GED - ECM

Nouvelle version de MultiGest

Publié le

Le marché de la dématérialisation et de la gestion électronique documentaire est en plein essor

 

Il doit, aujourd’hui, répondre aux enjeux stratégiques des collectivités et entreprises

  • L’accessibilité et la simplicité d’accès à l’information et aux documents
  • L’ouverture et la connectivité des systèmes
  • L’automatisation et sécurisation des processus métiers
  • Le respect de la réglementation et la traçabilité

 

C’est dans cette optique que les équipes EFALIA ont mis leur savoir-faire en application afin de vous présenter aujourd’hui la nouvelle version MultiGest 9.5.

Toujours fidèle à ce qui a fait la force de MultiGest, cette nouvelle mouture 9.5 vous offre une expérience d’utilisation toujours aussi simple et efficace, tout en apportant une réponse aux enjeux stratégiques documentaires d’aujourd’hui et de demain.

Parmi les nouveautés principales de la nouvelle version 9.5 de Multigest, on trouve :

 

Type de documents sur armoires en mode fichier

Il est désormais possible de définir des types de documents distincts au sein d’une armoire en mode fichier. L’avantage de ce système est de pouvoir associer à chaque type de document une fiche de métadonnées différente et adaptée à la catégorie de document à gérer.

Vue côté administrateur

Capture d'écran

Vue côté utilisateur

Capture d'écran

Evolution du module Workflow

Il est désormais possible de paramétrer et d’utiliser des workflows dans une armoire en mode fichier.

De plus, le module workflow dispose de deux nouvelles fonctionnalités de mise en pause et de duplication de processus, permettant de gérer le versionning de vos processus. Ces 2 fonctionnalités utilisées conjointement vous permettent de faire évoluer un processus existant (via la duplication de celui-ci) tout en permettant de terminer le traitement des documents encore en cours dans le processus (par la mise en pause de celui-ci)

Mise en pause d’un processus (ne traite plus les nouveaux documents)

Capture d'écran.

Duplication de processus

Lors de la duplication d’un processus, le nouveau processus « copie » est créé dans un statut « désactivé ». A charge à l’administrateur de l‘activer

Capture d'écran.

Connecteur ODBC (tout type d’armoire)

MultiGest dispose d’une nouvelle fonction de connexion ODBC permettant :

  • D’alimenter les champs dictionnaires MultiGest par une source ODBC
  • D’alimenter des champs liés MultiGest à partir de la sélection d’une valeur dans un champ dictionnaire maitre

Vue côté administrateur

Capture d'écran

Vue côté utilisateur

Capture d'écran

Le connecteur ODBC est également utilisé afin de permettre d’indexer des champs d’index en liaison avec un champ d’index dictionnaire principal (maitre). Par exemple, la sélection d’une ville dans un champ dictionnaire pourra remplir automatiquement les champs code postal, département et région. L’avantage de ce nouveau connecteur ODBC est de garantir la cohérence et l’homogénéité des données entre MultiGest et les autres logiciels de votre SI.

Capture d'écran.

Tri des dossiers et documents par niveau

Le tri des documents traite indifféremment les dossiers et les documents d’une armoire. Pour gagner en souplesse d’utilisation, l’utilisateur peut désormais trier les dossiers et les fichiers directement depuis l’arborescence de l’armoire (Au niveau du paramétrage de l’armoire, les fonctionnalités de tri restent inchangées)

capture d'écran d'une recherche de document.

Code barre de classement multi-armoire

Cette fonctionnalité permet d’interpréter les codes à barres sur une configuration  de type « multi armoires » contenant des armoires liées afin de classer de façon automatique les documents dans l’armoire concernée.

Cette fonctionnalité est déclenchée dans les contextes suivants :

  • Numérisation directe dans le dossier
  • Glisser / déposer depuis la bannette dans le dossier
  • En fin d’indexation depuis la bannette
Capture d'écran.

Signature numérique NF-Z-42-013

La norme NF-Z-42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.

Afin de répondre aux exigences de cette norme, la nouvelle version 9.5 MultiGest utilise un certificat serveur afin de signer numériquement les documents gérés.

La signature est visible dans le pop-up des propriétés du document (onglet « Intégrité »)

capture d'écran.

Portail de publication

Ce portail en libre accès a été conçu pour répondre au besoin toujours plus croissant pour les organismes de mettre à disposition leurs documents aux personnes externes (usagers ou partenaires).

Il permet d’effectuer des recherches et d’accéder aux documents souhaités.

Capture d'écran du portail de publication.
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