Témoignage Dématérialisation des factures clients

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LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTS AU SEIN DU GROUPE SETIN

 

Interview de Thierry LEFEBVREDirecteur des Systèmes d’Informations au sein du Groupe SETIN.

 

Bonjour Monsieur LEFEBVRE, Qui est SETIN ? Quel est votre Métier, votre Activité ?

SETIN est une entreprise familiale créé en 1920 par le grand-père du dirigeant actuel, Eric SETIN. C’est une société de négoce au service des professionnels du bâtiment et de l’industrie, implantée sur plusieurs sites. Le groupe est aujourd’hui un des leaders sur le marché de la quincaillerie du bâtiment et de la fourniture industrielle. Je suis en charge de l’ensemble des composants matériels et logiciels du système d’information de l’entreprise.

 

Acheter une GED ? Cela ne vous a pas fait peur ? Budget ? Réorganisation ?

SETIN existe depuis 1920.

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !

Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.

Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise. 

 

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED? Pour gagner du temps dans les factures ?

Suite à la progression rapide de notre entreprise, nous n’avions plus de place pour stocker nos documents papier, de plus le temps de recherche, est de ce fait de plus en plus long, nous avons donc recherché une solution d’archivage.

Nous souhaitions en quelque sorte, gérer de manière sereine, rapide et efficace nos documents d’entreprise. Le but étant pour chacun d’entre nous, de nous concentrer sur la finalité de notre travail respectif. 

 

Quels types de documents traitez-vous ? La volumétrie ?

Depuis 8 ans, nous utilisons la solution MULTIGEST pour l’intégration en GED des factures clients produites par notre ERP. Un système de LAD/RAD permet la lecture et le classement automatique en GED des éditions produites tous les mois par l’ERP.

Aussi, nous avons déployé MULTIGEST pour la gestion des bons de livraisons. Les bons sont scannés par les utilisateurs et envoyés directement dans le dossier de la base archive, ensuite ils sont indexés par une opératrice.  Grace à une lecture code à barre, les bons de livraisons (émargés) sont classés automatiquement en GED.

MULTIGEST constitue aujourd’hui une base d’information importante (plusieurs Go de données) disponible pour tous les collaborateurs du groupe SETIN en fonction de leurs habilitations. 

 

La sécurité des documents vous semble-t-elle garantie par la GED MULTIGEST?

MULTIGEST nous permet de nous enregistrer en tant qu’utilisateur ou administrateur. L’administrateur affecte à chaque utilisateur des droits spécifiques à chacun, très facilement paramétrables.

Par exemple, Monsieur Dupont se verra le droit de consultation uniquement quand Monsieur Durand sera autorisé à consulter, annoter et imprimer.

Grâce à une affectation contrôlée des droits utilisateurs, l’information est donc partagée en toute sécurité. 

 

En trois mots, quels sont les avantages de la GED MULTIGEST ?

Rapidité, simplicité, convivialité !

Les utilisateurs utilisent la solution GED d’Efalia tous les jours, elle est devenue indispensable à notre travail quotidien.  Chaque utilisateur a gagné en autonomie, plus de perte de temps dans la recherche de documents et de désorganisation au sein du service, impliquant pour le côté humain de MULTIGEST, une bonne entente entre nous tous (rire). 

 

Pourquoi avoir choisi MULTIGEST?

Tout d’abord nous avons choisi MULTIGEST pour sa réactivité, une équipe commerciale  vraiment à l’écoute du client, ce qui est de moins en moins le cas aujourd’hui.
Un produit qui peut être adapté à l’entreprise, le produit propose régulièrement des évolutions et des prix compétitifs. 

 

Quels sont les projets à l’avenir?

Pour cette Année nous allons remettre à niveau notre produit à travers la version 9.1 de MULTIGEST, et mettre en place le workflow.

En effet, nous souhaitons mettre en place un système de relance de factures impayées. Le service comptable de SETIN pourra avertir le commercial lié à l’affaire qu’une facture est toujours en attente de règlement.

Le module workflow permettra de tracer l’envoi de la relance du service comptable vers le service commercial. Aussi, des relances automatiques par courriel informeront régulièrement le commercial des relances à réaliser auprès de ses clients.

D’autres processus Workflow sont à l’étude une fois la mise en œuvre du processus « facture impayée ». 

Thierry LEFEBVRE
Directeur des Systèmes d’Informations

E-Invoicing : Customer Experience – Save time in the invoices

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Digitising customer invoices at Groupe SETIN

Interview with Thierry Lefebvre, IT Director at Groupe SETIN

Hello Mr Lefebvre. Who are SETIN? What is your sector, your business?

SETIN is a family company founded in 1920 by the grandfather of the current CEO, Eric SETIN. It is a wholesaler serving construction and industry professionals, based at several sites. The group is now a leader in the builders’ hardware and industrial supplies market. I am responsible for all the hardware and software components of the company’s IT system.

Buying an Document Management System ? Weren’t you worried? Budget? Reorganisation?

SETIN has existed since 1920.

You know what it’s like – company documents build up, paper overflows from the desk. Looking for a document becomes a nightmare. I sent out an SOS!

Efalia’s sales and technical teams reassured us about the organisational aspects, supporting us from the definition of the specifications and the audit to commissioning and start-up assistance.

As for the budget, we found it very reasonable, given the time saving and peace of mind the solution has brought to the company. 

Why did you consider deploying a digitisation and DMS solution ?
To save time in the invoices ?

Following the rapid growth of our company, we ran out of space to store our paper documents and search times were becoming longer and longer. We therefore looked for an archiving and DMS solution.

We wanted to be able to manage our corporate documents smoothly, quickly and efficiently. The goal was for all of us to be able to concentrate on the real purpose of our work. 

What types of documents do you process? Volumes?

For the last eight years, we have been using the MULTIGEST solution to import customer invoices generated by our ERP software into the Document Management System. An ADR/document capture system reads and automatically classifies the files produced every month by the ERP software in the Document Management System.

We have also deployed MULTIGEST to manage delivery notes. The notes are scanned by the users and sent directly to the right folder in the archive repository, where they are indexed by an operator.  Using bar code reading, the delivery notes (signed) are classified automatically in the DMS.

MULTIGEST now constitutes a significant repository of information (several GB of data) available to all Groupe SETIN staff, depending on their authorisation. 

Do you think MULTIGEST guarantees the security of your documents?

MULTIGEST enables staff members to be registered as users or administrators. The administrator can allocate specific rights to each user, and these are very easy to configure.

For example, Mr Dupont might only have read access while Mr Durand is authorised to view, annotate and print documents.

This controlled allocation of user rights means that information can be shared securely. 

In three words, what are the advantages of the MULTIGEST Document Management System ?

Speed, simplicity and user-friendliness!

Our staff use Efalia’s DMS solution every day – it has become essential for our everyday work.  Each user has gained in independence, with no more time lost searching for documents or disorganisation in the office, so we all get on very well with MULTIGEST‘s human side (laughs). 

Why did you choose MULTIGEST?

First of all, we chose MULTIGEST for its responsiveness, and a sales team that really listens to the customer, which is more and more unusual these days.
A product that can be adapted to the company, with regular upgrades and competitive pricing. 

What are your future projects?

This year we intend to upgrade our product to MULTIGEST version 9.1 and add the workflow module.

We want to put a system in place to chase up unpaid invoices. SETIN’s accounts department will be able to inform the sales representative responsible for the account that an invoice has still not been paid.

The workflow module will be able to track the follow-up sent from the accounts department to the sales department. Automatic e-mail reminders will regularly inform the sales representative of customers who need to be chased.

Other workflow processes are being examined for implementation once the unpaid invoice process is in place. 

Thierry Lefebvre
IT Director

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