NUMERISER ses données : La DEMATERIALISATION 

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise). Dématérialiser en informatique, signifie donc transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel.

MULTIGEST permet de dématérialiser les documents papiers, les « workflows » ou processus administratifs ou encore les signatures.

Dématérialisation du papier

MULTIGEST permet de numériser directement en GED tout document papier, à l’aide de n’importe quel scanner ou copieur multifonction.

Au-delà de la numérisation, l’enjeu principal de cette opération est l’opération d’indexation/classement indispensable pour être capable de gérer correctement le document dans la suite de sa durée active (le chercher, l’utiliser, le valider, l’archiver…)

MULTIGEST offre plusieurs outils d’indexation avec un degré d’automatisation croissant:

  • Indexation manuelle (ou vidéocodage): les index sont saisis à l’écran après lecture dans l’image numérisée du document.
  • Indexation par lecture de code-barre: ces codes-barres sont lus directement sur le document ou sur des étiquettes apposées sur celui-ci.
  • Indexation par lecture automatique de zones prédéfinies: si la structure des documents est connues (documents dits « sortants ») MULTIGEST a la capacité de « lire » directement certaines zones et d’utiliser leur contenu comme information de classement du document.
  • Indexation totalement automatique par lecture « sémantique » de documents (par exemple factures fournisseurs) permettant d’extraire toutes les informations pertinentes de la facture.

Dans tous les cas retenus, il est possible de compléter une indexation avec des données préexistantes dans l’organisation et disponibles dans ses bases de données (ERP, CRM…): un lien est établi sur la base d’une seule donnée commune et les données complémentaires sont automatiquement récupérées en intégrées en GED, permettant une gestion plus complète des documents.

Dématérialisation des  « workflows » ou processus

MULTIGEST permet de modéliser les processus administratifs de l’organisation et de les piloter de façon totalement numérique. Les acteurs sont alertés en temps réel, peuvent effectuer leurs actions à l’écran et les responsables disposent de tableaux de bord pour piloter leur activité. Les fiches suiveuses, demandes d’achat, de congés, d’investissement deviennent numériques, ne peuvent plus être perdues et sont consultables et contrôlable depuis n’importe quel poste de travail ou smartphone.

Les signatures

MULTIGEST permet de signer électroniquement tout document numérique avec l’utilisation de certificats électroniques. On aboutit à une dématérialisation très tangible, avec la disparition des parapheurs épais, lourds et malcommodes!

Articles Connexes

Capturer & Classer

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail. Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

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Rechercher

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder à des documents en rapport avec ce document initial.

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Gérer

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci:

=> Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow)…

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Signer

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

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Dématérialiser

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

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Archiver

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative).

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