FORMATION GED : LOGICIEL de GED et BONNES PRATIQUES

Mener à bien un programme de dématérialisation depuis la décision jusqu’à l’intégration est un défi majeur. Peu de projets nécessitent en effet la coordination et l’implication d’un si grand nombre de compétences, de méthodes et d’outils.

Afin de répondre à la diversité de ces besoins, nous mettons à la disposition des responsables de l’entreprise différentes formations couvrant les besoins spécifiques liés à chacune des grandes phases d’un projet de dématérialisation.

Ces formations peuvent être dispensés en début de projet et concerner les aspects fondamentaux, juridiques et réglementaires de la dématérialisation et de la gestion électronique de documents. Elles peuvent également concerner des aspects plus pratiques de la mise en œuvre de la solution dans ses différentes fonctionnalités: Numérisation, Indexation, Administration, Processus etc… un tour complet de formation en GED.

EFALIA  est centre de formation en GED Agréé N° 82.6902715.69

Habilitation délivrée par la chambre de commerce de Lyon. A ce titre, le coût de ces formations peut être pris en compte dans votre budget légal.

Ces modules peuvent être dispensés indépendamment les uns des autres et concernent tous les niveaux de responsabilité.

Complémentaires, ils sont utiles à la bonne compréhension des problématiques liées au projet, à son accompagnement et à son déploiement.

Les différents modules

MODULE DECIDEUR

Pour engager le changement dans les règles de l’art, dans le respect des normes, et parce qu’ils sont les plus légitimes et les mieux placés pour initier, encadrer et mener à terme un projet de cette nature, il est nécessaire que les décideurs de l’entreprise aient une vision claire des enjeux, des contraintes et des bénéfices directement induits par le traitement numérique de l’information.

Objectifs

  • Donner aux décideurs les éléments clés utiles à la prise de décision en ce qui concerne la dématérialisation.
  • Calculer le retour sur investissements (ROI) d’un projet de dématérialisation.
  • Analyser et maîtriser les risques liés à la dématérialisation.

Contenu

Maîtriser les enjeux de la dématérialisation

  • Définition des deux formes de dématérialisation : à partir du papier par numérisation ou à partir de documents nativement numériques.
  • Pourquoi dématérialiser : raccourcir les temps de recherche, automatiser des traitements, réduire l’archivage papier, faciliter les échanges avec les clients ou des fournisseurs, etc.

Valoriser les effets de la dématérialisation

  • Les coûts actuels estimés : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
  • Les investissements potentiels : matériels, logiciels, paramétrage, formation, exploitation, maintenance.
  • Les gains estimés : temps de traitement, temps de recherche, photocopies, courriers, impressions, etc.

Manager les risques

  • Les garanties requises et les risques liés à la sécurité, la pérennité, l’intégrité et la traçabilité des documents.
  • Risque des contrats, défaut de conformité à la norme, le droit et les normes comme instrument de gestion du risque.

Public

PDG de PME, TPE, PMI, directeurs de filiales, DGS, DGA, DSI, DAF, responsables de service.

Mots-clés

Stratégie d’entreprise, analyse et maîtrise des risques, dématérialisation, démarche projet, aide à la décision, prospective, retour sur investissements.

MODULE CHEF DE PROJET

Les chefs de projet en charge d’intégrer le nouveau système doivent avoir une vision claire des contraintes juridiques et des possibilités techniques. Ils doivent en outre respecter la démarche méthodologique d’ingénierie et de suivi de projet qui permettra d’adapter le nouveau système aux besoins multiples et divers de la structure et des utilisateurs finaux.

Objectifs

  • Acquérir les bases juridiques et techniques permettant d’encadrer la dématérialisation des documents et des échanges.
  • Acquérir les bases méthodologiques permettant d’intégrer la dématérialisation des documents et des échanges de façon efficiente.

Contenu

Environnement juridique

  • La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil.
  • La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
  • L’environnement juridique en France : Loi de mars 2000 sur l’écrit numérique, Loi sur la modernisation économique, etc.
  • Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR NFZ42-013.
  • La gestion de contrats et factures électroniques.
  • Les règles de la TVA, l’article 56 du Code des marchés publics.
  • Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.

Environnement technique

  • La signature numérique.
  • OCR, LAD, Imprimantes virtuelles, métadonnées et thésaurus, indexation full-text, interfaces avec d’autres applications, importations et exportations.

Environnement méthodologique

  • Rédaction du cahier des charges.
  • Solution interne ou externalisée (SaaS : Soft ware As A Service).
  • Définition des plans de classement, indexation et métadonnées.
  • Paramétrage.
  • Validation d’Aptitude et Vérification de Service Régulier.
  • Formation des utilisateurs et rédaction des manuels d’utilisation.
  • Reprise des documents existants et intégration dans le nouveau système.

Public

Responsables SI, AMO, responsables qualité, responsables administratifs et financiers, responsables process, juristes et toute personne souhaitant acquérir les bases juridiques, techniques et méthodologiques utiles à la dématérialisation.

Mots-clés

AMO, gestion de projet, veille juridique, valeur probante, signature électronique, certificat numérique, accompagnement de l’innovation.

MODULE ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

Dès la phase d’étude, pour que le changement bénéficie à tous les collaborateurs de l’entreprise, les aspects ergonomiques, les aspects sociaux, les aspects psychologiques, les aspects culturels doivent également être pris en compte à tous les niveaux hiérarchiques.

Objectifs

  • Comprendre le contexte global du numérique, ses effets sur les comportements humains et ses impacts sur la vie des entreprises.
  • Partager les visions et expériences des changements induits par les nouvelles technologies.
  • Réfléchir à une nouvelle vision de l’information documentaire.

Vous serez en mesure de :

  • Porter un nouveau regard sur les collaborateurs et leur connexion aux NTIC.
  • Estimer la capacité de votre organisation à intégrer le changement.
  • Réfléchir aux possibilités d’optimiser le traitement et les flux des documents dans votre organisation.
  • Comprendre tous les avantages d’une circulation maîtrisée des informations.

Contenu

  • L’entreprise et l’individu.
  • Les enjeux du numérique et ses effets sur l’environnement privé et professionnel.
  • Le document sous toutes ses formes.
  • Les avantages du tout numérique.
  • Le document vu sous l’angle juridique.

Public

Tous les responsables d’activité, d’entreprises et d’organisations, DSI, responsables administratifs et financiers, juristes et toute personne souhaitant accompagner les changements induits par un projet de dématérialisation.

Mots-clés

Accompagner, conduire, manager le changement, coaching, facteurs de réussite, team building, management de la performance, ergonomie, gestion prévisionnelle des compétences.

MODULE GED MultiGest, UTILISATEUR

Objectifs

Prendre en main différents modules de la GED MultiGest en fonction de son rôle dans l’organisation. Comprendre l’organisation générale de l’information documentaire dans l’organisation pour pouvoir l’utiliser au mieux.

Vous serez en mesure de :

  • Effectuer toutes les tâches relatives à l’information documentaires qui vous seront affectées
  • Enrichir la GED par l’importation de nouveaux documents
  • Rechercher n’importe quel document en un minimum de temps
  • Effectuer les tâches de processus qui vous seront affectées

Contenu

Travailler avec MultiGest

  • Premier pas
  • Recherche dans les armoires
  • Listes de documents
  • Enregistrement & sortie des documents

Edition des documents

  • Numérisation des documents
  • Envoyer et recevoir
  • Gestion des Processus
  • Informations sur le document
  • Paramétrage/options

Public

Tout utilisateur de la GED MultiGest

Durée

1 à 2 jours

MODULE ADMINISTRATEUR MultiGest

Objectifs

Etre capable de paramétrer la GED MultiGest en fonction des objectifs de l’organisation en matière de gestion de son information documentaire.

Vous serez en mesure de :

  • Effectuer les principaux paramétrages nécessaires à la mise en œuvre de MultiGest: Armoires, Banettes, Utilisateurs, droits, tâches planifiées, workflow
  • Installer le produit sur les serveurs de votre organisation
  • Installer les postes de travail
  • Effectuer des tâches de support de 1er et 2ème niveau

Contenu

Configuration Serveur

  • Configuration Client
  • Évènements
  • Tâches Planifiées

Armoires

  • Index
  • Liens ODBC
  • Numérisation
  • Gestion des Processus
  • OCR

Public

Le(s) administrateur(s) de la solution MultiGest

Durée

3 à 5 jours

Une offre de service adaptée

Notre engagement s’inscrit dans la durée et vous garantit de pouvoir accéder pendant et après la formation aux ressources de l’écosystème Efalia ainsi qu’à ses services d’Audit et de conseil.