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Améliorer durablement la relation avec vos usagers, clients ou partenaires

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Chaque jour, votre entreprise ou votre organisation reçoit un volume important de courrier papier entrant comme par exemple des documents de gestion (factures fournisseurs, bons de commande…) mais aussi des retours de diverses opérations (réclamations, bulletins d’adhésion, questionnaires, enquêtes).

La gestion du courrier au sein d’une organisation quel que soit sa taille et son domaine est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout.

Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants (papier, mail, formulaire, téléphone, …) est source d’erreurs et ne permet pas un pilotage efficace du traitement. Ainsi une telle organisation manuelle au niveau du tri, de la distribution, de l’impression et de l’archivage entraîne bien souvent :

  • Des pertes ou des oublis provoquant des retards
  • Des erreurs de classement des documents
  • Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier

Face à ces enjeux il devient essentiel de mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courrier (GEC). La GEC est un système numérique qui permet de dématérialiser le courrier afin d’organiser et gérer les courriers physiques reçus (et des informations s’y rattachant) au sein d’une organisation. Une gestion électronique du courrier (GEC) apporte de nombreux bénéfices qui seront immédiatement perceptibles par vos collaborateurs et ce aux différents niveaux de votre organisation :

Pour le service courrier :

  • Suppression des navettes de distribution de courrier
  • Suppression des copies de courrier
  • Gain de temps et de productivité pour une meilleure relation usager
  • Tableau de bord de suivi service par service pour une traçabilité renforcée
  • Respect des délais contractuels pour une réduction des risques opérationnels
  • Respect de la confidentialité par un accès sécurisé

Pour les utilisateurs :

  • Une interface unique d’accès aux courriers à traiter
  • Une productivité accrue dans le cycle de traitement de la réponse grâce à des outils collaboratifs
  • Un classement facilité en GED
  • Une recherche simplifiée afin de répondre rapidement à un usager

Pour la DSI :

  • Une solution immédiatement disponible
  • Un déploiement simple grâce à une interface 100% web
  • Une solution personnalisable sans aucun développement
  • Le respect des standards du marché (Ldap, SGBD, HTML5, SMTP, …)

Pour la Direction Générale :

  • Un suivi en temps réel de l’ensemble des dossiers aussi bien par service, par degré d’urgence, par nature, par échéance afin de renforcer la relation avec les usagers, les clients
  • Le respect des procédures internes dans la distribution et l’élaboration des réponses afin de réduire les risques opérationnels
  • Un gain de temps et de productivité afin d’orienter les utilisateurs sur des tâches à valeur ajoutée

Avec la solution Workey GEC proposée par EFALIA vous disposez d’une solution simple et intuitive qui va faciliter le quotidien des utilisateurs dans la distribution, le traitement et le pilotage de l’ensemble des courriers entrants et sortants et ce quel que soit la source et le format.

Workey GEC conjugue deux plateformes logicielles au sein d’une interface utilisateur unifiée facile d’utilisation :

1/ Multigest, plateforme logicielle de GED, pour la capture des courriers, l’indexation et le stockage.

2/ Workey, plateforme logicelle de BPM, pour la gestion des processus de distribution et de traitement du courrier entrant et sortant.

Envie de découvrir ? Nous vous invitons à visionner le webinaire GEC en replay ici :

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