La Dématérialisation de la Signature Electronique

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

A un premier niveau pour lequel la preuve de la signature n’est pas requise, le pack collaboratif de MULTIGEST permet d’apposer sur des documents PDF le paraphe ou l’image de la signature de l’expéditeur du document.

A un deuxième niveau, et en se limitant à l’univers d’une même organisation, les procédures d’accès aux documents associées à la traçabilité complète des actions effectuées sur les documents et au module de workflow permettent de « tracer » l’auteur de toute action qui « signe » donc cette action en se connectant à l’application et en validant une étape de workflow correspondant à son accord sur un document par exemple.

La fiche de suivi de workflow peut d’ailleurs être assimilée à une véritable « fiche suiveuse » qui permet de documenter l’ensemble des acteurs d’une action ou d’une validation. C’est particulièrement utile dans le cas du suivi des processus qualité et des certifications qui imposent la mise en place de ces fiches suiveuses.

Enfin, au niveau le plus élevé de la « preuve », le pack collaboratif de MULTIGEST permet de signer électroniquement un document en utilisant un certificat électronique. La signature est totalement authentifiée par l’utilisation du code PIN individuel.

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Capturer & Classer

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail. Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

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Rechercher

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder à des documents en rapport avec ce document initial.

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Gérer

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci:

=> Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow)…

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Signer

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

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Dématérialiser

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

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Archiver

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative).

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