Ensemble
vers l’excellence

La solution de GED d’Efalia répondait à l’ensemble des besoins que nous avions intégrés dans notre cahier des charges. Pour moi, son atout crucial était son ouverture, sa capacité à s’intégrer de manière fluide et quasi transparente à notre outil métier dont la solution de GED d’Efalia constitue un module supplémentaire. La réactivité de l’équipe d’ Efalia tout au long du développement de notre outil métier a été également particulièrement appréciée. 

Merci à toute l’équipe pour son efficacité et accompagnement des élus en recherche d’innovation, afin de trouver un équilibre entre démocraties représentative et participative ! Impérieuse nécessité face aux transitions urgentes à enclencher et au besoin de pédagogie et de dialogue avec les citoyens pour cela. A l’heure où le numérique et l’intelligence artificielle viennent bouleverser notre rapport à l’information, la démocratie doit se réinventer.

Grâce à notre partenariat, nous avons la possibilité d’établir une proximité rassurante entre l’éditeur et les clients en étant le relai direct local. Efalia fait aussi appel à nous pour les demandes à La Réunion, et nous bénéficions de la réactivité de l’éditeur en cas de besoin.

L’équipe Efalia est attentive et réactive.

« Grâce à la solution déployée par Efalia, nous n’avons pas eu besoin pour l’instant d’étoffer l’équipe et sommes très satisfaits des résultats obtenus, ceux-ci étant conformes aux objectifs que nous nous étions initialement fixés. »

Ce partenariat permet à Coexya d’adresser une gamme étendue de solutions ECM et ainsi d’être en mesure de répondre parfaitement aux attentes et aux spécificités de chaque client.

Les solutions logicielles d’Efalia sont à la fois robustes et simples d’utilisation.
Leur ouverture technique facilite également notre métier d’intégrateur, en permettant la mise en place rapide d’interfaces vers d’autres briques du SI Client.

Nous sommes avant tout une société de service qui propose un accompagnement Supply Chain à 360°. Notre force réside dans notre savoir-faire métier et IT, mais aussi dans notre capacité à nous entourer de partenaires experts sur leur marché. La suite Efalia Compose ouvre de nouvelles perspectives à nos clients.

Très bon suivi, équipe à l’écoute et plateforme facile à prendre en main. Nous recommandons !

« Si notre objectif était de trouver le bon outil, capable de s’intégrer avec notre système d’information hébergé et géré sur notre site de Mérignac, le professionnalisme et la bonne connaissance de nos spécificités métier par les équipes d’Efalia ont fait la différence. Nous sommes donc très satisfaits de notre collaboration avec Efalia. »

La dématérialisation nous permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation, c’est d’ailleurs pour nous un point crucial. Il est en effet indispensable de penser un projet « GED » avant tout comme un projet d’organisation.

En effet la dématérialisation induit des changements forts au niveau des métiers de la MDPH (disparition de certains métiers, apparition de nouveaux et modification de l’ensemble des autres). Associer les personnels à la démarche et aux travaux de réflexion ont permis de déclencher une dynamique globale autour de ces nouveaux modes de travail.

Tout d’abord nous avons déployé cette solution GED pour améliorer  le processus  de facturation, en automatisant le rapprochement des documents de transports à nos factures lors des éditions. D’autre part , nous avons  diminué  l’archivage papier ainsi que  les temps de recherche à ces documents dans nos  différents services. Pour arriver à ce résultat, il a fallu  interfacer la solution d’ECM d’Efalia à notre outil métier TMS (R2000X de chez OMP informatique).

Les équipes d’Efalia nous ont apporté tout leur professionnalisme et toute leur attention en termes d’accompagnement, ce qui
nous a permis de recadrer l’expression de nos besoins, puis de nous approprier très rapidement la solution qui a été déployée dans un temps record. La formation s’est faite par petits groupes d’utilisateurs pilotes, chaque groupe ayant ensuite formé l’ensemble des agents concernés au niveau du secteur géographique départemental auquel il appartenait.

Nos critères principaux étaient la simplicité d’utilisation pour les utilisateurs, la possibilité d’étendre l’utilisation sur plusieurs sites, la capacité du fournisseur à nous accompagner rapidement et complètement dans le projet, et tout cela bien sûr, à un coût raisonnable.

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !
Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.
Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise.

Notre département connait depuis plusieurs années une augmentation du nombre de ses habitants, qui se traduit notamment par un accroissement des demandes d’aide sociale et par une politique en faveur de l’autonomie pour tous. Cette démarche inclusive et solidaire est particulièrement vraie au sein de la MDPH qui gère plusieurs de ces aides, dont l’accompagnement des personnes en situation de handicap.

Rapidité, simplicité, convivialité !

Les utilisateurs utilisent la solution GED d’Efalia tous les jours, elle est devenue indispensable à notre travail quotidien.  Chaque utilisateur a gagné en autonomie, plus de perte de temps dans la recherche de documents et de désorganisation au sein du service, impliquant pour le côté humain de la solution de gestion électronique de documents d’Efalia, une bonne entente entre nous tous (rires). 

Avec 24 pages a minima par document et pas moins de 210 000 demandes traitées par an au sein de la MDPH, nous étions amenés à gérer des tonnes de documents papier, ainsi que tous les risques d’erreur et de non-respect des procédures et délais associés. La décision de mettre en place une solution de GED a donc été prise pour traiter ces demandes en particulier puis, à terme, l’ensemble des dossiers liés aux aides sociales allouées par le département.

Nous souhaitions travailler avec une structure à la fois stable et réactive, capable le cas échéant de répondre à des besoins spécifiques. La solution ECM d’Efalia a su répondre présent dans toutes les phases du projet, même les plus critiques. Ils ont en particulier réalisé une interface de gestion des plans simplifiée permettant à des sous-traitants de classer ou récupérer des documents sans avoir à devenir des experts en GED.

Parmi tous ces enjeux, le besoin le plus urgent nous a semblé porter sur la dématérialisation des formulaires.

Cependant, avec près de 250 formulaires existants et une réglementation complexe et évolutive, il nous a fallu créer un groupe de travail, afin de déterminer un premier lot de formulaires devant faire l’objet de cette démarche de numérisation et ce sont ceux liés à la délivrance d’une licence européenne de pilote non professionnel (de la demande initiale, en passant par les examens jusqu’à la remise finale) qui ont été retenus.

« La réflexion autour d’un vaste projet de transformation et de modernisation de nos nombreux outils de gestion, pour la plupart obsolètes, remonte à plus de 5 ans. Mais ce n’est qu’à l’été 2018 que nous avons lancé une consultation pour nous doter d’une solution globale de GRU (Gestion de la Relation avec les Usagers) et finalement retenu la solution GRU d’ Efalia au regard de sa richesse fonctionnelle et de ses fondamentaux architecturaux »

Nous avions un peu d’appréhension en lançant notre premier budget participatif mais l’accompagnement a vraiment changé la donne.

Aujourd’hui, la MMPH utilise la GED Efalia tous les jours. C’est vraiment l’outil qui leur est devenu indispensable pour tout ce qu’ils font, pour la constitution de leurs dossiers,  l’instruction… et c’est ce vers quoi nous souhaitons nous diriger pour la direction de l’autonomie.

Avec 24 pages a minima par document et pas moins de 210 000 demandes traitées par an au sein de la MDPH, nous étions amenés à gérer des tonnes de documents papier, ainsi que tous les risques d’erreur et de non-respect des procédures et délais associés. La décision de mettre en place une solution de GED a donc été prise pour traiter ces demandes en particulier puis, à terme, l’ensemble des dossiers liés aux aides sociales allouées par le département.

La solution offerte par Efalia ECM apporte une grande valeur ajoutée à tous les collaborateurs impliqués dans le processus d’approbation et la transparence souhaitée sur l’ensemble des opérations au service Comptabilité.

 Les comités de quartiers sont nos seuls interlocuteurs aujourd’hui dans les quartiers, à Nice les comités de quartier c’est 2% de représentativité de la population. Nous avions besoin de toucher d’autres personnes qui soient impliquées dans la vie de la citée avec qui on peut co-construire des projets.

Si l’on considère simplement la consommation de papier, on a déjà fait un grand pas en avant vers la durabilité !

Efalia a été d’un soutien sans faille depuis le démarrage, ce qui nous a permis de repartir de zéro et de faire table rase du passé concernant nos processus. En effet, bousculer nos habitudes n’est pas sans impacter nos activités mais au bout du compte, cela devrait nous permettre de disposer d’une vision globale, tout en faisant progresser nos méthodes de travail et nos processus, afin d’être toujours en conformité avec nos obligations légales.

Sur les 100 000 personnes exposées à la campagne sur les réseaux sociaux, près de 2000 visiteurs uniques se sont rendus sur la plateforme de participation. La représentativité de cet échantillon était cohérente avec la population du territoire.

« Nous disposons, par ailleurs, d’un réseau de partenaires éditeurs et intégrateurs de premier rang, sur lequel Efalia pourra s’appuyer et capitaliser pour rentabiliser rapidement son investissement. »

Les délais de signature étaient très longs et pouvaient parfois dépasser le mois.
Avant l’adoption du parapheur électronique, nos enjeux étaient : la dématérialisation, l’amélioration de la chaine de visas et des délais, et le déploiement de la signature électronique.
Nous avons ainsi choisi de déployer Efalia Process et de tester sur un premier processus grâce à cette solution clés en main.

Efalia Engage nous permet de toucher des publics moins réceptifs aux canaux que nous avons l’habitude d’employer, comme les jeunes et les étudiants

La qualification SecNumCloud apporte l’assurance de choisir des solutions dont le niveau de sécurité et de confiance ont étés vérifiés par l’ANSSI. C’est la garantie de recourir à des solutions recommandées par l’État français, adaptées pour les administrations et les entreprises des secteurs les plus sensibles.

Les conseils de l’équipe ont été précieux tout au long de la mission. Tant en termes techniques que sur des questions de timing, de canaux, de messages, etc.

Transparence : On est dans une période de défiance à l’égard des décideurs dans le pays et voir une municipalité qui ouvre ses décisions même si ce n’est que pour une partie du budget, pour consulter ses habitants pour leur quotidien, ça a un réel impact sur l’aspect confiance transparence de la vie civique.

Les équipes d’Efalia ont su s’adapter et nous ont permis une approche plus facile des produits en nous impliquant dans la démarche de formation.
Les équipes Efalia sont professionnelles et accessibles, que ce soit au niveau du support jusqu’à à la direction générale !

Une vraie solution innovante pour développer ses ventes animée par une équipe super dynamique et attachante !

« Nous disposons, par ailleurs, d’un réseau de partenaires éditeurs et intégrateurs de premier rang, sur lequel Efalia pourra s’appuyer et capitaliser pour rentabiliser rapidement son investissement. »

« Notre ERP maison a été mis en production en 2007, alors que dans le même temps, nous lancions un portail web à destination de nos clients pour leur permettre d’accéder à la consultation et au téléchargement de leurs factures et autres documents associés. Depuis, nous ne cessons de faire évoluer notre dispositif. »

« Au-delà de cette opération, c’est le marché de la facture électronique sortante, avec la possibilité de produire des factures au format Factur-X ou UBL, que nous visons. Ce marché appelé à devenir obligatoire en 2024, constitue en effet un enjeu majeur pour Efalia et avec ce rachat, nous disposons désormais de toutes les briques logicielles nécessaires pour l’adresser au travers d’une offre singulière et efficiente. »

Après avoir revu et informatisé l’ensemble de nos processus, nous nous sommes aperçus que nos 25 000 documents continuaient à vivre de façon éclatée[…] Après avoir consulté différents éditeurs, notre choix s’est rapidement porté sur Efalia au regard de sa double compétence en matière de gestion documentaire et de processus.

«Bien que la solution d’Efalia réponde en grande partie à nos besoins, il nous a fallu, en parallèle, nous assurer de la capacité de notre système de gestion à pouvoir s’adapter à la mise en place d’une organisation plus flexible.
Le choix de la solution d’Efalia est intervenue avant l’été 2021 et a été immédiatement suivi par l’organisation d’une série d’ateliers pour expliquer aux équipes de l’éditeur les différents processus concernés.
Aujourd’hui, à ce stade du projet, grâce à Efalia E-gov, nous sommes passés de 40 à 8 formulaires pour couvrir les étapes auxquelles les élèves pilotes non professionnels, ainsi que les organismes de formation, sont soumis dans le cadre du processus d’obtention de licence.»

Parallèlement, nous avons acquis la solution de gestion de processus (BPM) Efalia Process et avons déployé nos premiers processus en 2020, comme les signalements ‘hygiène et sécurité’, les demandes de remisage d’un véhicule à domicile par nos agents ou encore les demandes de virements de crédits.

Avec 10 ans de recul,  la solution ECM d’Efalia a répondu à tous nos critères concernant la sécurité  des documents.

Aujourd’hui, c’est l’ensemble des flux et documents associés au parcours de transport qui est automatisé et dématérialisé, donnant la possibilité à tous, collaborateurs comme clients, d’accéder à ces documents et de les consulter en ligne.

Pour faire de la participation citoyenne, rien de tel que se doter d’un outil comme Efalia Engage.

« Nous avons ouvert les premières démarches en ligne en septembre 2019 et en avons informé nos concitoyens au travers d’une campagne de communication et d’affichage. Pour l’heure, ce sont d’ores et déjà plus de 20 000 comptes usagers qui ont été ouverts et 27 000 dossiers qui ont été instruits au travers de la mise en œuvre de 36 démarches. »

Efalia Engage est un outil de transparence, d’action de proximité, est simple d’utilisation, permet de créer du lien et […] réduit la fracture numérique. 

Nous étions un peu stressé à l’idée de lancer notre premier budget participatif mais les équipes d’accompagnement ont su répondre à toutes nos questions et trouver des solutions rapidement tout au long du processus.

Cette opération nous a offert une solution complète pour permettre l’expression des habitants, par internet ou dans les urnes. L’équipe d’experts a su nous accompagner dans cette opération innovante. Ils ont su faire preuve de souplesse pour gérer notamment le contrôle des pièces d’identité et justificatifs de domicile dont la vérification était nécessaire pour donner une légitimité au résultat de la consultation par internet.

Efalia Engage a pu nous fournir le support digital participatif dont nous avions besoin pour mener à bien notre projet. La plateforme proposée est facile d’utilisation tout en étant assez spécifique pour permettre le développement rigoureux de notre projet. Aussi, ses collaborateurs étaient disponibles rapidement pour effectuer les adaptations nécessaires.

 Pour la ville il y a eu un bénéfice d’un point de vue relation avec les administrés, le sentiment d’être actif utile et entendu par la municipalité, également le côté transparence : le fait qu’on puisse suivre l’avancée des dossiers et des votes, voir le choix d’une façon plus objective […] renforce la confiance avec la municipalité.

Nous avions beaucoup d’appréhension au début mais l’équipe nous a bien aiguillés sur la manière de cadrer le budget participatif, avec des exemples, des documents de cadrage etc.. Nous n’avons pas eu de grosses difficultés.

La solution d’Efalia nous a permis de faire gagner du temps à nos différents agents et représente également une économie significative pour l’organisation.
Par ailleurs, elle permet d’améliorer et de simplifier le traitement et le suivi des dossiers pour un meilleur service à nos usagers, le tout dans un environnement fiable et sécurisé favorisant la conformité et la collaboration.

La dématérialisation permet de garder des documents sur une longue durée avec un classement optimal accessibles grâce à une recherche facile d’utilisation.

Cela permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

Avec Efalia Engage, nos conseils de quartier passent en mode 2.0

Depuis 2012, nous menons un projet exemplaire en matière de dématérialisation, qui a débuté par la dématérialisation des documents de la plupart de nos services d’aides sociales, premier poste de dépenses du département, ainsi que par la mise en place d’un portail accessible à l’ensemble de nos bénéficiaires handicap et de leurs tuteurs.

Avec Efalia Engage, on va équilibrer la gouvernance locale de proximité.

Les principaux enjeux du déploiement de cette solution étaient la centralisation du stockage des informations, et bien entendu leur circulation entre services.
Forts des expériences acquises à France 5 et France 3, l’extension à toutes les chaines du groupe a naturellement été proposée.
Les dossiers de production contiennent une vingtaine de nature de documents, dont le contrat. Plusieurs services participent à la dématérialisation des documents, selon leur nature.
Efalia Doc permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

“Avec ce rachat, nous devenons l’un des premiers acteurs français du monde de l’éditique, avec plus de 1000 clients actifs et un chiffre d’affaires sur ce segment de 6 M€. »

Fort de ces premiers succès et de la satisfaction de la plupart de nos utilisateurs, nous allons continuer à faire évoluer notre dispositif. En effet, au-delà d’apporter un meilleur accès au service public pour l’usager, ce type de démarche peut également représenter une plus grande attractivité en termes de recrutement par le coté facilitateur de ces outils vis-à-vis du télétravail. Enfin, la relation de proximité développée avec les équipes d’EFALIA au cours de ces dernières années nous permet d’envisager l’avenir avec confiance et sérénité.

Le retour est très positif, la solution s’est adaptée et a évolué en suivant nos attentes. Aujourd’hui nous savons bien utiliser le parapheur électronique, quand nos documents sont urgents, nous savons être réactifs.

On veut avoir un outil comme celui-ci pour objectiver vraiment le sentiment général [des citoyens], essayer d’éclairer les arbitrages et les décisions de notre exécutif sur des bases solides, des remontées constructives qui puissent éclairer. L’idée est d’avoir un outil global qui nous permet de travailler à une échelle plus importante et de gagner en pertinence et en objectivité dans les choix politiques.

Avant certains de nos parapheurs papiers étaient signés en plus d’un mois. De nombreux parapheurs étaient en souffrance. Grâce au parapheur électronique, les délais de traitement ont été très raccourcis. Aujourd’hui 83% des parapheurs sont traités en moins de 10 jours et plus de la moitié en mois de 72h.

Au début, je voulais juste qu’un maximum de gens participent au projet ! Mais les éléments de communication comme les articles pédagogiques et la clarté des critères de recevabilités sont tout aussi importants. Quand le cadre est clair, les projets sont de meilleure qualité, les gens moins frustrés d’avoir des “non”, et les organisateurs ont moins de travail.

Le choix d’Efalia semblait être en adéquation avec nos idées de professionnalisme et respect des attentes client, notre choix s’est avéré payant avec des premiers projets remportés en quelques mois.
Nos enjeux étaient de proposer une offre locale, complète, modulaire, et évolutive, pratiquement inexistante à ce jour dans nos départements d’outremer.

Nous sommes plus que satisfait de ce partenariat, Efalia c’est le partenaire qu’il nous fallait dans ce créneau particulier.

Ce projet est un tel succès que nous l’avons récemment dupliqué au sein de l’ARICHN (Association Régionale d’Identification du Cheptel de Haute-Normandie) pour les départements de l’Eure et de Seine-Maritime et de l’AICC (Association d’Identification du Cheptel du Calvados) pour le département du Calvados, portant le nombre d’utilisateurs de la solution à 35. Parallèlement, nous avons décidé de continuer à faire évoluer la solution tous ensemble, avec la centralisation des données sur un même serveur d’archivage et des développements futurs communs

Les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure “full web” du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car nous avons des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers que nous recevons.

En dehors des avantages en terme d’image que j’évoquais précédemment, nous avons pu chiffrer précisément le GAIN ECONOMIQUE lié à l’utilisation de la solution GED d’Efalia. Sur la base de 4000 dossiers par an et d’un gain en temps de manipulation de 30 minutes minimum par dossier, l’avantage économique correspond à un équivalent temps plein. A cela se rajoute la division par 2 des surfaces de stockage de documents papier.

C’est une solution simple et claire qui nous a permis de dématérialiser facilement toutes nos fiches de dialyse. La reconnaissance automatique de certains champs est un outil très efficace pour accélérer les tâches de classement.

Tout d’abord nous avons choisi Efalia pour sa réactivité, une équipe commerciale vraiment à l’écoute du client, ce qui est de moins en moins le cas aujourd’hui.
Un produit qui peut être adapté à l’entreprise, le produit propose régulièrement des évolutions et des prix compétitifs. 

Nous ressentions alors la nécessité de stocker de manière structurée l’ensemble des documents liés aux aides sociales (soit 160 000 documents stockés à ce jour) et gérés au sein de notre logiciel métier. Toutefois, nous ne voulions pas mettre en place une GED différente par applicatif mais une solution unique capable de répondre à l’ensemble de nos besoins en matière de dématérialisation.

Nos critères principaux étaient le respect de la normalisation permettant d’assurer une valeur probante aux documents gérés, la capacité à gérer un nombre importants d’utilisateurs et une volumétrie documentaire forte, une standardisation sur des technologies Microsoft. La solution ECM d’Efalia répondait parfaitement à ces objectifs.

Notre département connait depuis plusieurs années une augmentation du nombre de ses habitants, qui se traduit notamment par un accroissement des demandes d’aide sociale et par une politique en faveur de l’autonomie pour tous. Cette démarche inclusive et solidaire est particulièrement vraie au sein de la MDPH qui gère plusieurs de ces aides, dont l’accompagnement des personnes en situation de handicap.

Nous avons beaucoup apprécié les formations réalisées par l’équipe d’Efalia. Les formateurs ont su prouver leurs qualités techniques et sont très pédagogues.

L’intérêt de cette solution, c’est qu’elle permet d’organiser autour d’un seul canal, et d’un seul acteur, la concertation sur des projets urbains.

Nous sommes particulièrement satisfaits de notre collaboration avec Efalia. Leur solution ECM de gestion de contenu documentaire et de flux associés a été adoptée par l’ensemble de nos équipes avec facilité et n’a jamais posé de problème au fur et à mesure que nous la faisons évoluer

L’outil nous a permis d’avoir un point d’entrée pour des personnes qu’on ne touchait pas […] Efalia Engage permet à la ville, au niveau local, d’avoir une autre population qui s’implique et se greffe à la population la plus active et citoyenne qu’on a habituellement.

Tous ces processus automatisés vont nous permettre de gagner significativement en efficacité.

Avant la crise, un établissement comme le Musée du Louvre avait une forte culture du papier, au niveau du cœur de métier et aussi au niveau administratif. Nous avions expérimenté le télétravail mais sur un périmètre restreint et avec beaucoup de précautions. Après la crise, le télétravail s’est généralisé mais on s’est rendu compte de difficultés : de communiquer, d’avoir accès aux papiers. Cela nous a mené à une réflexion sur la dématérialisation, sur la généralisation du télétravail et surtout autour de l’organisation du travail.

Ce projet de parapheur électronique fait partie des conséquences de cette réflexion.

J’ai grandement apprécié de travailler avec l’équipe Efalia qui a su élaborer un outil adapté à nos besoins et qui a fait preuve de flexibilité dans le développement du projet.
Mes questions et doutes on été traités avec professionnalisme et nous sommes heureux du résultat final qui nous a été livré. Nous nous réjouissons de déployer ce nouvel outil pour réduire notre charge admin à l’avenir.

Nous avons également été séduits par la capacité des équipes d’Efalia à comprendre et à prendre en compte nos problématiques et demandes spécifiques, qui relèvent avant tout du métier de logisticien. Elles ont également su nous accompagner en termes de définition et d’adaptation de processus, ainsi que de changement de méthodes de travail.

J’ai un retour très positif sur la mise en œuvre du projet. Nous avions une équipe d’experts et une équipe de formateurs qui étaient très professionnels et qui nous ont beaucoup aidés. À cet égard, le bilan est vraiment très positif.

Arrivé il y a 30 ans au sein du groupe, j’ai été embauché pour informatiser l’exploitation de l’activité ‘transports’ et apporter des gains de productivité. Après avoir doté l’entreprise d’un TMS ‘sur mesure’ capable de répondre à nos objectifs métier (à savoir l’amélioration de la traçabilité des livraisons et l’optimisation de l’organisation des transports), nous avons fait évoluer nos postes de travail vers un environnement Windows, ce qui a apporté plus de convivialité et de fluidité au niveau des échanges. Ce n’est qu’ensuite que nous avons décidé de compléter notre dispositif avec la mise en place d’une véritable solution de GED, qui nous permet aujourd’hui de centraliser et d’automatiser la gestion de l’ensemble des documents associés à nos activités de transport.

Grâce à Efalia Doc, l’automatisation du traitement documentaire à tous les niveaux du cycle de vie d’un dossier d’aide sociale nous permet de générer des gains significatifs en termes d’efficacité et de productivité. Ces bénéfices sont renforcés par l’apport d’une traçabilité totale qui est primordiale pour la qualité du service rendu à nos bénéficiaires, mais également pour la qualité et l’efficacité de travail que nous souhaitons offrir à nos agents.

Alors que les éleveurs sont soumis à des obligations strictes en matière de déclaration liée aux mouvements d’animaux (7 jours), ce projet a marqué une étape cruciale dans l’optimisation de la gestion administrative de nos milliers de déclarations, ainsi que dans l’amélioration de la relation avec nos éleveurs. Par ailleurs, nous avons gagné en efficacité et en temps de réponse, ce qui a permis à nos collaborateurs de retrouver une certaine sérénité et une réelle qualité de travail.

«Pour l’heure, un nombre limité d’utilisateurs ont accès à la solution mais d’ici l’été, nous espérons pouvoir accélérer le rythme et former l’ensemble de nos agents en charge du traitement des dossiers, tout en augmentant le nombre de formulaires concernés avec un 2ème lot de dématérialisation d’environ 70 formulaires existants en cours d’élaboration.
A terme, notre objectif est que nos équipes puissent devenir totalement autonomes lors de la création de nouveaux formulaires. »

« L’automatisation et la centralisation du traitement à tous les niveaux de l’instruction d’un dossier nous permet déjà de générer des gains significatifs, tant en termes d’efficacité, que de productivité et de satisfaction usager. Toutefois, la mise en œuvre d’un outil aussi riche et modulaire qu’ Efalia E-gov nécessite de réorganiser l’activité des agents et, alors que de nombreuses évolutions sont attendues, va nous obliger à redoubler d’efforts pour accompagner ces importants changements. »

Toute la DRH travaille désormais à la mise en oeuvre de cette démarche. Nous avons commencé par la création d’une interface concernant la mise en place de coffre-fort numériques hébergés chez un tiers, ce qui permet d’adresser à chaque collaborateur son bulletin de salaire au sein de cet espace virtuel personnel et sécurisé. Alors que 2 000 bulletins transitent aujourd’hui par la GED d’EFALIA, nous prévoyons dans les prochains mois d’aller encore plus loin en dématérialisant l’ensemble du dossier personnel de chacun.

L’équipe nous a apporté une réelle expertise terrain et une vraie méthodologie pour mener à bien une consultation d’ampleur inédite en Wallonie.