Optimiser la gestion électronique du courrier grâce à notre logiciel de gestion de courrier dématérialisé

 

EPISTO est une version pré paramétrée de la GED MULTIGEST dédiée à la gestion des courriers.

EPISTO gère la totalité de vos courriers aussi bien physiques (papier) qu’électroniques (mails, fax) depuis leur arrivée jusqu’à leur archivage définitif. EPISTO vous offre de multiples possibilités d’indexation et de classement afin de pouvoir retrouver facilement l’information. Cet outil modélise et simplifie le suivi des courriers, grâce à un moteur de travail collaboratif (Workflow) simple et puissant à la fois, qui vous permet enfin de maîtriser les délais de traitement de vos courriers. Enfin, il gère l’archivage de vos documents en fonction des normes en vigueur.

EPISTO est une solution full web très simple à installer et à utiliser.

EPISTO est conforme à la charte MARIANNE et à la norme NF Z 42 013.

Vidéo de démonstration

schéma courrier et GED

OBJECTIFS de la Gestion de courriers

EPISTO vous permet d’atteindre les objectifs que vous vous fixez en décidant d’investir dans un logiciel  de gestion de courrier :

  • Limiter la circulation physique des courriers papiers
  • Maîtriser les délais de réponse à toute demande entrante
  • Retrouver rapidement tout courrier et les informations afférentes
  • Archiver tout courrier ou dossier dans le respect des normes et lois en vigueur.

TECHNOLOGIE – EVOLUTIVITE de la Gestion de courriers

EPISTO est une solution « Full Web » accessible depuis n’importe quel poste de travail connecté à Internet, en fonction d’habilitations définies par l’administrateur de la solution. La solution utilise les standards du marché JAVA/MySQL/Apache.

EPISTO est basé sur le moteur de GED MULTIGEST, un logiciel de gestion documentaire largement déployé et éprouvé. Sa mise en œuvre permet donc une évolution souple et économique vers une solution complète de GED (Gestion Electronique de Documents) pour gérer l’ensemble des documents et informations de l’organisation concernée, au-delà des seuls courriers.

FONCTIONNALITÉS de la Gestion de courriers

EPISTO prend en charge toutes les fonctionnalités que vous attendez de votre logiciel de gestion de courriers :

  • Dématérialisation du courrier papier: EPISTO permet la numérisation directe dans le logiciel de toute information papier. La quasi-totalité des scanners du marché sont pris en compte. L’information est versée soit directement dans les armoires de classement soit dans les bannettes de dématérialisation.
  • Indexation des courriers: Indexation de l’ensemble des courriers pour une recherche ultérieure efficace et rapide.

EPISTO offre plusieurs possibilités d’indexation et du classement des courriers lors de la numérisation depuis une lettre : indexation manuelle, utilisation de codes-barres, reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les courriers arrivant en volume.

  • Classement des courriers: Possibilités variées pour le classement des courriers, permettant de s’adapter à toute organisation : Armoires, Plans de classement, Champs permission sont autant de possibilités de raffiner ou au contraire simplifier l’architecture de votre organisation courrier.
  • Traitement des courriers: Traitement des courriers (Distribution, Validation, Réponse) : les circuits de traitements du courrier sont pilotés par l’outil et permettent de contrôler les délais de réponses.
  • Publipostage: EPISTO propose à l’utilisateur des modèles de documents et permet choisir les destinataires dans la base contacts de l’outil.
  • Archivage légal: EPISTO gère les durée d’utilisation courante (DUC) et administrative (DUA) des tous les documents, afin de pouvoir les verser vers des systèmes d’archivage soit interne soit externe dans le cas de la nécessité légal d’un versement aux archives départementales. MULTIGEST est 100% conforme au protocole SEDA (Système d’Echange de Données pour l’Archivage).

RÉFÉRENCES DES UTILISATEURS DE LA Gestion de courriers
EPISTO est basé sur le moteur de GED MULTIGEST configuré en gestion de courrier ; MULTIGEST est utilisé par plus de 1000 clients, dont 40 conseils généraux, de nombreuses mairies et des entreprises privées dans tous les domaines (Transports, Industrie, Banque, Assurance, Commerce).