La gestion du dossier RH

question-1

Comment trouver
dans l’urgence
un arrêt de travail ou un contrat salarié ?

question-2

Comment partager certaines informations tout en conservant certains éléments confidentiels ?

question-3

Comment faire pour que le service formation puisse accéder au dossier RH d’un collaborateur et déposer une attestation de formation ?

Le dossier numérique du personnel est l’outil central de la gestion des ressources humaines. Il va vous permettre d’organiser et de gérer tous les documents nécessaires au suivi personnalisé de chaque collaborateur de votre organisation.

Initialisé dès l’embauche, le dossier personnel du collaborateur comprend, dès sa création les éléments suivants  :

  • L’identité du collaborateur : coordonnées personnels, numéro de sécurité sociale … avec les pièces associées (CNI, attestation sécurité sociale, RIB, …),
  • Les documents liés à son embauche : DPAE, bulletins d’adhésion mutuelle et prévoyance, le contrat de travail, diplômes etc.

Ce dossier sera ensuite complété tout le long de la présence du collaborateur au sein de votre organisation comme :

  • Les avenants au contrat de travail,
  • Les demandes de congés et absences,
  • Les avis d’arrêt de travail et AT,
  • La fiche de prévention à certains facteurs de risques professionnels,
  • Les documents relatifs aux formations suivies par le collaborateur,
  • Les données relatives aux entretiens annuels (date des entretiens, objectifs et comptes rendus),
  • Les demandes d’acompte ou d’avance,
  • Toute la correspondance entre le collaborateur et l’entreprise (ex. : demande de formation, refus motivé de l’entreprise, etc),
  • Les éventuelles sanctions prononcées à l’encontre du collaborateur.

Un logiciel GED pour gérer le dossier numérique RH d’un collaborateur apporte de nombreux bénéfices :

  • Recherche immédiate d’une information sur un collaborateur,
  • Une vision 360° sur le dossier RH,
  • Un partage de certaines informations avec d’autres services (les diplômes et les formations etc),
  • Un accès restreint à certaines informations confidentielles (médecine du travail et arrêt maladie etc),
  • Un accès contrôlé à certains documents pour des profils bien identifiés (fiche d’entretien individuel et demande de congés etc).

Enfin, en cas de départ, le dossier sera clôturé avec les éléments complémentaires suivants :

  • La lettre de démission ou tous les courriers liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail,
  • Le solde de tout compte, signé par le salarié ainsi que son certificat de travail,
  • L’attestation Pôle emploi,

Le dossier RH est disponible en un clic, à jour et sécurisé.

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