Rechercher des informations dans la GED

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder des documents en rapport avec ce document initial. C’est la raison pour laquelle l’indexation a été consentie à l’étape précédente. C’est aussi pour cette raison qu’on aura éventuellement construit préalablement un plan de classement.

MULTIGEST offre de multiples possibilités de recherche, permettant d’accéder simplement et en un minimum de clics à l’information recherchée:

  • Recherche sur index de classement
  • Recherche sur le plan de classement
  • Recherche sur métadonnées système
  • Recherche plein texte

Articles Connexes

Capturer & Classer

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail. Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

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Rechercher

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder à des documents en rapport avec ce document initial.

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Gérer

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci:

=> Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow)…

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Signer

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

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Dématérialiser

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

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Archiver

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative).

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