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Gérez vos contrats fournisseurs
simplement et efficacement
Enregistrez et suivez vos contrats, et ne ratez plus vos échéances en dématérialisant tout le cycle de vie de vos contrats fournisseurs.
Et si vous mettiez sous contrôle vos processus de gestion des contrats fournisseurs ?
La gestion des contrats au format papier est une activité chronophage et risquée pour votre entreprise.
Cela se traduit par de l’inefficacité, un coût élevé de gestion des documents contractuels, une non-standardisation des processus de signature des contrats.
Conséquence, des contrats renouvelés chaque année à tort. Le suivi des différents fournisseurs, partenaires et prestataires liés à vos contrats nécessite aussi une attention régulière tout le long du cycle de vie du contrat et ce quel que soit le type de contrat (maintenance, logiciel, bail, téléphonie, location, prestataire, énergie …).
Les outils bureautiques trouvent ainsi vite leurs limites, car ils sont inadaptés à la gestion des contrats. Avec ce type d’outil, il est très difficile de suivre les échéances, d’avoir des alertes et surtout de suivre es engagements. Les contrats sont des documents évolutifs qui doivent être suivis tout au long de leur cycle de vie.
Perte de temps et d’efficacité
Risque fournisseur
Risque financier
La gestion des contrats dématérialisée représente donc la meilleure solution afin de vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité de vos informations.
Gagnez en efficacité dans la gestion de vos contrats
En dématérialisant vos contrats, vous disposez d’une contrathèque à jour afin de créer, suivre et piloter l’ensemble de vos contrats (partenaires, fournisseurs, juridiques, …).
Tous vos contrats fournisseurs sont disponibles en un seul clic (contrats de biens ou services, sous-traitants, contrats de maintenance, contrat de téléphonie, électricité, …). Vous allez pouvoir suivre les engagements et les objectifs de vos contrats selon les différents jalons prévus.
Chaque contrat est dématérialisé à l’aide d’un formulaire vous permettant de renseigner les caractéristiques du contrat directement dans la solution de gestion comme
- le fournisseur
- la catégorie du contrat
- les clauses juridiques
- la date de signature, la date d’effet
- le type de contrat (durée déterminée, tacite reconduction, …)
- la durée du contrat, montant des échéances
- les engagements contractuels, les dates de résiliation et de fin.
Des listes déroulantes facilitent la saisie et l’homogénéité des contrats du département juridique. Chaque contrat suit un cycle de rédaction, validation, publication dans la contrathèque. Fini les échanges de contrat par mail entre les juristes et les différents services ! Vous pouvez même opter pour la signature électronique accessible depuis le logiciel gestion de contrats.
Un workflow de validation est proposé par la solution afin de suivre facilement l’état d’avancement du contrat.
Enregistrement et workflow de validation des contrats
Alerte sur les échéances
Gestion des avenants et des engagements contractuels
Tableau de bord de suivi temps réel
Le gestion des contrats avec une vision 360°
A l’aide de tableaux de bord personnalisables, vous suivez l’ensemble du cycle de vie de vos contrats fournisseurs. Fini la consolidation à l’aide d’un tableur ! En un seul clic vous avez la ventilation de vos contrats par fournisseur, par catégorie, par statut… Chaque engagement, objectif du contrat est inscrit dans la contrathèque, ce qui vous permet d’être alerté à chaque intervention. Vous anticipez et réduisez vos risques fournisseurs dès les premières alertes.
Simple, efficace vous pilotez le cycle complet de vos contrats et vous réduisez les risques opérationnels.
Suivez les engagements fournisseurs
Vous pouvez définir les différentes interventions contractuelles de vos contrats à savoir les engagements de vos fournisseurs. Ainsi dès que l’échéance de l’intervention arrive, vous validez, reportez ou rejetez l’intervention. Pour chaque contrat vous disposez d’un tableau bord avec l’ensemble des engagements contractuels avec leur échéance et leur statut.
La revue du contrat est donc simplifiée et vous gagnez du temps à l’aide d’une information fiable. Lors de vos négociations avec vos fournisseurs vous disposerez d’éléments factuels vous permettant de mesurer les écarts entre les engagements contractuels prévus et réalisés.
Améliorez le suivi et la conformité du service
Automatisez les relances
Réduisez les coûts
Êtes alerté en cas de retard
Attestez le service fait
Pourquoi choisir Efalia Suite ?
Modularité
Dématérialisation par typologie de contrat : contrat fournisseur, contrat client, contrat salarié, …
Personnalisation
Le processus est intégralement personnalisable, sans développement, pour être conforme à vos pratiques juridiques
Ouverture
Plateforme ouverte à votre écosystème, facilement intégrable à un ERP ou des applications métiers.
Guichet unique
Une seule porte d’entrée pour le collaborateur, toutes les données et tous les processus juridiques facilement accessibles.
Vous ne ratez plus vos échéances
Vous disposez d'une contrathèque à jour accessible
Pourquoi digitaliser les contrats fournisseurs ?
Vous suivez les engagements contractuels et réduisez les risques fournisseurs
Vous transformez ce poste de coût en centre de profit
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