Efalia GRU, une solution de gestion de la relation usager intégrée au service de la performance publique

Efalia GRU offre une seule et même plateforme pour couvrir le cycle complet d’une demande d’un usager et répond aux attentes de tous les types d’utilisateurs : transparence et efficacité pour le citoyen, meilleure visibilité et gain de temps pour les agents, pilotage et simplification opérationnelle pour les équipes de direction.

Efalia GRU s’adapte aux spécificités des organisations publiques : grande liberté d’administration, adaptation des organigrammes, ouverture sur des SI tierces.

Découvrez les fonctionnalités

Multi-canal

Prise en charge de tous les canaux de communication (portail, courrier, téléphone, fax, guichet, email,…).

Multi-format

Documents bureautiques (dont Microsoft Office, LibreOffice), vidéos, photos,…

Multi-terminal

Accessible depuis un poste fixe, une tablette, un smartphone.

Multi-profil de l’usager

Parent, chef d’entreprise, trésorier d’un association, …

Multi-client

S’adresse aux citoyens, entreprises, associations, autres administration...

Pourquoi choisir Efalia GRU ?

Efalia GRU est une plateforme numérique de dématérialisation à la source de l’ensemble des démarches proposées à un usager, et apporte ainsi des bénéfices pour l’usager, l’agent et la direction grâces à des fonctionnalités riches.

  • Pour l’usager

    • Un compte unique pour toutes les demandes, quelles que soit leur nature (communication avec l’organisation publique, démarches scolaires, professionnelles, associatives…) ou leur mode de transmission (Portail, Accueil guichet, Courrier, Téléphone,..).
    • Un suivi en temps réel du traitement des demandes et des échanges avec l’administration.
    • La mise à disposition d’un porte-documents sécurisé, sous le contrôle de l’usager.
    • Un accès au portail 24/7 via tout type de terminal (ordinateur, tablette, smartphone).
    • Prise de RDV en ligne.
  • Pour l’agent

    • L’enregistrement et la gestion de tout type de demandes (portail, mail, papier, téléphone, accueil, fax…).
    • La gestion des fichiers joints par l’ajout de fichier unitaire, par numérisation de masse, …
    • L’identification unique et automatisée des demandes par numéro chronologique.
    • L’édition d’accusés de réception par mail, sur le portail, par courrier, par sms, …
    • La gestion du statut des demandes.
    • La possibilité de géolocaliser sur une carte les demandes.
    • La transmission des demandes aux services et agents instructeur.
    • L’instruction des demandes (ajout d’informations, de commentaires…).

  • Pour la direction

    • La production de statistiques intégrée selon des indicateurs standards, avancés et personnalisés.
    • La gestion des natures de demandes.
    • La gestion du moteur de règles, des options de confidentialité, des options de diffusion automatisée,…

L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion de la relation usager, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, la construction des démarches, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de GRU/GRC dans vos pratiques.

Formation

Efalia propose un ensemble de formations concernant aussi bien la gestion de la relation usagers/citoyen, l’administration, et l’utilisation de notre solution de GRU/GRC, mais aussi l’intégration d’Efalia GRU avec vos applications métier … Nos formations se déroulent en intra ou inter-entreprises, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.

Accompagnement

Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos documents, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.

Tierce Maintenance Applicative

Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.

Hébergement

Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.

Des experts de proximité

Depuis plus de 40 ans, Efalia accompagne les organisations publiques et privées, de toutes tailles et tous secteurs d’activités, dans leur recherche de solutions de dématérialisation des documents et des processus métiers.

Notre expertise est reconnue, tant du point de vue des caractéristiques de nos solutions, que de notre capacité à accompagner nos clients, au plus près de leurs besoins. C’est pour nous la condition sine qua non à l’atteinte de leurs objectifs de performance et d’efficacité.

2500

clients

150000

utilisateurs dans le monde

140

experts à votre service

40

ans d’expérience

Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre solution.

Ils nous font confiance

Ils ont fait l’expérience de notre solution de dématérialisation et en parlent mieux que nous.

« Nous avons ouvert les premières démarches en ligne en septembre 2019 et en avons informé nos concitoyens au travers d’une campagne de communication et d’affichage. Pour l’heure, ce sont d’ores et déjà plus de 20 000 comptes usagers qui ont été ouverts et 27 000 dossiers qui ont été instruits au travers de la mise en œuvre de 36 démarches. »

Pierre-Yves B., Directeur des Systèmes d'Information

«Bien que la solution d’Efalia réponde en grande partie à nos besoins, il nous a fallu, en parallèle, nous assurer de la capacité de notre système de gestion à pouvoir s’adapter à la mise en place d’une organisation plus flexible.
Le choix de la solution d’Efalia est intervenue avant l’été 2021 et a été immédiatement suivi par l’organisation d’une série d’ateliers pour expliquer aux équipes de l’éditeur les différents processus concernés.
Aujourd’hui, à ce stade du projet, grâce à Efalia GRU, nous sommes passés de 40 à 8 formulaires pour couvrir les étapes auxquelles les élèves pilotes non professionnels, ainsi que les organismes de formation, sont soumis dans le cadre du processus d’obtention de licence.»

Jean Teillet, Chargé de mission ‘Projets structurants’ auprès du Directeur des Personnels Navigants

La suite Efalia

Gestion de contenu

Facilitez le partage d'informations et accélérez la digitalisation de processus documentaires.

efalia doc

Gestion électronique de documents

Disposez d’une plateforme de gestion documentaire accessible partout et tout le temps pour tous les collaborateurs de votre entreprise.

Gestion des processus métier

Automatisez vos processus métier, simplement et facilement à l’aide d’une plateforme de Business Process Management.

Portail de gestion de la relation usager

Modernisez votre relation avec les usagers à l’aide d’une plateforme de GRU/GRC.

Capture de l'information

La solution de numérisation de vos documents pour tous, depuis tout périphérique et où que vous soyez.

Éditique et CCM

Réinventez vos documents et composez des documents de qualité à valeur ajoutée pour une meilleure communication client.

Coffre-fort numérique

Votre coffre-fort numérique certifié pour conserver et sécuriser vos documents en toute conformité.

Partage et suivi des documents

Simplifiez et accélérez vos processus de vente. Gagnez en sécurité et n’envoyez plus vos documents en pièce jointe.

Signature électronique.

Signez et faites signer simplement vos documents en ligne, en toute sécurité grâce à la signature électronique.

Portail d'échanges

Digitalisez la relation avec vos clients, fournisseurs, partenaires.

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