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Le Business Process Management
au cœur de votre organisation

Les processus sont à tous les étages de votre organisation qu’elle soit publique ou privée. Pour gagner en performance, en qualité de service vous pouvez compter sur une solution de Business Process Management.

Qu’est-ce que la gestion des processus métier ?

Pour rester compétitif, innovant, se conformer à la réglementation, satisfaire les demandes des clients ou des usagers, il est nécessaire d’améliorer, corriger ses processus de travail, d’en réinventer certains, afin de se libérer des tâches chronophages, de fluidifier les échanges et de garantir la qualité de service.

La gestion des processus métier (ou Business Process Management), consiste à coordonner la manière dont le travail est réalisé, aussi bien au sein d’une organisation, d’un service qu’au-delà de votre organisation.

Votre système d’information ne couvre pas 100% des processus métier de votre organisation, et certains processus sont par conséquent lents, sources d’erreur, parfois à risques et non contrôlés. Une solution de gestion des processus métier complète votre système d’information à l’aide de processus automatisés, qui fluidifient les échanges entre services ou directions, facilitent et sécurisent la prise de décision au bon moment avec les bonnes informations.

Une solution de Business Process Management répond à l’ensemble des problématiques métier : qualité, finance, ressources humaines, juridiques, ventes, support, …

Agilité et gouvernance

Expérience client et collaborateur

Productivité et excellence opérationnelle

Qualité et conformité

Plateforme de gestion de processus
pour quels besoins, pour quoi faire?

Un système Business Process Management aide les organisations publiques ou privées à améliorer et optimiser leurs processus

Il s’adapte à tous types de secteurs d’activité, toutes tailles de structure.

Harmoniser

les processus de travail

Centraliser

l’accès aux différents processus

Sécuriser

les processus

Satisfaire

rapidement les besoins métier

Harmoniser les processus de travail

Êtes vous certains que le processus achat, recrutement, ticketing ou autres sont tous traités de la même façon quelque soit l’origine de la demande ?

Une plateforme de gestion des processus permet de définir un processus qui s’exécutera de la même façon, pour tous, en prenant en compte vos règles de gestion, les informations obligatoires pour passer à une nouvelle étape, ainsi que les délais à respecter par exemple.

Terminé les demandes sauvages, les processus sont désormais accessibles et standardisés.

Expérience collaborateur optimisée

Respect de la gouvernance

Performance améliorée

Centraliser l’accès aux différents processus

Quelles sont mes tâches prioritaires, faire le tri dans les mails, accéder à certaines applications métier, sans oublier le post it, autant de sources d’informations que de tâches à traiter !

Une plateforme de gestion des processus de type BPM permet de réunir au sein d’un guichet unique l’ensemble des tâches d’un utilisateur en lien avec les différents processus orchestrés par la plateforme.

En un clic, vous disposez de votre « liste à faire » uniquement sur les processus où votre intervention est nécessaire. Terminé les sollicitations sans valeur ajoutée, les mails en copie.

Gain de temps

Respect des délais

Réduction des tâches parasites

Sécuriser les processus

Êtes vous certains que vos processus se déroulent exactement selon vos règles de gestion ? Chaque demande d’achat suit elle bien le circuit définit en fonction des engagements de dépense par exemple ?

Une plateforme de gestion des processus métier permet de réduire les risques opérationnels, car chaque demande suit exactement les règles de workflow qui ont été définies lors de la modélisation du processus. Chaque étape de validation est respectée, les informations sont saisies au bon moment, pour la bonne décision. Toutes les actions sont tracées ce qui permet facilement de reconstituer le circuit des décisions.

Conformité

Traçabilité

Réduction des risques opérationnels

Satisfaire rapidement les besoins métier

Face à la multiplication des demandes métier pour couvrir leurs attentes en termes de système d’information, les DSI sont bien souvent dans l’incapacité de répondre rapidement aux exigences du métier, sauf à multiplier l’achat d’applications métier verticalisées qui ne répondent pas toujours exactement à leurs besoins et qui multiplient les points d’entrée.

Une alternative consiste à proposer une solution de gestion des processus métier pour couvrir rapidement les attentes du métier. Le métier est ainsi impliqué dans la définition de son application, grâce à une interface graphique simple et non technique. Aucun développement n’est requis pour aboutir à une application professionnelle, et chaque application métier dispose des mêmes interfaces utilisateurs, ce qui facilite leur appropriation.

Le métier devient acteur dans l’élaboration de son application

Fin des applications shadow IT

Déploiement rapide et sans développement (No-Code)

Standardisation des applications

Quels bénéfices attendre d’un logiciel de gestion processus ?

Une plateforme de BPM est un booster de performance : son retour sur investissement se manifeste à tous les niveaux de votre organisation.

Gagner

en performance opérationnelle

Fluidifier

les échanges inter services

Réduire

les risques opérationnels

Gagner

en agilité

Gagner en performance opérationnelle

Une plateforme de BPM permet de distribuer les tâches aux bonnes personnes, au bon moment, avec les bonnes informations. Les formulaires dynamiques guident l’utilisateur dans l’accomplissement de ses tâches, sans erreur de saisie ou perte d’information. Les tâches chronophages sont supprimées pour laisser place à des tâches à valeur ajoutée.

L’expérience collaborateur est augmentée, la productivité améliorée pour une plus grande qualité de service.

Fluidifier les échanges inter services

Le déploiement de processus transverses à l’aide d’une plateforme de BPM permet de fluidifier les échanges entre les services et d’assurer un processus de bout en bout sans rupture, contrairement aux silos applicatifs. La traçabilité des échanges est ainsi garantie.

Un outil de BPM rend votre organisation plus efficace, plus fluide, au service d’un même objectif, la satisfaction client.

Réduire les risques opérationnels

Le BPM rend les processus plus transparents et certaines tâches automatisées réduisent les risques d’erreurs humaines. Chaque séquence est exécutée selon les règles de gestion inscrites dans le système.

Les processus sont sous contrôle, garants du respect de vos règles de gestion, pour une plus grande transparence.

Gagner en agilité

Votre organisation évolue, vos processus doivent s’adapter facilement et rapidement. Une plateforme de BPM vous permet d’être agile en recomposant vos processus graphiquement sans aucun développement.

Vos processus sont alignés sur vos objectifs.

Plateforme de gestion de processus : Comment ça marche

Un système de business process management est composé de différents modules fonctionnels essentiels qui vont permettre de satisfaire l’ensemble des exigences des directions métier et de la DSI au travers une plateforme unifiée.

Modéliser

les processus et procédures

Orchestrer

les processus

Piloter

l’activité

Améliorer

les processus

Modéliser les processus et procédures

La modélisation des processus est une étape clé dans l’optimisation de vos activités. Cette phase de modélisation doit être couvert par un langage de modélisation simple, compréhensible par tous, non technique, mais suffisamment riche pour permettre de définir l’ensemble de vos règles de gestion et contraintes organisationnelles. L’implication du métier est nécessaire au niveau de cette étape et la modélisation du processus doit être possible directement dans la solution, sans passer par un outil tiers de dessin par exemple, source ensuite d’erreur de compréhension. La modélisation ne se résume par uniquement à la définition des tâches et des rôles mais doit couvrir un périmètre large permettant de produire une application métier de gestion de flux sans développement.

  • Processus, rôles, tâches
  • Formulaire, champs, règles de visibilité
  • Règles de gestion
  • Contraintes organisationnelles
  • Connecteurs sur le SI
  • Tableaux de bord

Orchestrer les processus

Une fois modélisée, la totalité de l’application est ensuite orchestrée par le moteur de processus en charge de gérer les différentes règles définies en phase de modélisation. Un portail utilisateur permet à chaque collaborateur de votre organisation de se connecter afin de disposer des informations nécessaires à l’accomplissement de ses activités.

  • Liste de tâches sur l’ensemble des processus sur lesquels l’utilisateur est actif
  • Liste des demandes en cours et suivi de l’avancement
  • Démarrer un nouveau processus à l’aide du bon formulaire
  • Réaliser des tâches et compléter les informations à l’aide de formulaires dynamiques
  • Gestion des relances en cas de retard
  • Assignation automatique des tâches
  • Appels de connecteurs pour une plus grande fluidité avec votre SI

Piloter l’activité

Une des fonctions clés d’une plateforme de gestion des processus métier réside dans sa capacité à disposer de tableaux bord pour piloter aussi bien l’activité des processus, mais aussi pour disposer d’analyse sur les données métier.

  • Temps de traitement moyen d’un processus
  • Nombre de processus en cours
  • Ventilation des activités dans le mois
  • Nombre de demandes réalisées mois par mois
  • Ventilation des demandes d’achats par fournisseur

A l’aide de ces tableaux de bord, il est facile d’identifier les processus les plus sollicités, ou bien de corriger certains processus compte tenu de leur durée moyenne, par exemple.

Améliorer les processus

Une plateforme de BPM permet de corriger, adapter et améliorer un processus même si ce dernier est déjà en cours d’exécution.

Ces opérations sont réalisées directement depuis l’outil de modélisation, puis mis à jour dans le moteur d’orchestration sous forme d’une nouvelle version du processus. Ainsi, les processus en cours, continuent leur exécution avec leur version d’origine, et les nouvelles exécutions avec la nouvelle version active du processus.

  • Aucune perte d’information
  • Déploiement à chaud d’un processus
  • Gestion de versions pour activer ou désactiver des versions précédentes
  • Amélioration continue des processus

Parce qu’une démo vaut mille mots…

Sollicitez un rendez-vous et demandez à l’un des nos experts BPM une présentation personnalisée de notre solution de gestion des processus. Découvrez ses fonctionnalités, son ergonomie et ses usages.

Cas d’usages

A chaque problématique de gestion de contenu d’entreprise, Efalia process apporte une solution. En voici quelques exemples.

Public/privé, Start Up, PME, ETI ou grands groupes, découvrez nos business cases pour mieux vous projeter dans les apports d’un logiciel de gestion de contenu.

Exemple de ressource 1

Dans Livres Blancs,

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Exemple de ressource 2

Dans Mettre en avant, Témoignages,

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86%

Améliorer la productivité

88%

Amélioration de la fiabilité de la donnée

78%

Décloisonnement de l’organisation

74%

Réduction des coûts

Ils témoignent

Ils ont fait l’expérience de notre solution de BPM et en parlent mieux que nous.

Public/privé, Start Up, PME, ETI ou grands groupes, écoutez le témoignage de vos pairs.

J’ai grandement apprécié de travailler avec l’équipe Efalia qui a su élaborer un outil adapté à nos besoins et qui a fait preuve de flexibilité dans le développement du projet.
Mes questions et doutes on été traités avec professionnalisme et nous sommes heureux du résultat final qui nous a été livré. Nous nous réjouissons de déployer ce nouvel outil pour réduire notre charge admin à l’avenir.

Yannick R., Directeur

Contactez-nous !

Quelle que soit votre problématique, n’hésitez pas à solliciter nos experts du BPM et capitalisez sur leur expertise, couplée à leur expérience terrain.


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