Comment mettre en œuvre une solution de GED ?

Principe général de la GED

Une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) est un système qui permet de stocker, de gérer et de partager des documents électroniques de manière centralisée et sécurisée. Voici les étapes à suivre pour mettre en place une solution de GED

Les grandes étapes pour mettre en œuvre un projet de GED

1- Définir les besoins de l’entreprise en matière de gestion de documents

Avant de choisir une solution de GED, il est important de définir les besoins de l’entreprise en matière de gestion de documents, tels que le type de documents à stocker, les utilisateurs qui auront accès à ces documents, les fonctionnalités souhaitées, etc.

2- Évaluer les différentes options de GED disponibles

Il existe de nombreuses solutions de GED sur le marché, avec des fonctionnalités et des coûts variables. Il est important de prendre le temps d’évaluer les différentes options et de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise.

3- Mettre en place la solution de GED

Une fois la solution de GED choisie, il faut la mettre en place en suivant les instructions du fournisseur. Cela peut inclure l’installation du logiciel si le logiciel est disponible On Premise ou bien la mise en service si ce dernier est disponible en SAAS, la configuration des paramètres, l’intégration avec d’autres systèmes de l’entreprise, etc.

4- Former les utilisateurs

Pour que la solution de GED soit utilisée efficacement, il est important de former les utilisateurs sur son utilisation et sur les bonnes pratiques de gestion de documents.

5- Mettre en place des procédures de gestion de documents

Il est important de définir des procédures de gestion de documents claires et de les communiquer à tous les utilisateurs afin de garantir que les documents sont correctement stockés, organisés et partagés.

6- Suivre et évaluer l’efficacité de la solution de GED

Une fois la solution de GED en place, il est important de suivre son utilisation et de mesurer son impact sur l’entreprise. Cela peut inclure la collecte de données sur le temps passé à gérer les documents, la réduction des coûts liés à la gestion de documents, etc.