La dématérialisation des factures clients au sein du groupe SETIN

Interview de Thierry LEFEBVRE, Directeur des Systèmes d’Informations au sein du Groupe SETIN.

Bonjour Monsieur LEFEBVRE, Qui est SETIN ? Quel est votre Métier, votre Activité ?

SETIN est une entreprise familiale créé en 1920 par le grand-père du dirigeant actuel, Eric SETIN. C’est une société de négoce au service des professionnels du bâtiment et de l’industrie, implantée sur plusieurs sites. Le groupe est aujourd’hui un des leaders sur le marché de la quincaillerie du bâtiment et de la fourniture industrielle. Je suis en charge de l’ensemble des composants matériels et logiciels du système d’information de l’entreprise.

Acheter une GED ? Cela ne vous a pas fait peur ? Budget ? Réorganisation ?

SETIN existe depuis 1920.

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !

Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.

Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise. 

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED? Pour gagner du temps dans les factures ?

Suite à la progression rapide de notre entreprise, nous n’avions plus de place pour stocker nos documents papier, de plus le temps de recherche, est de ce fait de plus en plus long, nous avons donc recherché une solution d’archivage.

Nous souhaitions en quelque sorte, gérer de manière sereine, rapide et efficace nos documents d’entreprise. Le but étant pour chacun d’entre nous, de nous concentrer sur la finalité de notre travail respectif. 

Quels types de documents traitez-vous ? La volumétrie ?

Depuis 8 ans, nous utilisons la solution MULTIGEST pour l’intégration en GED des factures clients produites par notre ERP. Un système de LAD/RAD permet la lecture et le classement automatique en GED des éditions produites tous les mois par l’ERP.

Aussi, nous avons déployé MULTIGEST pour la gestion des bons de livraisons. Les bons sont scannées par les utilisateurs et envoyé directement dans le dossier de la base archive, ensuite ils sont indexés par une opératrice.  Grace à une lecture code à barre, les bons de livraisons (émargés) sont classés automatiquement en GED.

MULTIGEST constitue aujourd’hui une base d’information importante (plusieurs Go de données) disponible pour tous les collaborateurs du groupe SETIN en fonction de leurs habilitations. 

La sécurité des documents vous semble-t-elle garantie par la GED MULTIGEST?

MULTIGEST nous permet de nous enregistrer en tant qu’utilisateur ou administrateur. L’administrateur affecte à chaque utilisateur des droits spécifiques à chacun, très facilement paramétrables.

Par exemple, Monsieur Dupont se verra le droit de consultation uniquement quand Monsieur Durand sera autorisé à consulter, annoter et imprimer.

Grâce à une affectation contrôlée des droits utilisateurs, l’information est donc partagée en toute sécurité. 

En trois mots, quels sont les avantages de la GED MULTIGEST ?

Rapidité, simplicité, convivialité !

Les utilisateurs utilisent la solution GED d’Efalia tous les jours, elle est devenue indispensable à notre travail quotidien.  Chaque utilisateur a gagné en autonomie, plus de perte de temps dans la recherche de documents et de désorganisation au sein du service, impliquant pour le côté humain de MULTIGEST, une bonne entente entre nous tous (rire). 

Pourquoi avoir choisi MULTIGEST?

Tout d’abord nous avons choisi MULTIGEST pour sa réactivité, une équipe commerciale  vraiment à l’écoute du client, ce qui est de moins en moins le cas aujourd’hui.
Un produit qui peut être adapté à l’entreprise, le produit propose régulièrement des évolutions et des prix compétitifs. 

Quels sont les projets à l’avenir?

Pour cette Année nous allons remettre à niveau notre produit à travers la version 9.1 de MULTIGEST, et mettre en place le workflow.

En effet, nous souhaitons mettre en place un système de relance de factures impayées. Le service comptable de SETIN pourra avertir le commercial lié à l’affaire qu’une facture est toujours en attente de règlement.

Le module workflow permettra de tracer l’envoi de la relance du service comptable vers le service commercial. Aussi, des relances automatiques par courriel informeront régulièrement le commercial des relances à réaliser auprès de ses clients.

D’autres processus Workflow sont à l’étude une fois la mise en œuvre du processus « facture impayée ». 

Thierry LEFEBVRE
Directeur des Systèmes d’Informations

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