Notre expertise au service de votre métier

POURQUOI UN DAF DEVRAIT SYSTEMATIQUEMENT UTILISER UNE GED ?

Parce qu’aujourd’hui il est équipé d’outils métiers, de gestion comptable et financière et qu’il a malgré tout encore du mal à :

METTRE A DISPOSITION

Ces documents lorsque nécessaire, à des personnes habilitées, tout en contrôlant ce qu’elles ont le droit de faire sur ces documents.

AUTOMATISER

La plupart des processus de décision (validation de factures, achats, contrats clients et fournisseurs, etc.)

TROUVER

N’importe quel document (contrat, facture, avoir, avenant, etc.) en moins de 10 minutes.

SUPPRIMER

Des dossiers papiers, car il n’est jamais certain qu’il ait le droit de le faire.

AUTOMATISER

La saisie des factures (papier ou numérique) dans la comptabilité (analytique qui plus est).

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps de recherche

Avoir un outil de stockage sécurisé et probant

Contrôler le partage des infos

Automatiser les processus de décision et la saisie

La GED au cœur des processus d’une direction financière

Il y a peu d’actions dans la gestion d’une entreprise qui ne passent pas par un document. Or la plupart des outils métiers savent bien gérer de la donnée, mais ne sont en général pas conçus pour traiter les documents eux-mêmes.

C’est ce qui explique, que malgré un usage quasi systématique de solutions informatiques dans les directions administratives et financières des entreprises, il y ait encore de nombreuses armoires papiers, des classeurs et des parapheurs sur les bureaux des dirigeants.

Efalia propose donc des solutions de Gestion Electronique de Document (GED) qui s’intègrent bien entendu dans l’écosystème existant et permettent de traiter à la fois la dématérialisation, des documents et des processus.

C’est par exemple le cas dans le traitement des factures entrantes, qui sont, quel que soit leur origine (papier ou numérique) traitées par la GED, reconnues, lues, indexées et automatiquement saisies dans l’outil comptable, après un éventuel processus de validation, avec signature simple ou multiple, et si nécessaire vérification de service fait. Tous les cas de figures du plus simple au plus complexe peuvent être mis en place.

Bien entendu cela ne s’arrête pas au traitement des factures fournisseurs, mais se généralise à l’ensemble des processus comptables et financiers qui sont pour la plupart sous tendus par la circulation de documents.

Quid des précieux papiers ?

Les normes juridiques qui régissent l’archivage de la comptabilité des entreprises ont évolué ces cinq dernières années. La solution MULTIGEST d’Efalia vous permet de garantir la valeur fiscale et légale de l’information générée, grâce au respect de la norme NF Z 42-013 (classement des documents et risques associés).

La gestion de l’accès aux documents est grandement facilitée (plus besoin de les mettre sous clé, avec des doubles pour les personnes habilitées). Vous pouvez définir qui a le droit de faire quoi sur quels documents. Et cela s’étend même en dehors de l’entreprise à des tiers qui peuvent consulter les documents que vous souhaitez mettre à disposition à travers un portail.

Vous pouvez également gérer la durée légale de conservation automatiquement, tracer toutes les actions liées à un document (consultation, signature, modification, versions, etc.).

Bien entendu dans le contexte du RGPD, il est quasiment impossible avec des documents papiers, ou numériques mal rangés de respecter la loi, l’usage d’une GED s’impose naturellement.

Enfin, de façon très prosaïque, le gain de place dans les bureaux, justifie à lui seul l’usage d’une solution de GED, tout comme les gains de temps liés à la recherche de documents par toutes les personnes de l’entreprise.

La GED d’Efalia permet en effet de rapprocher des documents liés à un dossier, un tiers, un projet, en quelques clics, là où souvent il faut plusieurs minutes à un collaborateur pour retrouver un document.

Prochaine étape dans votre démarche d’homogénisation des processus documentaires ?

Appelez-nous, ou bien contactez-nous via notre formulaire, nous serons ravis de pouvoir vous accompagner dans la mise en place d’une solution qui traitera de nombreuses peines,

A très vite …

A-T-ON VRAIMENT BESOIN D’UNE GED QUAND ON EST COMMERCIAL ?

Le rôle d’une direction commerciale au sein d’une entreprise n’est pas de remplir de la paperasse, mais bien de suivre et d’anticiper les besoins des clients. Pour ces missions de terrain, un logiciel de GED ou de gestion de contenu d’entreprise peut s’avérer utile, parce qu’il permet de gagner du temps et de se concentrer sur l’essentiel : la vente. Ainsi, la GED vous permet de :

PARTAGER

Commenter, modifier, valider, confirmer un contrat ou une promesse de vente en temps réel avec vos équipes

ASSURER 

A vos clients un suivi personnalisé en ayant accès partout à l’historique de la relation client

TRAVAILLER

En mode projet grâce à une meilleure diffusion de l’information au sein des équipes

TROUVER

Directement les documents nécessaires au suivi client, partout, tout le temps

Bref, la GED permet de mieux vendre en libérant du temps et de l’espace pour la direction commerciale.

La GED, l’outil qui accélère votre relation client

Les directions commerciales sont, de prime abord, peu concernées par les outils classiques de gestion de contenus d’entreprise ou de gestion électronique de documents (GED). Pourtant, c’est là où ces outils peuvent s’avérer les plus probants.

Souvent dépourvues d’outils natifs métiers, ces directions peuvent en effet tirer pleinement partie de la mise en place de processus de gestion automatisée de documents au sein d’une entreprise.

La solution Workflow d’Efalia permet de générer, gérer, stocker, archiver, et retrouver facilement et en un temps record toutes vos pièces commerciales : devis, commandes, factures, bons de préparation et d’expédition, bons de livraison, etc. Notre solution full web permet à vos équipes non seulement de consulter ces contenus lorsqu’ils sont sur le terrain, au plus près de vos clients, mais également de générer ces contenus tout le temps, partout.

Lorsque vos commerciaux passent plus de temps sur le terrain, et moins de temps derrière leurs bureaux à chercher le bon document, c’est toute votre relation client qui s’en retrouve fluidifiée.

La GED pour optimiser vos canaux de vente

Au-delà de la simple gestion des documents de vente, de son acquisition à son archivage, la solution Efalia a l’avantage d’offrir une solution complète. Une solution qui permet de traiter à la fois la dématérialisation des documents, mais également des processus.

C’est le cas de la plupart de vos documents commerciaux (bons de commande, factures…), qui sont traités par notre logiciel, quelles que soient leurs origines (papier ou numérique). Notre outil lit automatiquement, reconnaît la nature du document, en saisit les informations dans l’outil comptable, après un processus de validation qui alerte éventuellement le collaborateur de votre choix pour le traiter, et signature éventuelle.

Ce sont tous vos canaux de vente qui s’en trouvent fluidifiés et optimisés : vous augmentez la productivité de vos équipes, maîtrisez vos marges, gérez mieux vos stocks, et managez vos cadres commerciaux de façon plus efficace.

Envie de mieux gérer vos documents commerciaux ?

Prenez contact avec nos équipes pour une présentation complète de nos solutions adaptées à la direction commerciale de votre entreprise. Nous serons ravis de venir vous présenter de façon simple et exhaustive comment vous pouvez optimiser vos ventes grâce à une meilleure gestion documentaire. À très vite…

PEUT-ON SE PASSER DU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT QUAND ON DIRIGE UNE ENTREPRISE ?

Diriger une entreprise consiste à faire des choix. Doit-on embaucher pour faire face à un surcroît d’activité ? Est-il vraiment indispensable d’investir ? Comment augmenter son chiffre d’affaires sans mettre en péril sa rentabilité ? Adopter une solution de Business Process Management, ou BPM, vous aide à faire ces choix en fonctionnant en mode process. Plus important encore : elle vous fait gagner du temps. Avec une solution BPM vous pouvez :

AUTOMATISER 

La plupart des processus de décision de votre direction financière (validation de factures, achats, contrats clients et fournisseurs, etc.)

SUPPRIMER

Les dossiers papier en toute sécurité juridique et gagner de la place dans vos locaux

MIEUX CONTRÔLER

L’accès aux documents stratégiques de votre entreprise

ALLÉGER

La charge de travail de vos équipes

Adopter une solution de Gestion Électronique de Documents, c’est faire le choix de la rentabilité pour votre entreprise.

Le BPM, un gain de temps pour tous

Vos collaborateurs ont à gérer tous les jours une masse de documents importante. Qu’il s’agisse de la direction financière, juridique, informatique, commerciale, ou des moyens généraux, tous doivent suivre des procédures qui passent la plupart du temps par l’émission, la gestion, l’archivage et la validation de documents.

La gestion de ces documents occupe souvent une place importante dans l’emploi du temps de vos collaborateurs. Place que vous pouvez voir dans l’importance que prennent la signature de parapheurs dans la vie d’un dirigeant d’entreprise.

Les solutions de dématérialisation et de Business Process Management proposées par Efalia permettent d’automatiser la saisie des documents indispensables au fonctionnement de vos directions. Les factures entrantes peuvent ainsi être reconnues, lues et indexées automatiquement dans l’outil comptable de la direction financière de votre entreprise. Votre direction commerciale pourra également émettre, modifier, transmettre et archiver rapidement les bons de commandes et les contrats de prestations entrants, quelle que soit la localisation de vos commerciaux.

Autant de gain de temps pour vos collaborateurs, et autant de temps qu’ils pourront consacrer à leur cœur de métier.

Un contrôle des processus accru grâce à la GED

La solution Workey proposée par Efalia vous permet de surveiller tous les accès des documents qui entrent dans le processus documentaire de votre entreprise. Les gains en termes de contrôle des processus sont considérables : savoir qui a eu accès et qui a validé tel document est désormais rapide, fiable, et facile. Vous pouvez définir qui a un accès à quel document, qu’il s’agisse de vos collaborateurs, ou de vos prestataires de services, grâce à un portail décentralisé.

Les outils de suivi mis en place par Efalia offrent la possibilité de partager en toute sécurité les documents sensibles, comme les documents gérés par la direction des ressources humaines. Quant aux garanties légales, notre solution respecte la norme NF Z 42-013, ce qui garantit la valeur fiscale et légale des informations générées via notre solution, et stockées sur nos serveurs. Vous décidez, avec vos fonctions supports, de la durée légale de conservation, et celle-ci s’applique automatiquement à tout document entrant dans le processus. C’est pour vous la garantie de respecter la loi, sans avoir à y penser.

Vous souhaitez gagner du temps et de la tranquillité ?

Vous pouvez nous contacter grâce à notre formulaire, et solliciter une présentation de nos solutions. Nos équipes sont là pour répondre à toutes vos interrogations concernant la Gestion Électronique de Documents et la mise en place de solutions adaptées à votre entreprise.

POURQUOI UTILISER UNE SOLUTION GED POUR UNE DIRECTION INDUSTRIELLE?

Parce que la gestion industrielle d’une entreprise est au cœur de sa compétitivité, la mise en place d’une solution GED constitue une aide précieuse pour elle. Elle lui permet de :

TRAITER

Automatiquement la saisie des documents relatifs à la production (bons de commande, certificats qualité, etc)

SUIVRE

La validation des documents qui accompagnent la production sans perdre de temps

ACCÉLÉRER

Les process de validation nécessaires au contrôle qualité de la production

CONTRÔLER

Qui de vos collaborateurs peut valider le suivi de la production

FIABILISER

Vos processus de contrôle

Faire le choix de la GED pour une direction industrielle, c’est gagner du temps, sans rogner sur la qualité.

La GED, un accélérateur de la production

La fonction de production d’une entreprise est paradoxalement l’une de celle qui nécessite encore une grande quantité de documents, souvent papier. La check-list papier que l’on coche sur un porte-bloc en parcourant les allées d’un site de production pour en contrôler la qualité est encore répandue, car elle est pratique et facile à utiliser.

La GED permet d’apporter une accélération des processus de validation et de contrôle qualité pour la direction industrielle d’une entreprise. Le traitement de la check-list papier peut être effectué de façon automatique par notre solution Efalia, qui la lie et l’archive de façon automatique dans le système. Un traitement qui facilite la vie de vos équipes sur le terrain, qui n’ont plus à saisir manuellement les informations dédiées à la qualité de la production.

Les solutions de dématérialisation permettent en outre de conserver et d’archiver de façon sûre les documents relatifs à la reconstitution du stock, grâce à notre suivi automatique des factures et bons de commande.

Gagner en fiabilité grâce à nos solutions de Business Process Management

Les solutions de Business Process Management (BPM) offrent la possibilité de stocker de façon centralisée tous les documents nécessaires à la production, et de les partager avec vos collaborateurs pour valider vos process de production. Même si vos sites de production ne sont pas tous situés au même endroit, vous pouvez, en un clin d’œil, contrôler le respect de la validation des process qualité sur toute la chaîne de production de votre groupe. Avec une solution BPM, vous pouvez disposer de formulaires structurés avec des contrôles de champs. Nos solutions BPM vous permettent de partager l’information avec qui vous le souhaitez, avec un niveau de sécurité important.

La version exportable de notre portail vous permet également de faire participer vos sous-traitants à votre démarche qualité en leur ouvrant un accès contrôlé, qui leur permet de mettre à votre disposition les documents entrants dans leur démarche de production et de qualité. Trouver la bonne version de votre bon de commande client, sans erreur possible, ou partager de façon collégiale l’accès aux documents devient rapide et facile avec la solution Workflow de Efalia.

Grâce à ce meilleur contrôle et au suivi en temps réel, vous gagnerez à la fois en fiabilité dans la production, et en temps. La gestion des stocks, des commandes, et les problématiques d’approvisionnement s’en trouveront facilités et libéreront du temps à vos collaborateurs pour se concentrer sur la production et sa qualité.

Prochaine étape dans l’amélioration de vos process ?

Vous pouvez contacter Efalia pour une présentation de notre outil de GED adapté à la direction industrielle de votre groupe. Nos techniciens peuvent venir directement dans votre entreprise présenter nos solutions, et former vos collaborateurs. À très bientôt !

POURQUOI UNE DIRECTION INFORMATIQUE A-T-ELLE BESOIN D’UNE GED ?

Parce que c’est elle qui est en charge de l’archivage, du classement, et de l’arborescence des archives au sein d’une entreprise. L’adoption d’une solution GED, une solution de Bui permet à la direction informatique d’une entreprise de :

DÉPLOYER

Rapidement un outil collaboratif natif pouvant être pris en main facilement par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

TROUVER

N’importe quel document (contrat, facture, avoir, avenant, etc.) en moins de 10 minutes.

SÉCURISER

Et d’automatiser l’archivage des documents sensibles.

AUTOMATISER

Le classement des documents entrants.

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps dévolu à l’archivage des documents

Disposer d’un outil fiable pour l’archivage

Réduire les tâches de maintenance sur les processus d’archivage 

Une solution GED peut vous être utile pour parvenir à vos objectifs.

La GED et la BPM pour automatiser les tâches de la direction informatique

Efalia propose des solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) qui s’intègrent dans votre écosystème informatique existant et permettent de traiter à la fois la matérialisation des documents et des processus.

Concrètement, cela signifie que les documents entrants dans le système de dématérialisation seront reconnus et triés selon leur nature, puis automatiquement lus, indexés, saisis et classés dans votre système d’archivage. Ce qui est valable pour les documents électroniques, comme pour les documents papiers. Le classement automatique vous permet en outre de valider automatiquement certains documents, grâce à un fonctionnement en mode process. C’est ce que permet notre solution de Business Process Management (BPM).

L’avantage principal de notre outil de dématérialisation est qu’il est conçu pour traiter les documents, quels qu’ils soient, et non pas la donnée, déjà très bien traitée par les logiciels métiers adoptés par la plupart des directions internes à l’entreprise. Notre solution vous permet ainsi de gagner un temps considérable en termes d’archivage, et de gestion électronique de ces archives.

Contactez-nous pour optimiser la gestion informatique de vos documents

Appelez-nous, ou bien contactez-nous via notre formulaire. Nos collaborateurs pourront vous proposer une présentation dans vos locaux de notre solution GED, et échanger avec vous sur les conditions de son déploiement.

Comment déployer une solution GED ?

Déployer et imposer un nouvel outil informatique peut être une phase délicate au sein d’une entreprise. Entre résistance au changement, acquisition de nouvelles habitudes et incertitude face à un nouvel outil, la tâche n’est pas toujours facile. Sans compter le risque que le nouvel outil déployé ne soit pas à la hauteur des attentes, ou que le service-après-vente n’assure pas la maintenance adéquate, qui, in fine, retomberait sur le service informatique, ce qui serait aller à l’encontre de l’objectif initial.

Notre outil de GED, la solution Multigest d’Efalia, offre la possibilité de s’adapter facilement à la plupart des logiciels métiers. La mise en place est légère, et le déploiement peut être extrêmement rapide. Notre solution full web, quant à elle, comme son nom l’indique, est entièrement en ligne, et ne nécessite absolument aucune maintenance de la part des services informatiques : nos équipes peuvent en assurer l’essentiel à distance.

La formation à la prise en main de nos outils est également rapide et intuitive. Nos équipes de maintenance sont également prêtes à vous épauler selon votre emploi du temps, en vous faisant perdre le moins de temps possible. Bref, de la légèreté et une tranquillité d’esprit en plus pour la direction informatique.

POURQUOI FONCTIONNER EN PROCESS EST INDISPENSABLE POUR UN RESPONSABLE QUALITE ?

Parce qu’il recherche l’amélioration constante des processus de production et que pour cela, il a besoin d’un outil fiable. Un outil qui lui permet :

AUTOMATISER

La plupart des processus de validation des documents afférents à la vérification qualité : vérification de la conformité, approbation, modification, validation, accusée de réception…

METTRE A DISPOSITION

Ces documents lorsque nécessaire, à des personnes habilitées, tout en contrôlant ce qu’elles ont le droit de faire sur ces documents.

AUTOMATISER

Les documents inhérents à la vérification de la qualité (carte de contrôle, logigramme, manuel de certification…)

PARTAGER

Le plus largement possible les check-lists de votre démarche qualité auprès de vos collaborateurs

TROUVER

N’importe quel document (commande, cahier des charges, certification) en moins de dix minutes. 

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps dévolu à la vérification

Automatiser les processus de validation

Partager largement votre démarche qualité dans votre entreprise

Nous proposons des solutions de Business Process Management (BPM) qui vous permettent de fonctionner par processus et non plus par tâches, qui répondent à vos attentes.

Prochaine étape dans votre démarche qualité ?

Contactez-nous avec notre formulaire, et nous tâcherons de vous offrir la meilleure solution adaptée, sur mesure, à vos besoins. À bientôt !

Quelle solution pour adapter les solutions BPM au contrôle qualité ?

Nos modules Multigest et Workey s’insère naturellement dans votre architecture réseau, et ne nécessite que peu de maintenance et de prise en main, ces deux derniers éléments étant pris en charge par Efalia.

Vos processus sont réalisés de façon fiable et sécurisée, selon les paramètres que vous aurez choisis. L’interopérabilité de notre outil vous permet ainsi d’intégrer pleinement la validation automatique de vos documents dans les chaînes de décisions, et de les jumeler, avec, par exemple, les rétroplannings de vos équipes.

La solution BPM, un facteur de qualité

Les directions qualité des entreprises n’ont pas attendu l’arrivée des solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) et de BPM pour intégrer des solutions de gestion automatique des données inhérentes à la démarche qualité de leur entreprise. Le problème, c’est que la plupart du temps, ces solutions n’intègrent pas, ou mal, la gestion des documents proprement dite, pour se concentrer sur celle de la donnée.

Le papier peut être omniprésent parmi les équipes chargées du suivi qualité de la production des entreprises. Que l’on parle de production de biens ou de services, pas facile de se débarrasser des vieilles habitudes et de mettre de côté les feuilles de validation des procédures.

C’est pour cette raison qu’Efalia développe des solutions de Business Process Management qui vous permettent de générer automatiquement et de suivre la validation de vos documents qualité. Des outils qui s’intégreront parfaitement dans votre démarche qualité existante, et s’adapteront à vos outils grâce à son architecture simple. Nos solutions vous permettent par exemple d’automatiser la réception, l’acquisition, la lecture, le traitement et l’archivage de vos cartes de contrôles, qu’elles soient rédigées sur du papier ou de façon dématérialisée.

Mieux encore : une fois l’archivage des cartes de contrôle effectué, vous pouvez vérifier leur chaîne de validation, et être alerté automatiquement s’il y a une rupture dans celle-ci. Une façon de ne plus rien laisser passer à travers la raquette du contrôle qualité. Quand on est attaché à la qualité de ce que l’on produit, pourquoi ne pas être tatillon sur celle du traitement de vos documents ?

RESSOURCES HUMAINES, UN TERRAIN PRIVILÉGIE POUR LA GED ET L’EDITIQUE ?

La direction des ressources humaines de l’entreprise doit faire face à des enjeux de sécurité et de fiabilité des données et des documents qu’elle gère. Une GED, couplée à une solution de Business Process Management (BPM) et d’éditique peut se révéler primordiale pour une direction des ressources humaines, car elle lui permet :

SÉCURISER

L’archivage physique de l’intégralité des documents sensibles relatifs aux ressources humaines de votre entreprise.

AUTOMATISER

La saisie de nombreux documents (feuilles de paie, demandes de congés et de formation, contrats de travail…).

CONTRÔLER

Étroitement et de façon fiable les accès aux documents sensibles concernant vos collaborateurs.

TROUVER

L’intégralité des documents relatifs à l’un de vos collaborateurs en moins de dix minutes.

VOUS SOUHAITEZ DONC ? 

Réduire le temps imparti à la saisie de vos documents RH

Avoir un contrôle total des accès aux documents sensibles

Contrôler le partage des infos

Sécuriser vos documents sensibles

Installer un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) peut être particulièrement bénéfique pour votre direction des ressources humaines.

Vous souhaitez mettre en place une solution GED pour votre direction des ressources humaines ?

Contactez-nous pour un devis personnalisé selon vos besoins et ceux de votre entreprise. Nous serons heureux de procéder à une démonstration de nos solutions de gestion électronique de documents, et de vous aider à gagner du temps, de l’efficacité, et de la tranquillité d’esprit.

Gagner du temps dans la gestion des ressources humaines

En travaillant en mode process grâce à nos solutions de Business Process Management, vous pouvez par exemple sécuriser la rédaction des contrats de travail en homogénéisant l’édition des documents relatifs aux ressources humaines.

Nos solutions de BPM et d’éditique vous permettent de traiter automatiquement l’entrée et la sortie des courriers gérés par les ressources humaines : arrêts maladie, demande de congé, préavis de départ… Les courriers sont lus automatiquement, et classés selon leur nature et leur teneur.

Travailler par processus vous permet enfin d’avoir accès facilement aux contrats de votre organisation par un lieu de stockage unique, tout en assurant la traçabilité des avenants.

En outre, notre architecture souple s’adapte aux logiciels métiers que vous utilisez déjà pour la gestion des ressources humaines. Pas de problème d’adaptation à prévoir, vous pourrez jumeler votre programme de demande de congé avec notre solution de GED sans aucun problème, par exemple.

La GED au cœur des processus de Ressources Humaines

Contrats de travail, feuilles de paie, demandes de congés ou de formations, courriers… La direction des ressources humaines doit gérer de nombreux documents de travail au quotidien pour manager au mieux les collaborateurs de votre entreprise. Des documents sensibles, qui concernent directement vos collaborateurs, et ont par conséquent un caractère confidentiel qu’il est impératif de respecter à la lettre.

L’immense avantage que vous offre la gestion électronique de ces documents, c’est d’abord la sécurité : l’hébergement inviolable de vos documents sur nos serveurs sécurisés garantit la confidentialité de tous les éléments qui y sont stockés. Gérer l’accès à ces documents, savoir qui a le droit et l’habilitation à les consulter, quand et comment l’a-t-il fait… Vous avez désormais la faculté de définir qui a le droit de faire quoi sur n’importe lequel des documents gérés par notre solution MultiGest.

Plus besoin de mettre sous clés ces documents, avec des doubles pour chacune des personnes habilitées. Notre portail externe vous offre également la possibilité d’étendre ces accès ponctuellement à vos partenaires, au cas où vous faites appel à un prestataire de service pour gérer une partie des ressources humaines.