Retraites populaires choisit Efalia pour la numérisation des dossiers immobiliers

Présentation

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Fondée il y a plus de 110 ans, Retraites Populaires est une institution de droit public dont la mission est de faciliter l’accès à la prévoyance pour tous. Active dans l’assurance vie, la prévoyance professionnelle, l’immobilier, les prêts et la gestion de caisses de pension, Retraites Populaires met au service des personnes, des entreprises et des institutions une plateforme de compétences et tout son savoir-faire.

Le projet

Retraites Populaires a commencé il y a plus d’une dizaine d’années à digitaliser les dossiers papiers ainsi que le courrier entrant, que ce soit dans les domaines du 2e pilier, 3e pilier et celui des prêts hypothécaires. Il reste à présent les dossiers de l’immobilier à reprendre et à intégrer dans la GED de Retraites Populaires.

La numérisation concerne un total de 15 équipes différentes (locataires, immeubles, décomptes), avec diverse structure de classement et archivage des documents.

Prise en charge des dossiers :

reprendre les documents dans les armoires directement.

Désossage (préparation) :

enlever les agrafes, traiter les cas particuliers.

Numérisation :

scan en masse des documents, 120 pages par minute.

Contrôle :

contrôle visuel par l’opérateur de scan, correction des problèmes.

Mise en carton :

archivage temporaire des documents pour 1 année environ.

Validation :

flux de validation par les responsables aux RP, contrôle qualité journalier.

Export :

sur mesure selon demande RP, flux automatisé pour export des documents validés.

Déroulement du projet

Un POC (Proof Of Concept) a été réalisé sur une semaine en Octobre 2022 pour la numérisation de 270 fichiers PDF (divers dossiers locataires et immeubles de 3 à 10 sections). Ceci a permis de mettre en place l’atelier dans les locaux des RP et valider le fonctionnement ainsi que la vitesse de numérisation des documents.

 

 

Le projet a démarré le 21 Novembre 2022 et s’est terminé le 10 Mai 2023. Quelques métriques représentant 5 mois de numérisation par notre solution :

Environ 200m linéaires d’espace libéré.

250 cartons d’archivage remplis.

50'000 documents PDF.

Plus d'1.5 million de pages numérisées.

15 archives de divers équipes dématérialisées.

Pour chaque jour de numérisation les documents traités sont arrivés en consultation du responsable d’équipe avec une validation du lot de scan suivi d’un export automatique.

Pour chaque team de numérisation un fichier de contrôle a été généré pour suivi de tout ce qui a été récupéré et traitement/recherche des dossiers manquants.

Conclusion

Nous avons mis en place chez notre client un atelier de numérisation à haut débit pour numériser l’intégralité des documents fournis. Ce projet a été réalisé dans les délais demandés avec un contrôle important de traçabilité et qualité des données.