La gestion des documents administratifs de la Chambre des Métiers avec la GED MULTIGEST

Interview de Monsieur Ritaine, Responsable CFE-RM chez CMA Franche-Comté par Efalia, novembre 2011.

Les Chambres de Métiers et de l’Artisanat de Franche-Comté : sur l’autoroute de la numérisation.

Dans la continuité de la mutualisation des moyens initiée par le Président Paul Grosjean dans son dernier mandat régional, les Chambres de Métiers de Franche Comté ont décidé que leurs documents seraient archivés électroniquement.

Première pierre, et pas des moindres, de cet édifice numérique : les Centres de Formalités des Entreprises et Répertoires des Métiers.

Ces services des Chambres de Métiers recensent l’ensemble des déclarations administratives, documents juridiques des entreprises artisanales de chaque département.

En terme de chiffres, ce sont plus de 25 000 nouvelles pages par an qui doivent être conservées.

Aussi, il a été décidé que le stockage de ces documents serait stocké sur une machine régionale en utilisant MULTIGEST, solution de Gestion Electronique de Documents (GED), développée par Efalia, qui répondait parfaitement à l’ensemble des critères de sécurité et d’efficacité qu’un tel enjeu représente.

Les 20 collaborateurs des Chambres de Métiers entrent dans une première phase d’évaluation et de prise en main durant le mois de septembre. La mise en production définitive du projet aura lieu dès le 3 Octobre.

A moyen terme, l’intégralité des documents des 18 277 entreprises artisanales franc-comtoises seront stockés dans ces armoires numériques.

Les organismes consulaires et Efalia ont décidé de pousser plus loin encore ce partenariat.

En effet, dès les premiers échanges, il est ressorti assez rapidement la volonté de travailler avec le maximum d’efficience.

Aussi, des contacts ont été pris et des solutions techniques sont d’ores et déjà à l’étude pour que les collaborateurs puissent intégrer dans le système de GED les informations de leur progiciel métiers (Cap Valley) permettant ainsi l’archivage du document dès son affichage à l’écran.

Prochaines étapes : les documents relatifs à l’apprentissage, puis les documents de Direction.

Monsieur RITAINE
Responsable CFE-RM

logo CMA-franche comté