlässige Erstellung von Inspektionsunterlagen 
• Optimierung des Prozesses zur Überprüfung/Validierung von Wartungsblättern 

DIE DURCH Efalia ECM EINGEBRACHTE LÖSUNG

Efalia ECM ist eine umfassende, robuste ECM-Lösung (Enterprise Content Management), die auf den geltenden Vorschriften im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements und der digitalen Archivierung basiert. Die Lösung eignet sich besonders für die Verwaltung von Multi-Stream-Dokumenten (Papier, Office-Dokumente, E-Mails, Fachsoftware), großen Dokumentenmengen und die Verarbeitung von „Massen“-Dokumenten. 

Die Vorteile der implementierten Efalia ECM-Lösung (Electronic Content Management): 

• Sichere und zentrale Verwaltung des Dokumentenbestands für die Wartungsaktivitäten von SNCF Réseau 
• Automatisierte Ablage der Wartungsblätter 
• Versionierung und vollständige Rückverfolgbarkeit der an den Dokumenten vorgenommenen Aktionen 
• Automatisierte und zuverlässige Erstellung von Inspektionsunterlagen (Massenverarbeitung): ca. 15 bis 25 Sekunden pro Dossiererstellung 
• Automatisierte Überprüfung/Validierung der Wartungsblätter