La capture, dématérialisation & le classement de l’information documentaire : la numérisation de données en GED

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail.

Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

MULTIGEST propose plusieurs outils permettant de mettre en œuvre et de faciliter cette capture:

  • Numérisation des données et indexation des documents directement à partir de l’interface web
  • Enregistrement des documents directement à partir du menu Office
  • Enregistrement automatique des mails à partir d’une adresse spécifique avec indexation des champs mails (expéditeur, destinataire, date, objet)
  • Importation (ponctuelle ou planifiée) de fichiers, avec ou sans importation d’index
  • Lecture de code-barres
  • Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents (RAD, LAD)

Au niveau de l’indexation elle-même, des outils complémentaires sont proposés:

  • Découpage des fichiers à l’écran: une façon simple de séparer en plusieurs documents un fichier PDF composite et de classer ses divers sous-documents
  • Connecteur GED (compatible CMIS): permet à la GED de se connecter à n’importe quel autre outil informatique (ERP, CRM, BDD…) pour récupérer des données qui seront utilisées pour compléter l’indexation.

Selon votre besoin un ou plusieurs de ces outils peuvent être mis en œuvre pour optimiser la collecte de vos informations documentaires.

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Capturer & Classer

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail. Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

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Rechercher

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder à des documents en rapport avec ce document initial.

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Gérer

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci:

=> Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow)…

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Signer

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

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Dématérialiser

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

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Archiver

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative).

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