Notre expertise au service de votre métier

SECTEUR PUBLIC: POURQUOI LA GED EST INDISPENSABLE ?

Parce que les collectivités, les entreprises para-publiques et les services déconcentrés de l’État sont ceux qui ont à traiter les volumes de documents les plus importants, et qu’ils doivent faire preuve d’efficacité dans :

LA MISE A DISPOSITION

Des documents lorsque cela est nécessaires aux agents et aux employés habilités, en évitant de prendre des risques en termes de confidentialité des données.

LA GESTION DE VOLUMES

Particulièrement importants de documents papiers avec un enjeu d’accès à la donnée.

LE TRAITEMENT DE MASSES

De données gigantesques, qui doivent être recoupées avec les documents correspondants.

LA GESTION OPTIMALE

De leurs bases documentaires, et de leurs archives, qui ne peuvent pas se perdre.

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Diminuer le temps nécessaire à la recherche du bon document pour vos agents ou vos employés

Limiter les risques de pertes des documents que vous gérez

Faire gagner un temps précieux dans l’émission de documents à destination du public

La GED au plus près des besoins des collectivités

Depuis la décentralisation, les collectivités sont en première ligne pour gérer les besoins des citoyens. Les mairies face à leurs administrés, les départements face aux bénéficiaires des aides sociales, les régions face aux entreprises. Les collectivités doivent gérer à la fois des documents papiers, qui constituent encore souvent le média privilégié de correspondance et de validation des demandes de la part des administrés, les données qui y sont inscrites, et les processus enclenchés par ces documents.

Les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) développées par Efalia aident les collectivités à répondre au plus près à leurs obligations. Nos solutions viennent s’intégrer en douceur dans l’écosystème existant, dans vos logiciels métiers par exemple, et permettent à la fois de traiter la dématérialisation des documents, et les processus de validation de ces documents.

C’est par exemple le cas des demandes de logement social : celles-ci peuvent être lues automatiquement, puis reconnues et classées de façon automatique dans votre fichier de demandeurs, en fonction de leur éligibilité et du plafond à appliquer. Nos solutions d’éditique vous permettent en outre de générer de façon automatique ou semi-automatique des documents : en paramétrant un certain nombre de clauses, vous pouvez générer des documents et des courriers de façon automatique, selon votre interlocuteur et sa situation.

Cet exemple est également valable pour les factures, dont le volume peut être considérable à gérer pour une collectivité, ou pour tout autre type de documents que vous avez à traiter.

Quel contrôle pour la validation des documents ?

Les collectivités et les acteurs para-publics sont soumis à une surveillance accrue de la part des chambres régionales des comptes, et doivent rester particulièrement vigilantes à leurs dépenses. Celles-ci doivent suivre un processus de validation encadré, qui suit une chaîne hiérarchique précise.

Nos solutions de dématérialisation vous permettent de garder le contrôle : le système de Workflow que nous avons développé vous permet de retracer l’historique de validation de tel ou tel document, et de retrouver celui-ci dans la masse des documents traités en moins de dix minutes. La GED, c’est la garantie que vous pourrez contrôler au plus près le cheminement de tous vos documents sensibles.

Vous souhaitez passer l’étape de la dématérialisation ?

Rien de plus simple : contactez-nous, et nous vous répondrons dans les plus brefs délais pour vous proposer une démonstration dans vos locaux. Efalia a une longue expérience de travail avec des collectivités et des acteurs para-publics, à qui nous avons apporté un gain de temps et d’efficacité. Appelez-nous !

POURQUOI UNE ENTREPRISE NE PEUT PLUS FONCTIONNER SANS GESTION DES PROCESSUS ?

Parce que malgré la numérisation croissante des procédures et des documents, les directions des fonctions support croulent encore bien souvent sous le papier, et qu’il est encore difficile :

METTRE A DISPOSITION

Et partager ces documents lorsque c’est indispensable avec des personnes habilitées, tout en contrôlant ce qu’elles ont le droit de faire sur ces documents.

TROUVER

N’importe quel document (contrat, facture, avoir, bon de commande, avenant etc.) en moins de dix minutes.

SUPPRIMER

Des dossiers papiers, et de gagner une place et un temps précieux dans l’entreprise.

AUTOMATISER

La validation des procédures au sein d’une entreprise.

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps de gestion de vos documents

Avoir un outil de stockage sécurisé et probant de vos documents

Contrôler qui partage quoi

Automatiser les processus de décisions et la saisie

Nous avons des solutions de gestions des processus pour entreprises, ou Business Process Management (BPM), qui peuvent s’adapter à vos besoins.

Le BPM, l’outil indispensable pour les entreprises

La vie d’une entreprise est aujourd’hui orchestrée par le traitement des documents : acquisition, traitement classement, circulation, partage, archivage, destruction… Une entreprise vit en consommant, encore et encore, des documents. Alors qu’aujourd’hui vous n’imagineriez pas revenir à la machine à écrire et au rolodex, des centaines de documents papier peuplent toujours les armoires sécurisées, les archives, les bureaux de vos collaborateurs, et jusqu’aux parapheurs de vos dirigeants.

Il existe une solution simple pour diminuer la place du papier dans votre entreprise : nos solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Business Process Management remplacent, par exemple, les bons de commande à valider par une chaîne de direction. Mieux : nos solutions classent automatiquement le courrier entrant dans votre entreprise grâce à nos modules de Lecture Automatique de Documents.

Deux exemples, parmi bien d’autres, pour vous montrer que l’envahissement du papier n’est pas une fatalité. Notre solution Mutigest d’Efalia vous permet enfin de garantir la valeur fiscale et légale de l’information générée, grâce au respect de la norme NF Z 42-013. Cela signifie concrètement que vous pouvez dire au revoir à vos armoires d’archives, car nos serveurs sécurisés vous serviront de garantie légale à vos obligations d’archivage.

Comment contrôler l’accès aux documents sensibles

La gestion de l’accès aux documents est grandement facilitée, et les collaborateurs que vous aurez habilités pourront avoir accès à un panel de documents prédéfinis en un temps record. Plus besoin de mettre sous clé les documents sensibles, avec des doubles pour les personnes habilitées. Vous pouvez définir qui a le droit de faire quoi sur quels documents. Et cela s’étend même en dehors de l’entreprise à des tiers qui peuvent consulter les documents que vous souhaitez leur mettre à disposition.

Vous pouvez enfin gérer la durée légale de conservation automatiquement, tracer toutes les actions liées à un document (consultation, signature, modification, versions, etc.). Et, au cos où la chaîne d’actions liées à un document n’est pas respectée, notre solution Workflow vous en informe immédiatement. Cela signifie, pour vous, un contrôle total sur les procédures afférentes à la chaîne de validation de vos documents, et donc sur votre production, sur vos démarches qualités, etc.

Faire le choix de la GED, c’est faire le choix d’un investissement aux retours immédiats.

Prochaine étape dans l’optimisation de votre démarche documentaire ?

Appelez-nous afin d’établir un devis personnalisé selon les besoins de votre entreprise. Notre équipe répondra à toutes vos questions sur l’optimisation de votre démarche d’archivage, et verra avec vous comment déployer facilement et rapidement une solution GED dans votre entreprise.

PROFESSIONS LIBERALES, COMMENT GERER VOS DOCUMENTS ?

Parce que quand vous êtes libéral, aujourd’hui, vous devez être sur tous les fronts, vous devez compter sur un bon système de gestion de vos documents. Une solution de gestion de documents qui peut :

TROUVER

N’importe quel document (contrat, facture, avoir, avenant, etc.) en moins de 10 minutes.

LIBÉRER

Votre charge de travail de la tâche fastidieuse du classement papier.

AUTOMATISER

La saisie des factures (papier ou numérique) dans la comptabilité.

FACILITER

La gestion en archivant automatiquement les courriers reçus.

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps de traitement de votre courrier entrant et sortant

Avoir un outil de stockage sécurisé et probant

Sécuriser l’archivage de vos documents

La GED un allié de poids pour les professions libérales

Travailler en libéral implique aujourd’hui de pouvoir travailler efficacement sur son cœur de métier tout en gérant l’administration de son entreprise. Les besoins d’un architecte, ou d’un médecin en termes de gestion des documents sont moins important que pour une grande entreprise. Cela n’empêche pas qu’une gestion efficace des documents papiers peut signifier pour celui ou celle qui exerce en libéral un avantage de poids face à ses concurrents.

Une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) vous permet d’automatiser l’acquisition de vos documents électroniques ou au format papier. Vous pouvez ainsi paramétrer la lecture et l’archivage automatique de votre courrier, pour gagner du temps dans vos tâches administratives. L’acquisition et le classement de vos devis, factures, et bien sûr de vos fiches clients s’en trouvent d’autant facilité : il n’y a qu’à jumeler votre scanner et votre boîte mail à notre solution, et celle-ci classera automatiquement les documents entrants dans l’arborescence que vous aurez dessinée avec nos techniciens.

Cela signifie pour vous moins de stress au moment de déclarer vos revenus, ou lorsque que vous souhaitez disposer rapidement et en un coup d’œil de votre base de données clients.

Comment adapter une solution de GED pour une profession libérale ?

Les solutions GED proposées par Efalia s’adaptent aussi bien aux grands comptes, qu’aux PME, TPE, ou aux professions libérales. L’interface simple et intuitive de Multigest, notre solution de Gestion Électronique de Documents vous garantit une prise en main facile et accompagnée par nos techniciens.

Notre solution full web implique que vous n’avez ni à vous préoccuper de l’hébergement, ni des mises à jour : tout se passe en ligne. Vous n’avez qu’à vous connecter grâce à nos serveurs sécurisés pour accéder à vos documents. Vous pouvez même partager les droits d’accès avec vos partenaires, qui pourront eux aussi accéder aux documents dont ils ont besoin à distance

En outre, les normes juridiques qui régissent l’archivage de la comptabilité des entreprises ont évolué ces cinq dernières années. Notre solution MULTIGEST d’Efalia vous permet de garantir la valeur fiscale et légale de l’information générée, grâce au respect de la normes NF Z 42-013 (classement des documents et risques associés).

Enfin, acquérir une solution de dématérialisation des documents vous permettra de respecter plus facilement la nouvelle Règlementation Générale sur la Protection des Données (RGPD), qui stipule que vous devez rendre accessible vos données clients à ceux qui en font la demande. Rien de plus facile une fois que toutes vos archives et vos documents sont en ligne et facilement accessibles.

Vous souhaitez faciliter la gestion de vos documents ?

Prenez rendez-vous avec nous pour mettre en place un devis rapide, adapté aux besoins d’une profession libérale, et dimensionné pour elle. Nous-nous ferons un plaisir d’explorer avec vous les solutions à mettre en place pour la Gestion Électronique de Document à destination des professions libérales.

UNE ASSOCIATION DOIT-ELLE UTILISER UN LOGICIEL DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS ?

Les associations reposent de moins en moins sur le volontariat pour leur fonctionnement, et de plus en plus sur la professionnalisation des membres de leur bureau ou de leurs permanents. Un logiciel de gestion d’entreprise peut leur apporter des outils utiles pour alléger la charge de travail administratif et se concentrer sur leur cœur de métier. Un logiciel de gestion d’entreprise peut ainsi vous aider à :

TROUVER

N’importe quel document dont l’association peut avoir besoin (statuts, comptes rendus, chartes..) sans perdre de temps

METTRE A DISPOSITION

Les documents pour les membres du bureau concernés tout en contrôlant les révisions successives

ARCHIVER

De façon légale et automatique les documents relatifs à la comptabilité de l’association

METTRE A JOUR

De façon automatique les données relatives aux membres

AUTOMATISER

La saisie des fiches de membres papier

Pour optimiser le fonctionnement de votre association, la GED peut vous aider, et vous faire gagner du temps.

Notre solution d’éditique, une alliée précieuse pour les associations

Toutes les phases de la vie des 1,3 millions d’associations en France sont rythmées par des documents : du dépôt des statuts, à la convocation aux assemblées générales, en passant par les procès-verbaux… La vie associative implique la rédaction, l’archivage, et l’envoi aux adhérents de nombreux documents. Une nécessité qui s’explique par un statut encadré par la loi et scruté par les autorités, afin d’éviter les dérives.

Les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) et d’éditique, si elles sont très prisées par les entreprises, peuvent tout à fait épauler le bureau d’une association dans la gestion, l’envoi, l’archivage de ces documents nécessaire à son fonctionnement.

L’éditique permet d’éditer et d’envoyer automatiquement les comptes-rendus d’assemblées générales, et de tenir au courant les membres de l’association de la vie de celle-ci. L’éditique est également efficace pour archiver et gérer les documents comptables de façon automatique. Ce qui signifie, pour une association, un gain de temps considérable, en classant automatiquement factures, et bons de commande. Diriger une association implique en effet d’être multitâche, et de pouvoir porter plusieurs casquettes selon les besoins.

Enfin, avec notre outil de GED Multigest, vous pouvez archiver les documents comptables en attendant l’arrivée de la personne en charge de la comptabilité, sans risque de perdre les précieux documents entre temps.

La GED pour respecter la règlementation

Concrètement, une solution comme celle que propose Efalia vous permettra d’archiver rapidement tous les procès-verbaux relatifs aux assemblées générales annuelles, et de les partager rapidement et facilement avec les membres.

Plus important encore, un logiciel de GED vous permet d’optimiser la gestion du courrier : avec EPISTO, notre solution de gestion électronique et dématérialisée du courrier, fini les doutes sur les relances auprès des membres, ou les problèmes liés à une mauvaise gestion des votes par procuration. EPISTO modélise et simplifie le suivi des courrier grâce à un moteur de travail collaboratif, entièrement en ligne et accessible aussi bien aux membres du bureau qu’à ceux investis dans la vie de votre association.

Les associations sont enfin soumises, tout comme les entreprises, au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD). Cela implique deux changements majeurs pour les associations : vous devez désormais laisser la possibilité à vos membres d’avoir accès aux données les concernant, et tracer l’intégralité des documents qui servent au traitement de ces données.

La solution Multigest que nous proposons vous permet de classer efficacement l’intégralité de ces données, et de contrôler qui peut en avoir l’accès. Fini la panique lorsqu’on vous demandera de modifier telle ou telle donnée personnelle concernant un membre : celles-ci seront centralisées et faciles d’accès.

Vous souhaitez faciliter la vie de votre association ?

Appelez-nous, ou bien contactez-nous via notre formulaire pour faciliter dès demain la vie de vos membres. Nous-nous ferons un plaisir de vous présenter la meilleure solution adaptée à vos problématiques.