Qu’est ce qu’une contrathèque ?

Pourquoi gérer les contrats dans une contrathèque ?

La gestion des contrats est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Les contrats sont des documents juridiques qui définissent les obligations et les responsabilités de chaque partie impliquée dans une transaction commerciale. En tant que tels, ils peuvent être complexes et difficiles à gérer, surtout lorsque vous avez plusieurs contrats en cours avec différents fournisseurs, clients ou partenaires. Une gestion inefficace des contrats peut entraîner des pertes financières, des risques juridiques, des retards dans les projets et une mauvaise communication avec les parties prenantes. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place une stratégie de contract management efficace au travers une contrathèque.

Un référentiel sécurisé unique pour l’ensemble des contrats 

Dans bien des cas, les contrats signés sont numérisés et stockés dans un répertoire partagé au format PDF, et un fichier Excel, mis à jour avec difficulté, afin d’assurer le suivi du contrat dématérialisé. Cet exercice trouve vite ses limites dès que le nombre de contrats devient important et que le partage d’information est essentiel. Les documents juridiques ne sont pas réservés exclusivement au service juridique. 

Une contrathèque devient vite indispensable pour donner un accès à l’information et donner de l’autonomie à chaque collaborateur dont la fonction nécessite un accès à certains contrats. 

Ainsi, chaque contrat et quel que soit sa nature (fournisseur, client, partenaire, …) est centralisé dans un référentiel unique ce qui permet d’en faciliter la recherche. En effet chaque contrat est enregistré à l’aide de méta-données afin de caractériser le contrat comme : nom du fournisseur, type de contrat, échéance, avenants, … 

Un accès facilité à l’information sur l’ensemble des contrats 

Une contrathèque ne stocke donc pas uniquement le contrat numérisé mais un ensemble d’information qui permettra d’en faciliter

 la recherche à partir de différents critères. A l’aide de filtres il sera très facile de lister les contrats d’un fournisseur, ou bien les contrats de telle catégorie (contrat de maintenance, téléphonie, baux, …), les contrats qui arrivent à échéance dans 3 mois, … 

Accéder à un contrat et prendre connaissance de certaines clauses est une opération qui devient simple et rapide pour toute personnes habilitées à accéder à la bibliothèque. Ce type de solution est généralement disponible en mode SAAS. 

Réduire les coûts de suivi des contrats et gagner du temps 

Suivre et gérer les contrats depuis un tableau Excel est une activité chronophage et à risque dès que le nombre de contrats est important. Il devient très difficile de suivre les échéances, les engagements contractuels et par conséquent toute la gestion du cycle de vie du contrat. 

Une contrathèque apporte des automatismes qui facilitent la gestion au quotidien des contrats. 

Un grand nombre d’automatismes permet de simplifier la gestion des différents types de contrats. La centralisation des contrats au sein d’une contrathèque unique, sécurisée mais partagée, facilite la gestion administrative des différents contrats et ce aussi bien pour les phases de négociation, de renouvellement ou bien de résiliation ou d’archivage. 

Une contrathèque est un logiciel d’entreprise pour répondre aux exigences de votre métier, d’assurer l’intégrité de vos contrats et donc a vie de vos contrats. 

Pourquoi digitaliser une contrathèque ? 

Dématérialisation des contrats 

La digitalisation du processus de gestion des contrats à l’aide d’une contrathèque est une des clés pour vous permettre de réduire 

les risques opérationnels, de donner de l’autonomie aux équipes en charge de gérer les contrats, de piloter vos contrats. 

Une contrathèque est un espace sécurisé d’enregistrement des contrats mais aussi un espace qui permet de gérer facilement intégralité du cycle de vie d’un contrat grâce à des fonctionnalités d’aide à la création des contrats, de validation des contrats (workflow), de signature électronique, de rappels automatiques sur les échéances, de suivi des engagements contractuels. 

Depuis une interface unique il devient très facile de retrouver un contrat, une clause et ce par un moteur de recherche ou bien une classification par filtre par rapport à votre métier. 

Une contrathèque vous apporte les fonctions suivantes : 

• Enregistrement de contrats et gestion des avenants
• Pré-saisie automatique des informations contractuelles à partir de métadonnées
• Recherche d’information multicritères
•  Filtre de recherche
• Droits d’accès sur les contrats
• Suivi de l’exécution du processus contractuel
• Relances
• Pilotage et reporting