Gestion électronique de dossiers clients,usagers,salariés,partenaires

MULTIGEST met en œuvre un fonctionnement de type « Dossier » qui est particulièrement bien adapté à la gestion d’activités pour laquelle on cherche à rassembler un ensemble d’informations documentaires correspondant à une personne, un client, un partenaire, un citoyen etc.

Ce mode dossier présente l’avantage de limiter très fortement les tâches de classement de l’information en GED, qui sont effectuées au niveau du dossier, et qui sont ensuite « héritées » au niveau de chaque document du dossier. La recherche se fait au niveau dossier puis visuellement au sein de chaque dossier.

Les documents constituants un  dossier (devis, commande, facture, bon de livraison, courrier, bulletin de paie…) sont numérisés, triés et indexés soit automatiquement par le système « code-barres » ou OCR, soit manuellement par vidéocodage. La mise à jour est opérée à l’arrivée de chaque nouvelle pièce. La recherche et consultation via la dématérialisation des dossiers est effectuée en temps réel.

Ainsi la totalité de l’information documentaire correspondant à une personne ou entité est disponible en quelques clics.

Les exemples d’utilisation du mode dossier sont nombreux:

  • Dossier « Clients » : spécifications, Contrats, devis, commandes, factures, litiges
  • Dossier RH: Contrat de travail, Bulletin de paie, Discipline
  • Dossier Usager: Etat civil; demandes, procédures …

Dans le cas du dossier RH, à noter la possibilité d’importation automatique des « spools » de paie avec découpe par salariés et classement dans chaque dossier individuel. Les fichiers spools d’impression sont importés, indexés et classés mensuellement dans la GED. Le traitement est très rapide : 50 000 pages/heure. Les anciens bulletins de paies au format papier sont numérisés et intégrés dans la GED. La recherche peut s’effectuer sur un bulletin mensuel ou sur l’ensemble des bulletins d’un salarié (reconstitution de carrière) le tout, plus simplement grâce à la dématérialisation des dossiers.

Avantages

  • Classement automatique par code-barres.
  • Gain de temps en recherche et consultation.
  • Gain de productivité.
  • Amélioration de la qualité et relation client.
  • Archivage centralisé et sécurisé.