Suivez le processus de travail du
workflow documentaire

Une gestion efficace des processus de travail est essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Mais il ne suffit pas de les définir une bonne fois pour toute et d’en décrire de façon statique le fonctionnement: il faut un outil permettant de les modéliser, de les suivre et de les piloter de façon automatique.

En parallèle à cette exigence, il s’avère que l’information documentaire se retrouve au centre de l’organisation de ces processus: on parle aujourd’hui d’organisation « document centric« . C’est en effet l’arrivée d’un devis signé qui déclenche le processus de validation de commande puis de fabrication, c’est la réception d’une facture fournisseur qui déclenche le processus de paiement, c’est l’arrivée d’une demande d’un usager qui déclenche le processus d’instruction de cette demande…

La GED se trouve donc véritablement au centre de l’organisation de l’entreprise avec son module de workflow (ou de processus) qui devient un outil essentiel de cette organisation.

Le module Workflow Documentaire intégré dans MULTIGEST Web permet de faire circuler un ou plusieurs documents vers des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs pour lecture, approbation, modification, validation ou d’accuser de réception de document. De la même manière des actions « système » (automatiques) peuvent être effectuées à chaque étape en fonction de valeur des index: envoi dans une branche de workflow, modification d’index, modification de classement…

Points forts du Workflow

  • Simplicité d’utilisation
  • Rapidité de paramétrage : grâce à une interface graphique
  • Facilité du suivi : une fiche suiveuse est rattachée à chaque document circulant
  • Sécurité des documents : renforcement du contrôle à chaque processus
  • Réduction des coûts de gestion

A chaque document est associé un formulaire  « la fiche suiveuse » qui indique qui sont les acteurs du Workflow et le type d’action à réaliser. Cette fiche suiveuse est un élément clef permettant de piloter un processus particulier dans la gestion de documents, puis de figer son comportement pour un éventuel audit dans le futur.

Le paramétrage des workflow se fait au moyen d’une palette graphique intuituive qui permet à un administrateur fonctionnel de modéliser puis entretenir ses processus de façon très simple.

De nombreuses options permettent également de paramétrer le circuit du document : Envoi de relance automatique, alertes par email à l’expéditeur des tâches à accomplir, apposer sur le document un tampon, un commentaire, une signature électronique… En fin de circuit le document est archivé dans la GED.

Les applications sont diverses : factures fournisseurs, factures clients, courriers, fiches de paies, contrats, documents qualité…

schema-workflow-avec-graphique