La dématérialisation des archives papiers du CHS SEVREY

Présentation du projet:

Contact: Mme le Docteur Raphaele MERABET, Médecin DIM responsable des archives médicales

Présentation Du CHS SEVREY:

Le CHS de Sevrey a pour mission la prise en charge des troubles de santé mentale. Il met à disposition de la population des services et des équipements de prévention, de diagnostic, de soin et de suivi pour les adultes et les enfants. Situé à 6 kilomètres de Chalon-sur-Saône, sur la Commune de SEVREY, ses équipes interviennent sur le territoire Nord Saône-et-Loire, découpé en 4 bassins de santé.

Ses services dispensent leurs activités à SEVREY, mais aussi sur l’ensemble de ce territoire. Les personnes qui s’adressent au CHS de SEVREY sont susceptibles de bénéficier de prises en charge médicales diversifiées et adaptées, au plus proche de leur domicile.

L’établissement compte 900 salariés environ, dont 40 médecins.

Contexte du projet

La croissance rapide du volume des archives médicales papiers pose la question de leur stockage et de la sécurité de celui-ci dès 2005, avec la saturation progressive des locaux prévus à cet effet. Le projet de numériser ces archives voit le jour, il mûrît sur une période de 2 à 3 ans et voit son démarrage en 2015 avec la numérisation des dossiers actifs,  et en parallèle la mise en place de la GED Multigest.

Les objectifs du projet

L’objectif principal était de limiter le volume des archives médicales papier par la numérisation de celles-ci. Une meilleure accessibilité à ces documents était également une attente forte de la part des acteurs dont l’activité ne se situe pas uniquement sur le site principal du CHS. Enfin, une amélioration des délais d’accès aux informations documentaires était attendue avec le projet.

La capacité à se connecter aux outils métiers utilisés massivement par le CHS, à savoir CPAGE pour la création des dossiers administratifs et CARIATIDES pour le dossier médical, était une exigence forte visant à fluidifier les processus et améliorer l’efficacité globale de l’organisation.

Le choix de Archiv IT et de Multigest

Au niveau de la prestation de numérisation, le CHS a retenu la société Archiv’IT du fait de sa proximité et de ses excellentes références dans le domaine, en particulier pour le traitement de la classothèque de la MDPH de Saône et Loire.

Pour ce qui concerne la GED, le choix de Multigest reposait sur les aspects suivants:

-Partenariat fort avec Archiv’IT

-Multigest est une solution full web facile à déployer et à utiliser y compris pour des utilisateurs éloignés.

-Multigest propose plusieurs outils permettant de  se connecter aisément à des outils métiers, ce qui a été mis en place ave CPAGE et CARIATIDES.

-Multigest propose des interfaces claires et ergonomiques, qui reproduisent virtuellement l’environnement « papier » auquel est habitué un utilisateur non informaticien: la prise en main et l’appropriation est donc facilitée.

Les résultats

Les premiers contacts ont eu lieu en 2014, pour un démarrage de la numérisation  mi  2015, et la mise en production de la GED à la suite. Le CHS a choisi d’installer Multigest sur ses propres serveurs (solution « on premises »).

La GED Multigest est utilisée par 330 personnes environ, dont une trentaine qui numérise et fait vivre les documents. Les autres les consultent, à partir du logiciel métier. Les secrétaires médicales ont reçu une formation dédiée, les autres utilisateurs ont été capables de prendre en main la solution, avec la documentation d’utilisation fournie.

L’outil est considéré comme intuitif et l’acceptabilité est bonne parmi le personnel médical.

La mise en place de l’outil a permis de générer des économies sur le local d’archivage, et un gain de temps pour le personnel médical et soignant, pour l’accès aux documents.

Les évolutions prévues

Une extension vers d’autres services pourra être envisagée.

Un accès sur tablette sera à réaliser lorsque le logiciel CARIATIDES le proposera.

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