LA GED : SIMPLE ARCHIVAGE EN ENTREPRISE OU VERITABLE MOTEUR DE L’INFORMATION ?

Traditionnellement la GED (Gestion Electronique de documents) est considérée comme un simple système d’archivage de documents, en particulier des documents papiers, qu’il est avantageux de numériser et de stocker sous un format numérique facile d’accès. Cette vision est pourtant fortement réductrice par rapport aux nombreuses fonctionnalités qu’offre une solution de GED moderne au-delà du simple stockage des documents.

Ces fonctionnalités permettent de mettre en place des processus de travail collaboratif qui viseront à :

  • Fluidifier les tâches administratives
  • Réduire le temps de traitement des dossiers
  • Diminuer les taux d’erreurs
  • Harmoniser les pratiques
  • Mesurer les performances et donc, engager un processus d’amélioration continue

La GED MULTIGEST propose de nombreux outils permettant de mettre en œuvre ce travail collaboratif : un puissant moteur de WorkFlow bien sûr, mais aussi des solutions plus simples qui participent toutes aux objectifs listés ci-dessus. En voici quelques-uns :

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MULTIGEST Full Web

Sa caractéristique de solution « Full Web » fait de MULTIGEST l’outil idéal pour la mise en place de processus collaboratifs. L’information, qui est au cœur des métiers de l’entreprise, est disponible instantanément depuis n’importe quel poste de travail, depuis n’importe quel smartphone ou tablette. L’ensemble des intervenants sur un dossier ont accès aux informations dont ils ont besoin, en temps réel et avec l’assurance de disposer de la bonne version du document.

Le Pack collaboratif

Il permet à certains utilisateurs de disposer d’une palette d’outils permettant d’annoter des documents, d’y apposer des post-it, des tampons, des signatures électroniques… Ces informations permettent aux autres acteurs des documents concernés de connaitre en temps réel les informations nécessaires à leurs tâches. Il intègre le connecteur office.

Démonstration GED pack collaboratif
Démonstration GED bannette

Les Bannettes

Espace de stockage temporaire, les bannettes permettent une véritable distribution de courrier électronique à partir d’un point central de distribution vers des acteurs ultérieurs du processus documentaire. MULTIGEST gère un nombre infini de bannettes, ce logiciel de GED permet des répartitions automatiques de documents selon des règles variables et il gère les absences des acteurs.

Portefeuille de notifications

Il permet de notifier automatiquement les utilisateurs des événements clefs les concernant. Ces évènements sont relatifs à la création, la modification ou la suppression d’un document. Cette notification permet à l’utilisateur d’être immédiatement averti que la pièce qu’il attendait est arrivée et qu’il peut donc traiter le dossier concerné.

Démonstration GED notifications
Démonstration GED dossier de travail

Dossier de travail

Il permet de mettre en avant de façon très visuelle le dossier « en cours » par rapport à l’historique archivé en GED. Il accélère donc la recherche en isolant les pièces sur lesquelles les processus sont en cours, mais sans perdre la cohérence amenée par le Plan de Classement. Lors de la clotûre du dossier de travail, les documents qu’il contient sont réintégrés en GED en respectant scrupuleusement le Plan De Classement. Au besoin des informations spécifiques au processus en cours peuvent être ajoutées en masse à tous les fichiers composant le dossier de travail; ces informations sont conservées lors de la clôture du dossier de travail.

Export portable

MULTIGEST permet d’exporter facilement une sélection de dossiers selon de nombreux critères (plages de dates, événements liés aux documents …) et en permet la consultation et la modification via une interface embarquée légère. Cette fonctionnalité permet de continuer de travailler là où l’accès Internet n’est pas disponible, ou bien de partager l’information avec des organisations externes.

Démonstration GED exports portables
Démonstration GED versioning

Versionning

MULTIGEST gère les différentes versions des documents; cette fonctionnalité permet à plusieurs acteurs de travailler sur le même document en conservant les différentes itérations d’élaboration du document.

Workflow documentaire

Le Workflow est évidement l’outil le plus abouti puisqu’il permet de définir graphiquement de véritables processus documentaires. L’arrivée d’un document déclenche le processus qui va faire circuler ce document d’acteurs en acteurs qui auront chacun une tâche précise à accomplir: Validation ou Refus, Réponse, Choix du prochain acteur. Les processus peuvent être paramétrés en fonction de métadonnées (montant de facture déclenchant un circuit de validation particulier par exemple).

Démonstration GED workflow avec graphique
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Administration

MULTIGEST permet d’administrer de façon simple mais rigoureuse l’ensemble de ces outils sophistiqués, et offre une totale traçabilité des actions qui permet un contrôle complet de l’activité de votre solution de gestion documentaire. Vous disposez également de nombreuses statistiques d’utilisation du produit ou des workflows, un ensemble d’indicateurs qui vous permettent de mesurer votre performance et donc d’engager une amélioration continue de vos processus documentaires.