La conservation des données : l’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Le rangement électronique : l’archivage des documents dans la GED

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative). MULTIGEST prend en compte la DUA, permettant à l’administrateur de la définir pour chaque type de document, soit de façon absolue, soit de façon relative par rapport à des évènements particuliers concernant le document en question ou le dossier auquel il appartient.

Pendant toute cette durée de vie, MULTIGEST assure l’intégrité et l’authenticité de votre information documentaire, grâce à ses fonctionnalités de sécurité, de traçabilité, de signature et d’horodatage des documents et des journaux.

Une Solution d’archivage numérique à valeur probante

A ce titre MULTIGEST est votre solution d’archivage à valeur probante pour la durée d’utilité administrative de vos documents.

Si la durée de conservation des archives imposent un archivage sur un support différent de la GED, ou si la réglementation l’impose (par exemple pour les archives publiques)  MULTIGEST propose un module de versement soit vers des support non réinscriptibles, soit vers des SAE (Système d’Archivage Electronique) selon le protocole SEDA/MEDONA des Archives de France.

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Capturer & Classer

La première étape d’un processus documentaire se situe au niveau de la capture de l’information documentaire sous toutes ses formes : papier, fichier de tout type, mail. Cette capture doit s’accompagner d’un classement ou indexation qui permettra de gérer cette information: durée de vie, processus de validation, recherche, archivage.

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Rechercher

C’est la fonction « reine » de toute GED; il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’être en capacité d’accéder à des documents en rapport avec ce document initial.

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Gérer

Votre système de GED va vous permettre de GERER votre information documentaire tout au long de la vie de celle-ci:

=> Pendant la vie active du document, la GED vous propose des PROCESSUS (ou workflow)…

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Signer

MULTIGEST offre plusieurs outils permettant de « signer » un document, en donnant à cette action plusieurs niveaux de validation légale.

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Dématérialiser

La dématérialisation est la transformation de supports d’informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » ou « zéro papier » dans une entreprise).

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Archiver

Une solution de GED telle que MULTIGEST a vocation à gérer les documents pendant leur durée de vie active ou DUA (Durée d’Utilisation Administrative).

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