Gestion des dossiers

POURQUOI PASSER A LA GESTION DES DOCUMENTS EN MODE DOSSIER ?

Les données documentaires d’une entreprise, d’une administration publique, d’une association sont souvent fragmentées ou éparpillées : entre les différentes directions, entre différents segments de l’organisation, voire tout simplement entre plusieurs lieux physiques de stockage. Cet état de fait ne rend pas la tâche facile lorsqu’il est indispensable de retrouver les informations ou les données concernant une personne, un client, ou un administré. Particulièrement avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) qui vous oblige à rendre accessibles les données que vous collectées sur vos clients, adhérents, ou administrés.

Passer à la gestion documentaire en mode dossiers, vous permet :

RESPECTER

Plus facilement la réglementation en vigueur, en rendant accessible facilement au sein d’un dossier les données que vous collectez sur vos prestataires, clients, administrés.

GAGNER DU TEMPS

En entrant le nom d’un client ou d’un adhérent, vous avez accès à l’intégralité de l’historique des données qui y sont liées.

GARDER

Le contrôle sur les données que vous rendez disponibles.

ÉCONOMISER

Les moyens lié aux tâches de classement de l’information.

Trouver la bonne information au bon moment avec le bon outil de dématérialisation de document

Dans le cadre d’activités où l’on cherche à rassembler un ensemble d’informations documentaires correspondant à une personne, un client, un partenaire ou un administré, les solutions de Business Process Management (BPM) et de dématérialisation que nous proposons offre un gros avantage : la gestion des données en mode dossier.
Cette méthode de classification électronique de documents vous permet en effet de retrouver n’importe quel document rapidement, grâce à une arborescence en constellation, qui relie les données liées à une entrée (client, administré, etc) quel que soit leur emplacement sur les serveurs. L’information est classée au niveau du dossier, puis est attribuée à chaque document qui compose ce dossier.
Prenons un exemple : un dossier se rapportant à une commande et une vente est composé d’un bon de commande, d’un devis, d’une facture, d’un bon de réception, éventuellement d’un contrat et d’un avenant, sans oublier l’ensemble des courriers physiques et électroniques qui y sont liés. Des documents qui peuvent être éparpillés entre les différentes directions concernées (commerciale, juridique…)
Avec nos solutions de classement, tous ces documents seront numérisés, triés, et indexés, soit automatiquement par le système, ou grâce à notre module d’OCR (reconnaissance optique de caractères), soit manuellement par vos équipes par vidéocodage. Les données restent accessibles aux différentes directions qui ont la main sur un segment de la vente et de la livraison du produit ou service, mais l’ensemble des données sera rassemblé dans un dossier. Ce qui vous permettra de trouver facilement et rapidement la bonne donnée au bon moment. Les mises à jour sont opérées ensuite automatiquement à chaque ajout de nouvelles pièces.

Améliorer la gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines est probablement l’application où la gestion des informations en mode dossier est la plus pertinente. Les contrats de travail, les bulletins de paie, automatiquement générées par nos solutions d’éditique, sont rassemblés dans le même dossier, ce qui permet de pouvoir avoir sous les yeux en quelques instants l’ensemble des données liées à l’un de vos collaborateurs.
Notre solution vous permet en outre d’importer automatiquement les fichiers spools de paie, avec découpe pour chaque salarié et classement dans un dossier individuel. Notre solution s’intègrera dans vos logiciels métiers, et pourra en outre traiter les anciens bulletins de paie au format papier et les classer automatiquement grâce à nos modules de Lecture Automatique de Documents (LAD).
Avec la dématérialisation, votre archivage n’en sera que plus sécurisé, et centralisé.

Et la suite ?

Contactez-nous pour échanger sur nos solutions de dématérialisation et de Business Process Management : nous pourrons vous montrer les avantages de nos solutions et travailler ensemble sur les solutions de gestion documentaires les plus adaptées à votre organisme.