LOGICIEL de Gestion Electronique de Documents Intuitif : MULTIGEST Full Web

Logo Multigest

MULTIGEST© est un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED), à valeur probante, très simple à  utiliser, qui gère et archive l’ensemble de l’information documentaire de l’entreprise: fichier de tout format, papiers tout format, fichiers bureautiques, emails, spools, archives microfilms…., les documents papiers étant numérisés depuis des scanners de production ou imprimantes multi-fonctions.

Le concept de classement reproduit de façon virtuelle le classement classique du document papier (Armoire/ Dossier/ Document), tout en offrant une recherche multicritère sur la totalité de la base de données permettant de retrouver facilement l’information où qu’elle soit classée.

MULTIGEST est l’une des premières solutions de gestion électronique de documents opérant sur une architecture « full web »: le déploiement de la solution est aisé, la capture et l’accès au document ne nécessitent qu’un simple navigateur web.

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MULTIGEST offre la totalité des fonctionnalités d’une GED évoluée:

  • Capture et classement automatisée des documents
  • Recherche multicritère et plein texte
  • Processus documentaires
  • Gestion du cycle de vie du document
  • Traçabilité et versioning
  • Gestion de la sécurité et des habilitations

S’appuyant sur l’ensemble des normes documentaires, la solution MULTIGEST WEB est développée dans un souci de conformité et de mise à disposition d’un outil permettant de satisfaire aux exigences d’intégrité, de fidélité, de traçabilité pour tous vos documents.

MULTIGEST V9 résout diverses problématiques de gestion documentaire et créé des grands standards d’applications tels que :  la gestion du courrierrevues de pressefactures fournisseursbons de livraison, bulletins de paies, dossiers techniques, commandes…

MULTIGEST serveur fonctionne en environnement Windows, éventuellement virtualisé, et sur n’importe quel poste client équipé d’un navigateur web.

Modules

schéma solution GED d'EFALIA Multigest

LES FONCTIONNALITÉS DE MULTIGEST Web

Capture :

Pilotage des scanners A4/A3 de production toutes marques (pilotes ISIS/TWAIN) et connecteurs numériques connectés (Connecteur Ecopy), gestion intégrés des fichiers bureautiques Microsoft, open office, importation/archivage emails + pièces jointes.

Classement et Indexation :

Classement automatique par code-barres, assistant indexation et classement, gestion des bannettes, indexation plein texte par OCR de zone, indexation, classement hiérarchisé et thèmes, dictionnaire de mots clés (listes déroulantes).

Compatibilité :

MULTIGEST V9 a été développé en respectant le standard HTML5: la solution est donc compatible avec tous les navigateurs (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari…), sur tout PC, Mac, Tablettes et Smartphones.

Outils collaboratifs :

Le travail collaboratif est facilité par l’utilisation d’outils simples comme la visionneuse intelligente qui permet d’annoter les documents image; MULTIGEST permet aussi la mise en place de « portefeuille documentaire » qui permet de notifier un acteur de toute modification apportée aux documents dont il a la responsabilité. Enfin, le module de workflow documentaire permet de modéliser les processus documentaire de l’entreprise, de les implémenter dans la solution et de les piloter de façon fine au moyen de tableaux de bord.

Transversalité :

Multigest V9 conserve la structure d’armoires virtuelles qui simplifie énormément l’administration de votre base documentaire et la formation des utilisateurs mais vous avez la possibilité de lier  ces armoires entre elles de façon pertinente afin de ne pas dupliquer l’information commune à plusieurs domaines de votre activité. Vous créez par exemple une armoire « Tiers » qui comprendra les documents définissant vos clients, fournisseurs, usagers (identité, Kbis, RIB….) . Cette armoire est liée aux armoires « métiers » qui peuvent être « Comptabilité » ou « Commercial » ou « Action sociale ». Une recherche Multiarmoire donne accès aux personnes habilitées à l’ensemble des documents de la base correspondant à un « Tiers » donné. Avec cette fonctionnalité, MULTIGEST conserve sa facilité d’administration et d’utilisation tout en étendant sa capacité à gérer la totalité de l’information documentaire de votre organisation.

Interopérabilité :

L’interopérabilité n’est pas une fonctionnalité ou un module de MULTIGEST : elle fait partie de son ADN. Multigest est utilisée depuis des années en interconnexion étroite avec différents logiciels métiers. Cette capacité à communiquer est démultipliée dans MULTIGEST V9 par l’adoption de web-services au standard CMIS: ce choix permet à MULTIGEST de dialoguer simplement avec n’importe quelle autre solution logicielle, sans investissement additionnel de votre part. Vous avez la capacité de choisir la meilleure solution pour chacun de vos besoins, et de les faire communiquer entre elles.

Recherche :

Recherche par étiquette, thème, mot de clé, montant adresse, date…, recherche plein texte et sur plan de classement hiérarchisé.

Sécurité et accès :

L’accès au logiciel se fait par Login et mot de passe; une interconnexion avec votre LDAP/AD est faite si vous le désirez.

Multi-langues :

Et vous partagez ces processus avec vos collègues étrangers!  MULTIGEST V9 est multilingue.

Traçabilité :

Gestion de traçabilité et des versions dans le respect des normes en vigueur.

Durée de validité :

Contrôle de la durée de validité des documents (DUA) qui est définie lors de la mise en place de la Gestion Electronique de Documents et qui permet de gérer le sort final des archives (destruction, versement vers service tiers…).