Collectivités : pourquoi adopter la Gestion électronique de Documents ?

Les raisons de mettre en place un projet de numérisation ne manquent pas.

Il en va tout d’abord de l’obligation légale. Le choc de simplification impose à toutes les collectivités, à partir du premier janvier 2015, la dématérialisation complète des pièces comptables et justificatives. Les contraintes environnementales et financières, associées au besoin d’efficacité de l’action publique en période d’assèchement budgétaire vont également dans le sens de la dématérialisation : celle-ci permet d’abandonner le papier, d’économiser l’espace dévolu aux archives dans les bâtiments des collectivités, et de pouvoir classer, archiver, stocker et in fine détruire les documents en toute sécurité, et en conformité avec la loi.

Comment mettre en place un projet de numérisation ?

L’expertise et l’expérience d’EFALIA permettent à nos partenaires de définir leur projet de numérisation, selon leurs besoins, leurs obligations légales, et le volume des documents à traiter. Les équipes EFALIA apportent leur savoir-faire lors de la mise en place des procédures de numérisation, mais elles conseillent également les équipes des collectivités en termes de sécurité juridique, de qualité d’archivage, et de conservation des documents.

Une fois que le projet de numérisation a été défini, EFALIA forme les équipes sur place sur la traçabilité et la sécurité de stockage des documents archivés.

  • EFALIA assure une traçabilité optimale des documents traités grâce à son logiciel propre, qui permet aux collectivités de mettre en place un plan de classement selon une liste de métadonnées que définissent conjointement EFALIA et la collectivité. Ces métadonnées sont ce qui permet d’identifier rapidement et simplement les documents selon leur identifiant, les délais de conservation et le sort final, et les droits d’accès et habilitations.
  • EFALIA propose également son champ d’expertise en termes de sécurité des documents traités. La solution GED d’EFALIA assure un contrôle total des accès vers les documents traités, en particulier vers ceux qui concernent les données personnelles des administrés. La solution GED de dématérialisation des documents assure une sécurité juridique aux collectivités en contrôlant l’intégralité du processus d’archivage des documents, de sa numérisation à sa destruction.

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