Que veut dire GED ? Définition, avantages et fonctionnalités

GED définition

La GED est une méthode de gestion de l’information. Elle permet de numériser, stocker et gérer des documents électroniquement.

Elle offre également la possibilité de retrouver facilement ces documents.

Cela permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts de stockage, de sécuriser les documents et d’optimiser les processus métier.

C’est une solution informatique qui permet de numériser, classer et stocker des documents électroniques de toutes sortes, qu’il s’agisse de documents scannés, de fichiers PDF, de fichiers Word, de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, de courriels ou de fichiers multimédias. Ces documents peuvent être stockés dans des systèmes de stockage en réseau, des bases de données ou des solutions cloud.

La gestion des documents dans un système de GED est rendu possible grâce aux métadonnées. Ces métadonnées sont des informations supplémentaires qui décrivent le document. Elles comprennent des éléments tels que le nom du fichier, la date de création, l’auteur, les mots-clés et les numéros de référence. Les métadonnées facilitent la recherche de documents. Ainsi, à l’aide de ces méta-données, on peut effectuer une recherche par mot-clé, une recherche avancée. Ce type de recherche vient en complément d’une recherche plein texte (full text) sur l’ensemble du document.

GED avantages

La gestion électronique de documents est devenue une pratique courante dans les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Elle offre des avantages significatifs en termes d’efficacité, de productivité et de rentabilité.

Voici les principaux avantages d’un tel système :

• La GED aide à réduire les dépenses liées au stockage et à la gestion des documents. Ces derniers sont alors stockés sous forme numérique. Fini les coûts liés aux espaces de stockage physiques et à la gestion manuelle des documents papier. Elle permet également de réduire les coûts de traitement et de distribution des documents.
• Elle facilite l’accès aux documents. Cela augmente la productivité des employés. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes. Rechercher, modifier et partager des documents est plus facile et plus rapide. Cela permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité.
• La GED offre une sécurité accrue pour les documents sensibles et confidentiels. Les documents sont stockés dans un environnement sécurisé. Des contrôles d’accès stricts sont mis en place.
  Des sauvegardes régulières sont effectuées pour protéger contre la perte ou la destruction des données. Les niveaux d’accès peuvent être définis pour chaque utilisateur, ce qui permet de contrôler l’accès aux documents sensibles.
• Elle favorise la coopération entre les employés, les équipes et les directions. Elle permet un accès simple et rapide aux documents partagés. Les documents peuvent être consultés, modifiés et parfois commentés par plusieurs personnes simultanément, ce qui permet une collaboration plus efficace et une prise de décision plus rapide.
• Amélioration de la satisfaction des clients. Elle permet de fournir des services plus rapides et plus efficaces aux clients, en permettant un accès rapide aux documents pertinents. Les documents peuvent être consultés et modifiés en temps réel, ce qui permet de résoudre les problèmes des clients plus rapidement et de manière plus satisfaisante.

Une solution de gestion documentaire offre donc de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité. Elle permet de réduire les coûts de stockage et de gestion des documents, d’améliorer la productivité, d’offrir une sécurité accrue pour les documents sensibles, de faciliter la collaboration et d’améliorer la satisfaction des clients. Si vous cherchez à améliorer la gestion de vos documents, la GED est certainement une solution à envisager.

GED fonctionnalités

La gestion électronique de documents est un système riche qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles pour gérer les documents numériques d’une entreprise. Voici un aperçu des principales fonctionnalités offertes par les solutions de GED :

Conclusion

En somme, les fonctionnalités offertes par les solutions de GED sont nombreuses et variées. Les solutions de gestion de documents numériques améliorent la collaboration entre les équipes.

Elles permettent également de réduire les coûts de stockage et de gestion.

Elles offrent une gestion efficace des documents numériques d’une entreprise.