Solution de GEC
gestion électronique du courrier

Solution digitale efficace pour simplifier la gestion de votre courrier entrant et sortant.

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Courrier papier

Mail, Fax, Formulaire

Guichet d'accueil

Efalia GEC, une solution multicanal

Papier, email, formulaire, ...

Efalia GEC permet de gérer tous les courriers, quels que soient leur format ou leur source. Vous bénéficiez également d’un module portail pour dématérialiser vos relations avec les usagers et offrir une communication rapide et efficace.

Efalia GEC traite les documents numérisés au format PDF et crée des fiches pour chaque courrier, lesquelles sont associées au document principal ainsi qu’aux annexes éventuelles.

Le module portail permet aux usagers de solliciter la collectivité en quelques clics seulement grâce à des formulaires en ligne personnalisables.

En plus des formulaires en ligne, Efalia GEC propose également une solution d’intégration des fax entrants. Enfin, le module portail permet aux agents de créer des entrants de type “appel téléphonique” ou “sollicitation au guichet”, et de les rattacher directement à la fiche de l’usager concerné. Cette solution répond à tous les besoins fonctionnels et simplifie la gestion des demandes citoyennes, offrant ainsi une expérience utilisateur optimale.

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Efalia GEC, solution de suivi des entrants pour une gestion rapide et efficace de vos courriers

Distribuer, collaborer, en toute simplicité

Efalia GEC est un logiciel de suivi des entrants qui permet d’améliorer la gestion des courriers de votre organisation.

– Vous disposez de fonctionnalités de qualification et d’annotation des courriers.

– Vous pouvez enregistrer tous les éléments importants pour le traitement des courriers sur une fiche dédiée.

– Vous pouvez annoter le document PDF pour guider sa prise en charge par vos services.

Vous pouvez attribuer chaque courrier à un service propriétaire. Ce service a alors la responsabilité de le traiter. Il peut transférer cette responsabilité à un autre service si nécessaire. La diffusion de vos courriers est donc simplifiée.

Avec Efalia GEC, vous gagnez en efficacité et en traçabilité pour la gestion de vos courriers. Découvrez-le dès maintenant pour une gestion optimale de vos entrants !

Découvrez notre solution de suivi des entrants pour une gestion rapide et efficace de vos courriers grâce à des bannettes personnalisées et des filtres. Visualisez le nombre de nouveaux courriers depuis la page d’accueil, directement dans vos banettes. Personnalisez l’affichage des colonnes et des triages. L’historique des tâches est facilement accessible sur la fiche du courrier pour une meilleure traçabilité. Profitez également de notre interface mobile pour accéder à vos courriers depuis n’importe quel terminal sans installation.

Efalia GEC simplifie la gestion de vos courriers sortants

Créer, valider, signer et envoyer vos courriers dans les temps

Nos modèles de documents facilitent la gestion de vos projets de courrier. Nous proposons un workflow de validation personnalisable. Nous offrons également des options de signature électronique. Notre solution permet d’envoyer des courriers par mail ou via notre portail sécurisé. De plus, vous pouvez suivre la traçabilité de vos envois.

Profitez de notre interface responsive pour faciliter l’accès à vos projets de courrier en mobilité et gagnez en productivité !

Notre solution de gestion des courriers offre des fonctionnalités de recherche avancées pour trouver rapidement des courriers entrants ou sortants, filtrées en fonction des droits de l’utilisateur.

La recherche plein texte permet de trouver des contenus textuels dans les courriers, qui peuvent être croisés avec des critères généraux tels que le type, le statut et les dates de création.

Les données peuvent être exportées au format Excel avec des informations personnalisées et exploitées pour réaliser des statistiques ou pour alimenter un outil de BI/infocentre. Nos exports sont mis à jour quotidiennement pour une analyse en temps réel.

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Efalia GEC, renforcez votre relation usager

Module portail de GRU/GRC

Avec la fiche usager, enregistrez les informations et les courriers échangés avec un tiers, ainsi que ses relations avec d’autres interlocuteurs. Vous pouvez définir une typologie des tiers avec des profils complémentaires pour chaque type de tiers. Lors de la création d’un nouveau tiers, une recherche d’homonymes est effectuée pour éviter les doublons.

Le module Portail permet de communiquer facilement et de manière tracée avec l’usager titulaire d’un compte. Les usagers peuvent:
– gérer leurs informations personnelles
– déposer une demande
– suivre son avancement
– compléter une demande déposée si nécessaire
– prendre connaissance de la suite donnée à leur demande
– prendre un rendez-vous
– payer une facture
– créer d’autres usagers
– réaliser des démarches pour leur compte.

Les agents peuvent prendre connaissance des demandes soumises depuis le portail par les usagers et communiquer une réponse ou une décision. Les notifications par mail sont envoyées aux usagers pour toutes les modifications apportées à leur compte.

Le module Portail est un socle pour une offre de téléservices. La collectivité peut gérer son offre de téléservices en créant, modifiant et publiant des formulaires en ligne. Les administrateurs formés peuvent créer des formulaires en ligne et définir les conditions de leur publication. Le module de création de formulaires permet de proposer des formulaires s’appuyant sur différents types de champ et de gérer des enchaînements conditionnels entre différentes étapes d’un formulaire.

Découvrez les fonctionnalités

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Gestion du courrier entrant

Quelque soit le canal d'arrivée, le courrier est enregistré, distribué, traité

Gestion du courrier sortant

Répondez dans les temps, et assurez une traçabilité de bout en bout. Signez électroniquement les courriers sortants grâce au parapheur.

Gestion de l'organigramme

Grâce à l'organigramme, vous pouvez gérer les droits et les circuits de validation de manière efficace. Les habilitations des agents sont définies en fonction de leur métier, service et fonctions

Gestion des délégations

Efalia GEC gère la notion de délégation, offrant ainsi une solution pratique pour les situations où un agent doit déléguer ses droits à un tiers.

Portail usager

Dématérialisez à la source à l'aide de formulaires et plus de 100 téléservices prêts à l'emploi

Pilotage et suivi

Grâce aux différents tableaux de bord, suivez en temps réel l'activité sur les différents courriers.

Pourquoi choisir Efalia GEC ?

Une solution complète et modulaire pour traiter le courrier entrant et sortant, en mode multicanal, pour une relation usager efficace

Avec Efalia GEC vous réunissez autour d’une même plateforme, l’IT et le métier, afin de répondre rapidement aux différents enjeux de votre organisation. Cette solution aide les organisations publiques à être plus performante et satisfait les besoins métier plus rapidement.

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Orientée utilisateur

Efalia GEC est une solution simple d'utilisation et adaptée aux organisations publiques.

No-Code / Low-Code

Efalia GEC est une solution qui ne nécessite aucun développement. Son paramétrage simple permet de répondre rapidement aux différentes exigences de nos clients

Sécurisée

Nos solutions sont déployées à partir de technologies modernes et éprouvées.

La sécurité applicative est assurée par des tests réguliers de non-régression et non intrusion, complétée côté utilisateurs par une gestion fine des droits d’accès.

Notre infrastructure cloud, labellisée “SecNum”, garantit nos pratiques en matière de management de la sécurité de l’’information.

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Ouverte

Avec Efalia GEC, vous gardez les mains libres. Libres d’acquérir d’autres modules de la suite, d’imbriquer plusieurs applications, de l’intégrer à un SI existant. Nos solutions de dématérialisation sont ouvertes sur l’ensemble de l’écosystème logiciel et partagent une même philosophie : “API first”.

Performante

Efalia GEC s’inscrit dans les mêmes standards de performance, sans limites de volumes ou de capacité, que les autres modules de la suite. Vous souhaitez doubler le nombre d’utilisateurs ? Nos outils sont conçus pour supporter ces montées en charge, sans dégrader l’expérience utilisateur.

L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion du courrier et plus généralement dans la dématérialisation de la relation usager, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, le paramétrage, la formation et l’intégration parfaite de notre solution dans vos pratiques.

Formation

Efalia propose un ensemble de formations concernant aussi bien l'utilisation, l’administration de notre solution de GEC, mais aussi l’intégration d’Efalia GEC avec vos applications métier … Nos formations se déroulent en intra, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.

Accompagnement

Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos processus, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.

TMA

Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.

Hébergement

Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.