Et si répondre à un appel d’offre devenait plus simple ?

La gestion des appels d’offres nécessite un grand nombre d’actions chronophages, mais indispensables si vous souhaitez apporter une réponse de qualité et dans les délais impartis. :

  • Identifier les appels d’offres (sourcing)
  • Identifier et sélectionner les intervenants du processus de Go/No-Go
  • Décider de la suite à donner
  • Distribuer les tâches pour la rédaction technique, l’offre commerciale, la validation juridique, les documents administratifs, …
  • Consolider les pièces et adresser la réponse
  • Piloter la réponse, le suivi

Combien d’appels d’offres non remis dans les temps faute d’avoir anticipé les ressources pour répondre ? Combien d’appels d’offres incomplets, infructueux faute d’avoir mis en place un processus de Go/No-Go ?

Réponse en retard

Appel d’offre manqué

Suivi chronophage

cartographie des processus

Gagnez en performance et simplifiez le processus de proposal management

La dématérialisation du processus de réponse aux appels d’offres à l’aide d’une solution de Business Process Management permet de mettre sous contrôle les différentes étapes clés du soumissionnaire.

Vous impliquez, dès le sourcing, l’équipe en charge de faire le Go/No-Go et de justifier le choix, afin de capitaliser sur les prochains AO.

Si le Go est donné, vous planifiez et impliquez les intervenants et ce, selon vos règles de gestion internes (selon les montants, selon le type d’offre ou le secteur géographique, …). Chaque intervenant est notifié, et dispose d’un tableau de bord avec les différentes tâches lui incombant. (Rédiger un mémoire technique ou offre commerciale, valider une réponse, …).

Vous suivez les échéances des différentes étapes

Vous suivez les actions de chaque intervenant

Vous impliquez les bonnes personnes au bon moment

Vous répondez dans les temps grâce à la maitrise des différents jalons

Vous gérez les statuts des réponses

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Capitalisez sur vos connaissances

Une réponse à un appel d’offre, c’est systématiquement un grand nombre de documents à produire. Constituez votre base de connaissances centralisée à l’aide d’une solution de gestion documentaire. Vous partagez ainsi l’information, vous mettez à disposition la dernière version du bon document (présentation de l’entreprise par exemple), et vous facilitez la recherche de précédentes réponses à l’aide de mots clés afin de capitaliser sur des expériences passées.

Classement et organisation des documents

Gestion des versions des documents de présentation

Mots clés pour faciliter la recherche

Complétude de la réponse

Pourquoi choisir Efalia Suite ?

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Modularité

Dématérialisation par domaine : gestion des appels d’offres, gestion des contrats clients, …

Personnalisation

La solution est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques juridiques et commerciales.

Pilotage d’activité

Des tableaux de bord complets pour valoriser et suivre les appels d’offres.

Ouverture

Plateforme ouverte sur l’extérieur, facilement intégrable à un CRM ou des applications métiers.

Evitez les erreurs

Le processus de Go/NoGo limite les risques

Fluidifiez les échanges

Chaque intervenant dans l'élaboration de la réponse est directement impliqué dans le processus.

Pourquoi digitaliser le processus de réponse à appel d’offre ?

Répondez dans les temps

Le processus est sous-contrôle avec un système de gestion des relances

Capitalisez sur l’expérience

Les documents sont classés en GED et facilement accessibles

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts en digitalisation pour une démonstration personnalisée de nos solutions.

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