La Dématérialisation des processus Ressources Humaines

avec les solutions EFALIA/EFOLIA

Les entreprises n’ont plus de temps à perdre, elles se doivent d’être efficaces, réactives et pertinentes. Tous les secteurs d’activités sont devenus hautement concurrentiels. L’innovation doit être une préoccupation constante.

Après la simple numérisation du papier, qui n’est que la première étape d’une dématérialisation efficace, il faut aujourd’hui mettre en place une dématérialisation complète des processus qui permet d’atteindre les objectifs d’efficacité et de rapidité nécessaires à la compétitivité des organisations.

Elle est particulièrement nécessaire dans les échanges internes pour participer aux gains de productivité qui conduisent à garantir la pérennité des entreprises.

Dans le domaine des ressources humaines, le « Dossier RH » constitue une source importante d’économie.

Chaque mois, les bulletins de paie sont produits, imprimés, mis sous plis, affranchis, dupliqués, archivés, recherchés, transmis, …

Régulièrement les contrats et avenants sont imprimés, signés avec tout ce que cela représente comme charge de synchronisation, photocopies, classement, … mais aussi de problèmes en termes de gestion des délais, risques de perte, gestion de versions, contrôle d’intégrité, gestion des pouvoirs et habilitations …

Tout cela sans compter sur les charges inhérentes à la diffusion d’informations vers les salariés (circulaires, recommandés, règlement interne, …) et autres gestion de la Base de Données Economique et Sociale qui nécessitent de contrôler et de s’assurer de la bonne diffusion et de la bonne prise en compte des informations par les bonnes personnes.

Aujourd’hui, la gestion de documents électroniques certifiés et l’archivage à des fins probatoires constituent les principaux composants nécessaires à l’optimisation de ces processus administratifs. Ils garantissent l’authentification des émetteurs, l’intégrité des documents et l’horodatage des échanges.

Pour utiliser des documents électroniques de façon souple et probante, il est nécessaire d’aller au-delà de la GED et de mettre en place pour les salariés de véritables domiciles numériques.

La solution proposée par Efalia/Efolia prend en charge la création de ces environnements en conformité avec la législation et assure la gestion automatisée du processus d’activation des domiciles numériques.

Ces environnements sont non seulement directement accessibles au travers de l’outil de Gestion Electronique de Documents, mais disposent aussi de leurs propres interfaces d’accès.

Ainsi, il vous est possible de gérer simplement tout type de documents, de la simple diffusion d’information jusqu’au contrat multipartie en passant par le bulletin de paie électronique.

Un Workflow RH inclus dans la solution vous permet de gérer par simple paramétrage l’intervention de plusieurs acteurs comme dans le cas de la signature d’un contrat ou d’un avenant :

  • Signature électronique (multiple – asynchrone ou ordonnées)
  • Validation/visa (contenu juridique …)
  • Prise en compte des annotations
  • Suivi de l’état d’avancement des dossiers
  • Gestion les retards et les relances
  • Stockage de la preuve

Naturellement, le processus d’obtention de l’accord préalable, imposé par la norme NF Z 42-025 et qui doit être consenti par le salarié pour la dématérialisation des bulletins de paie, est inclus dans la solution.

Les domiciles numériques mis à disposition des différents acteurs sont de véritables bureaux virtuels disposant de fonctions complémentaires comme, par exemple :

  • un bouquet de collecteurs permettant de télécharger et de classer automatiquement les documents issus de différents fournisseurs (télécom, énergie, banque, assurance, transport, e-commerce …) ou institutions (CAF, santé, …)
  • un espace de partage (temporaire ou permanant) permettant de mettre à disposition des informations à l’ensemble des salariés (ex : notes de services, changement d’organisation…) en s’assurant de leur bonne prise en compte avec gestion des relances si nécessaire

Les échanges de documents font l’objet d’une traçabilité de bout en bout garantissant une diffusion contrôlée de l’information ainsi que d’une véritable gestion de leur durée de conservation.

L’utilisation de documents électroniques certifiés et des domiciles numériques vous font bénéficier de multiples gains et avantages :

  • Archivage et classement automatique des documents
  • Diminution des coûts : papier, mise sous plis, affranchissement, dépôt poste … et temps associé
  • Diminution des demandes de duplication
  • Diminution des contraintes liées à la distance
  • Diminution des contraintes liées à la synchronisation des acteurs pour la signature des contrats et avenants
  • Diminution frais de mise en archive, manipulation et de conservation
  • Diminution des litiges (garantie d’intégrité des documents)
  • Acheminement rapide et certain

Nos clients nous annoncent entre 30% et 60% d’économie avec un retour sur investissement généralement compris entre 4 et 8 mois.

Véritable alternative à l’utilisation du papier, la solution Efalia/Efolia répond à tous les enjeux de dématérialisation de documents du dossier RH.

Comment ça marche :

Vous êtes utilisateurs de Multigest :

Vous faites l’acquisition du module « domicile numériques » et « signature électronique » pour vos salariés.

Dès lors vous pouvez gérer de façon totalement numérique la totalité des échanges avec vos salariés, depuis la signature du contrat de travail, la mise à disposition des bulletins de salaire, les avenants, les éventuelles sanctions en courrier certifié ou en recommandé électronique… Y compris pour un candidat au moment où il signe son contrat de travail.

Les documents sont facilement adressables:

  • Par téléchargement (upload)
  • Par imprimante virtuelle directement à partir de votre SIRH (via la fonction fichier / imprimer)
  • Par interfaçage fichier (voir schéma ci-dessous)
Schéma du processus de dématérialisation

Vous n’êtes pas utilisateur de Multigest:

Pour les contrats qui font intervenir plusieurs personnes, un parapheur très simple d’utilisation est mis à disposition pour faciliter et accélérer la coordination des intervenants.

Vous faites l’acquisition de la GED Multigest que nous paramétrons pour vos documents RH en y incluant les modules « domiciles numériques » et « signatures électroniques » pour vos salariés.

En savoir plus sur EFOLIA – EDOC GROUP

EFOLIA – EDOC GROUP, premier opérateur d’échanges documentaires à valeur probante en Europe, a conçu son portefeuille de services et ses offres pour démocratiser l’accès aux nouvelles technologies, source de productivité et d’économie pour tous.

Domicile numérique, échanges sécurisés, archivage à valeur probatoire, signature, parapheur, processus de recueil des accords préalables, … nous disposons de tous les outils et solutions pour aider les entreprises à engager ou accélérer la démarche de passage au numérique, quel que soit le périmètre qu’ils souhaitent adresser en priorité.