La dématérialisation des dossiers usagers à la MDPH du Nord

Interview de Philippe DUBOISResponsable Modernisation et Système d’Information à la MDPH du Nord par Efalia, mai 2014.

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED?

La dématérialisation pour la MDPH du Nord a pour vocation de répondre à plusieurs objectifs :

  • Diminuer le temps global de traitement des dossiers grâce à la facilité de la recherche de document, la simplification et l’automatisation du classement et la rapidité d’accès aux documents.
  • Augmenter la qualité de traitement des dossiers grâce à la disponibilité de l’information (à tout moment, à tout endroit), la sécurisation de l’accès aux documents et les possibilités de transmission rapide d’informations aux partenaires et/ou usagers.
  • Eviter l’engorgement du stockage en classothèque (La classothèque de la MDPH représente aujourd’hui 2.4 km linéaires de dossiers papier)
  • Améliorer les conditions de travail des professionnels en supprimant les manipulations de piles de dossiers et avec « l’ agrandissement » des espaces de vie par la suppression des armoires et des piles de papier. 

Quels types de documents traitez-vous ? de quelle manière ?

Les plus gros volumes représentent les dossiers de demandes des usagers (320 dossiers par jour – 18 feuilles par dossier en moyenne). Ces dossiers peuvent contenir tous types de documents de formats différents (Cerfas, justificatifs divers, bilans médicaux, sociaux, scolaires, … du format photo d’identité au format A3).

D’autres avantages liés à la dématérialisation?

La dématérialisation nous permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation, c’est d’ailleurs pour nous un point crucial. Il est en effet indispensable de penser un projet « GED » avant tout comme un projet d’organisation.

En effet la dématérialisation induit des changements forts au niveau des métiers de la MDPH (disparition de certains métiers, apparition de nouveaux et modification de l’ensemble des autres). Associer les personnels à la démarche et aux travaux de réflexion ont permis de déclencher une dynamique globale autour de ces nouveaux modes de travail.

Pourquoi avoir choisi MULTIGEST?

Nous avons, bien en amont du projet, réalisé une étude complète afin de déterminer quel outil était le mieux adapté. Diverses solutions ont été évaluées (ouvertes, libres, propriétaires). Les conclusions ont montré qu’en termes de fonctionnalités la quasi-totalité des solutions testées étaient équivalentes, nous avons donc choisi MULTIGEST pour sa proximité avec les métiers de la MDPH. 

Quels sont les projets à l’avenir?

Nous souhaitons aller encore plus loin grâce à la dématérialisation:

  • Nous possédons un portail usager que nous souhaiterions lier avec la GED afin de permettre aux usagers d’obtenir directement certains documents.
  • Mettre en place des systèmes de formulaires de demandes dématérialisés.
  • Envisager des systèmes d’échanges de documents et d’informations avec les usagers et les partenaires en s’appuyant sur les technologies smartphone/tablette. 

Philippe DUBOIS
Responsable Modernisation et Système d’Information

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