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Présentation
Metawaste, expert de la gestion des déchets et créateur de solutions digitales pour les grandes entreprises du recyclage. Elle donne une nouvelle impulsion au marché de la gestion de déchets, tant pour les entreprises désireuses d’améliorer leur bilan écologique que les entreprises chargées de la collecte et de la transformation des déchets.
Le projet
Metawaste gère de nombreuses factures de partenaires et de clients par mois depuis 2017. Afin de digitaliser son processus d’archivage, et son processus de factures, Metawaste choisit la suite Efalia.
Pour débuter le projet d’archivage, Efalia a mis en place sa solution Efalia Suite qui se compose d’une GED Efalia Doc et d’un module de Efalia Capture modélisable selon le besoin. Ces 2 modules sont capables de gérer les flux d’archivage spécifiques au client.
Les flux d’archivage demandés par le client étaient variés selon les années, avec un plan de classement défini par le client. Lors de la numérisation, le client choisi les métadonnées document pour un classement par année, fournisseurs, clients… La modélisation des flux est rapide et graphique, ainsi que l’utilisation de l’application est facile. Le module Capture permet de mettre en œuvre rapidement, sans développement et facilement des applications métier orientées processus.
Efalia Doc, permet de stocker toutes les factures de Metawaste depuis 2017, avec le classement défini. L’application peut rechercher en plein texte tous les documents en quelques secondes.
Les processus du projet
Le processus de l’archivage chez metawaste consiste à
Classer
automatiquement tout ce qui était déjà numérisé dans la GED avec le nouveau plan de classement. (1 clic de démarrage du flux, tout le reste est automatique)
Numériser et classer
la suite des documents présent dans les bureaux. (Choisir les métadonnées et ajout d’un seul type de séparateur (mois), scanner)
Numériser et classer
les factures pour l’année en cours (2023), qui prends en compte automatiquement le mois en cours (choisir les métadonnées et scanner)
Tout le processus est totalement automatisé, digitalisé. Plus de papier ! Les utilisateurs ont des habilitations spécifiques dans Efalia Doc et Efalia Capture. Ils peuvent effectuer des actions simplement depuis les applications. Les applications sont accessibles directement depuis les navigateurs. En plus, Efalia Capture est installée sur la multifonction du client pour permettre de scanner et classer rapidement les documents.
L’étude et la modélisation des processus ainsi que la mise en place étaient fait en quelques semaines. L’amélioration des flux et le suivi du projet sont sur la durée.
