OSCO DIOT choisit Efalia pour la Gestion électronique des documents.

« Si notre objectif était de trouver le bon outil, capable de s’intégrer avec notre système d’information hébergé et géré sur notre site de Mérignac, le professionnalisme et la bonne connaissance de nos spécificités métier par les équipes d’EFALIA ont fait la différence. Nous sommes donc très satisfaits de notre collaboration avec EFALIA»

Marine Laurent, Chef de projet Informatique et Digital,  OCSO DIOT

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Un projet sur 6 mois

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Déploiement de la GED sur 5 services

people

19 000 assurés

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3000 documents dématérialisés & traités /sem

Osco Diot: Présentation

OCSO, courtier en assurances, a rejoint DIOT Groupe BURRUS, l’un des derniers grands courtiers indépendants en France, il y a une dizaine d’années. Fortement attaché à des valeurs d’indépendance et de liberté vis-à-vis des assureurs, DIOT est aujourd’hui un groupe structuré et doté d’une offre en assurances (conseil, expertise et assistance) capable d’adresser un portefeuille de clients diversifié (entreprises et particuliers), ainsi que de nombreuses spécificités (y compris territoriales).

Contexte du projet de dématérialisation des documents

Une période d’important ‘turn-over’ a révélé une problématique de classement des documents et dossiers clients et donc, de traçabilité, d’efficacité et de performance. OCSO DIOT étant de plus, en délégation de gestion complète pour 85% de ses activités et de son portefeuille assurances, il en découle un volume très important de documents à traiter.

Ainsi, souhaitant préserver ses équipes en place, et soucieux de maintenir sa capacité à accompagner ses clients au plus près de leurs besoins, l’entreprise décide alors de s’engager début 2018 dans un projet de transformation digitale, afin de se doter des outils nécessaires à la mise en œuvre de nouvelles performances et d’un meilleur service clients.

Solution :  la GED MultiGest pour accompagner les équipes de gestion

Fin 2018, suite à un appel d’offres auprès de partenaires éditeurs capables de l’accompagner au plus près des évolutions fonctionnelles et réglementaires de son métier d’assureur, OCSO DIOT retient la solution MultiGest d’EFALIA.

Un groupe de travail est alors créé en interne, en collaboration avec les équipes d’EFALIA, afin de définir un plan de classement global recouvrant l’ensemble des processus métier de l’entreprise. En parallèle et dès le mois de mars 2019, OCSO DIOT décide de créer un véritable service de GED, avec une salle dédiée et une équipe d’opératrices de numérisation et d’indexation étoffée.

Puis, en juillet 2019, l’ensemble du dispositif et des processus redéfinis est présenté aux utilisateurs finaux (soit 5 services et une trentaine de collaborateurs), avant le lancement d’un plan de formation des équipes en interne.

Retours d’expérience et bénéfices

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Aujourd’hui, c’est plus de 3 000 documents numérisés par semaine qui sont gérés dans MultiGest.
OCSO DIOT a par conséquent gagné en temps de traitement, en performance, en traçabilité et surtout, en satisfaction clients. La solution permet de poursuivre les activités même à distance, par l’intermédiaire des bannettes de rangement virtuelles auxquelles les gestionnaires ont accès, afin d’y classer chaque soir les dossiers clients une fois traités.

En terme d’intégration, des connecteurs ont été développés pour permettre de relier le site clients d’ OCSO DIOT à sa nouvelle solution de GED. Pour l’heure, seul l’espace employeur est concerné, alors que le déploiement devrait, par la suite, être étendu à chaque assuré santé (sur un périmètre de documents élargi), soit 32 000 personnes protégées pour 19 000 assurés.

Enfin, d’autres évolutions devraient suivre, comme l’ouverture d’une armoire de classement interne qui permettra à chaque salarié d’accéder à ses propres documents (comme les fiches de paie) ou encore la mise en place de workflows de dématérialisation des processus, jusqu’au poste de travail.