La dématérialisation des factures et documents de transport chez ROXANE

Interview de Gilles DE PORET, Responsable Informatique chez ROXANE par Efalia, septembre 2013.

Roxane est le leader français des eaux de sources et minérales avec des marques leader telles que Cristaline, Vichy, Saint Yorre, Thonon, Courmayeur.

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED?

Nous opérons dans le secteur de la grande distribution pour lequel nous sommes l’un des principaux fournisseurs d’eau. Notre volume d’activité est donc très important ainsi que le nombre de documents commerciaux que nous devons émettre, recevoir, gérer, archiver etc. Nous émettons plus de 350 000 factures par an. La dématérialisation est très vite apparue comme irremplaçable pour gérer ce volume.

Traitez-vous seulement les factures?

Nous traitons également les BL et toute la liasse de livraison (BL, lettre de voiture etc). Nous livrons à partir de 40 sites disséminés sur tout le territoire qui sont eux-mêmes reliés à plusieurs centres de gestion. La dématérialisation est un facteur essentiel d’efficacité dans le cas de notre structure éclatée: la liasse est scannée en lot, avec reconnaissance automatique du BL puis est accessible dans notre système.

D’autres avantages liés à la dématérialisation?

Oui, Efalia nous a permis d’automatiser le traitement des incidents de paiement par « matching » des factures et des fichiers de règlement que nous transmettent nos clients. Nous pouvons ainsi être plus efficace sur les opérations de recouvrement.

Pourquoi avoir choisi MULTIGEST?

Nous avons fait ce choix dès 2004 et nous nous en félicitons. Les critères de choix étaient la simplicité d’utilisation, la performance du produit : en particulier au niveau de la numérisation et de la LAD (lecture automatique de document) et la capacité à gérer de forts volumes de documents. MULTIGEST répond parfaitement à ces critères. Par ailleurs, Efalia est très réactif et nous a permis de développer des modules spécifiques (comme celui mentionné plus haut) qui améliore notre compétitivité.

Et l’avenir?

Nous avons le projet de mettre en œuvre le module de WorkFlow de MULTIGEST pour la gestion des fiches articles. Nous espérons gagner, là aussi, en rapidité et en efficacité, en « traquant » mieux les différentes étapes de ce processus.

Gilles DE PORET
Responsable Informatique

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