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CommerceDéfinition
Un logiciel de GED est une solution de gestion documentaire ou un ensemble de logiciels qui permet à une organisation de stocker, de gérer et de partager ses documents électroniques de manière organisée et sécurisée. La GED peut être utilisée pour gérer tous types de documents, qu’ils soient papier ou numériques, tels que des contrats, des factures, des relevés bancaires, des dossiers de personnel, etc.
Elle peut être utilisée dans diverses organisations, telles que les entreprises, les administrations publiques, les écoles et les hôpitaux.
Les fonctionnalités proposées par une GED
Une solution de GED propose différentes fonctionnalités :
Stockage et gestion de documents :
- Stocker et de gérer les documents numérisés de l’organisation de manière structurée et sécurisée. Elle peut inclure des fonctionnalités de recherche, de gestion des versions et de gestion des droits d’accès.
Partage de documents :
- Partager les documents avec d’autres utilisateurs de l’organisation, soit en les téléchargeant directement sur l’application, soit en envoyant des liens de téléchargement par courrier électronique. Elle peut inclure des fonctionnalités de gestion des droits d’accès et de modification des documents.
Workflow de validation et de signature :
- La GED peut inclure des fonctionnalités de gestion des workflows de validation et de signature des documents, permettant de définir les utilisateurs responsables de chaque étape du processus et de suivre l’avancement du workflow.
Conversion de documents :
- Une solution de gestion documentaire peut inclure des fonctionnalités de conversion de documents, permettant de convertir des documents au format PDF ou d’autres formats standardisés.
Gestion de l’archivage :
- Une solution de gestion électronique des documents peut inclure aussi des fonctionnalités de gestion de l’archivage des documents, permettant de définir les règles de conservation et de suppression des documents selon le type de documents et leur utilisation.
Sécurité et confidentialité :
- La GED peut inclure des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité, telles que l’authentification et l’autorisation des utilisateurs, la gestion des droits d’accès et la sauvegarde des données.
Intégration avec d’autres applications :
- La GED peut être intégrée à d’autres applications du système d’information de l’organisation, comme les systèmes de gestion de relation client (CRM) ou les systèmes de gestion de la chaîne logistique (SCM).
Les bénéfices de la Gestion Electronique de Documents pour votre organisation
Les solutions de GED offrent de nombreux avantages pour les entreprises et les organisations, tels que :
Gain de temps et d'efficacité
Permet de stocker et de gérer tous les documents de l'organisation de manière centralisée et structurée, ce qui facilite leur recherche et leur consultation, grâce à un plan de classement. Elle permet également de gérer les workflows de validation et de signature de manière automatisée, ce qui peut réduire les délais de traitement des documents.
Intégration avec d'autres applications
Peut être intégrée à d'autres applications du système d'information de l'organisation, comme les systèmes de gestion de relation client (CRM) ou les systèmes de gestion de la chaîne logistique (SCM). Cela permet de partager facilement les documents avec d'autres utilisateurs et de les utiliser dans le cadre de processus métier automatisés.
Amélioration de la collaboration
Permet de partager facilement les documents avec d'autres utilisateurs de l'organisation, ce qui facilite le travail collaboratif, la diffusion des documents et l'échange d'informations. Elle permet également de gérer les droits d'accès et de modification des documents de manière centralisée. Sécurisation des données : une GED permet de protéger les documents contre la perte, la modification ou la suppression non autorisées grâce à des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification et l'autorisation des utilisateurs, la gestion des droits d'accès et la sauvegarde des données.
Il existe de nombreuses solutions de GED sur le marché, adaptées à différents types et tailles d’organisations. Il est important de choisir une solution qui répond aux besoins et aux objectifs de votre organisation.
