Les différentes phases d’un projet de gestion documentaire de la Dématérialisation à la GED

Un projet de GED (gestion électronique de document) entraîne des changements organisationnels dans l’entreprise, il repose donc en grande partie sur le management de projet et la capacité à dialoguer avec les différentes directions fonctionnelles, à gérer les conflits et à convaincre les plus conservateurs.

Les terrains de mise en œuvre d’un projet de GED sont certes nombreux, la mise en œuvre de la solution MULTIGEST  est donc à chaque fois singulière, une méthodologie (Méthode PDCA : Plan / Do / Check / Act) est donc nécessaire.

Nous mettons à votre disposition une équipe de chefs de projet experts en dématérialisation, gestion électronique de documents, archivage, workflow, travail collaboratif, qui analysent votre organisation actuelle et vos besoins définissent les spécifications de mise en œuvre, paramètrent nos logiciels, forment vos équipes et vous assistent dans toutes les étapes du projet, en particulier lors de la mise en production.

audit de vos besoin pour mettre ne place votre GED

Phase 1 : Audit et analyse des besoins

Le projet de gestion documentaire commence par un état des lieux de l’organisation interne des services/départements, de l’organisation des informations, des outils bureautiques et des réseaux. Il s’agit de comprendre l’environnement au sein duquel va s’implanter la solution de gestion documentaire.

L’analyse des besoins des utilisateurs permet de définir les objectifs du projet de gestion documentaire et de préciser les besoins réels. En effet, la solution n’est qu’un outil au service de l’entreprise et il convient de bien définir sa raison d’être.
Au terme de cette phase, le maître d’ouvrage élaborera un Dossier de Conception Fonctionnelle traduisant les besoins exprimés ainsi que les objectifs de la Direction.

Phase 2 : Maquette – Site test

La réalisation d’une maquette permet de tester l’ensemble des fonctionnalités (plan de classement,numérisation, indexation, messagerie/Workflow, etc.) définies au jeu d’essais élaborés par les utilisateurs, et de valider son intégration au sein du système d’information. Elle permet également de tester et de valider les outils qui seront mis à la disposition des utilisateurs tels que les numériseurs (scanners, multifonctions), les logiciels de capture et d’indexation, etc…

L’étape de conception des services de la plateforme d’échange fait appel à des compétences en informatique, en réseau informatique, en administration SGBD et en intégration de systèmes.
La mise en place des applications de GED (autorisation d’accès, interface évoluée) se fait en concertation avec le comité utilisateurs (utilisateurs finaux).

La validation des applications GED sur le site test permettra d’envisager  un déploiement sur le serveur de production et sur tous les postes utilisateurs.

Beta grunge rubber stamp
Installation de la GED

Phase 3 :  Installation – déploiement de la solution – mise en production

L’équipe technique d’EFALIA, agréée Canon, assure l’installation et la mise en œuvre des solutions GED au sein de votre environnement informatique. 70% des clients font appel à nos services d’installation.

Notre démarche, de l’avant-projet à la réalisation, s’assure de l’existant, préconise sa mise en conformité au besoin et assure une installation souple selon la politique informatique que vous définissez.

La délivrance de recette d’installation vous garantit la conformité des prestations réalisées.

Phase 4 : Formation

Afin de vous apporter l’autonomie sur notre produit, nos équipes techniques sont à votre disposition pour vous former sur différents niveaux :

  • Formation fonctionnelle : formation à l’administration et à l’utilisation de MULTIGEST, formation aux concepts de GED, …
  • Formation exploitation : formation pour l’installation, la mise à jour et la sauvegarde des éléments de MULTIGEST, serveurs et postes clients
  • Formation utilisateur : par groupe, en journée ou demi-journée en fonction du niveau souhaité, nos équipes forment vos utilisateurs à la compréhension et à l’utilisation de la GEIDE pour qu’elle devienne l’outil de travail de demain.

100% des formations peuvent être prises en charge grâce au 1% formation.

EFALIA est centre de formation Agréé N° 82.6902715.69.

Habilitation délivrée par la chambre de commerce de Lyon.

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